¡Llega septiembre! Medidas urgentes para la implantación de la administración digital

“Ser un profesional es hacer las cosas que amas hacer los días en los que no tienes ganas de hacerlas”

Julius Erving (Dr. “J”)

Llega septiembre. No solo ha transcurrido el verano, sino también una pandemia (que por desgracia aún está muy viva), y unos plazos, los de la manida entrada en vigor, que en realidad ya eran intrascendentes desde la llegada de cierto virus. Un virus, por cierto, que ha impulsado los mecanismos propios de la administración telemática hasta provocar un avance equivalente al de una década en tan solo un año. Septiembre es un mes clave para comprobar la consolidación de alguno de esos instrumentos, como la teletramitación de los usuarios (ojo a la identificación electrónica) o el teletrabajo de los empleados públicos (ojo a la firma electrónica). Quienes piensan que esta forma de hacer las cosas únicamente estaba vinculada al confinamiento, es que eran tan poco electrónicos antes de la pandemia como pretenden volver a serlo ahora.

Imaginemos, sin embargo, que las personas responsables de su entidad pública no son pitecántropos antediluvianos y tienen la voluntad triple de:

  1. Cumplir la Ley.
  2. Estar a la altura de un servicio público del siglo XXI.
  3. Desarrollar la resiliencia organizativa y funcional para no perder eficacia y eficiencia ante futuras situaciones de catástrofe o emergencia.

Bien, eso ya es mucho. Pero… ¿Cómo hacerlo? Después de casi seis años desde su aprobación, mucho se ha hablado y escrito de las ¿nuevas? (aún les llama así) leyes de procedimiento administrativo y de régimen jurídico (Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, LPAC y LRJSP). No procede pues, en este momento, redundar en un estudio sobre sus novedades regulatorias –quizá no tantas como se pensó en un principio-, sino en su impacto real y sobre todo en la manera de implantarlas en nuestras AAPP, que es tanto como explicar “cómo implantar el procedimiento electrónico”, el cual, por cierto, ahora es el único. En efecto, los actos administrativos se producirán por escrito a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia (art. 36 LPAC). Además, el procedimiento, sometido al principio de celeridad, se impulsará de oficio en todos sus trámites y a través de medios electrónicos, respetando los principios de transparencia y publicidad (art. 71 LPAC, “Impulso”). Como vemos, la LPAC no deja lugar a dudas: los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada. Además, el Registro es electrónico (art. 16), al igual que el Archivo (art.17), todo ello sin perjuicio de los “derechos electrónicos” de las personas (art. 13). Simplemente esta constatación de que el procedimiento es totalmente electrónico –o no es, porque será nulo de pleno derecho al prescindir del procedimiento legalmente establecido-, nos lleva a afirmar que nos encontramos ante una de las reformas administrativas más importantes de la historia de nuestro Derecho Público. Tras los seis años de margen (catorce en realidad, desde su antecesora Ley 11/2007) y la pandemia dando la puntilla, su implantación no puede demorarse ni un minuto más.

Dicho todo lo cual, el procedimiento electrónico es tan solo uno de los aspectos de la llamada administración electrónica (o digital, término que se ha impuesto en los foros pero que no deja de ser mucho menos completo). No menos importante es la atención presencial, que se traduce igualmente en un procedimiento electrónico, claro está; la simplificación burocrática; la reorganización interna; la innovación funcional, en busca de la eficacia y la eficiencia; o, en última instancia, lo que nosotros llamamos el “no procedimiento“, que ya alcanzaría el nivel de la excelencia. Para implantar estas mejores sería más que interesante tener un Plan estratégico, o, al menos, una estrategia.

Niveles de RCA (reducción de cargas administrativas) en los procedimientos. Máximo nivel de simplificación: el no procedimiento. En algunos casos podemos llegar ahí. Fuente. elaboración propia

De todo ello hablo en mi libro “Guía práctica para la implantación de la administración electrónica en el ámbito local” (Ed. Wolters Kluwer), editada hace unos meses, en octubre de 2020, pero ya actualizada al posterior Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, del que en todo caso hemos publicado varios estudios en este mismo blog:

Las 39 cuestiones claves del Reglamento de Administración Electrónica

Las notificaciones electrónicas en el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos: aumentan las garantías

“Impacto de la entrada en vigor de la Ley 39/2015 en las funciones reservadas de secretaría” 

“Guía práctica para la implantación de la administración electrónica en el ámbito local”.

Se trata de una guía que facilita la acción, no un libro de teoría de la administración electrónica ni mucho menos un tratado científico o doctrinal. Este proyecto está concebido especialmente para orientar a los Ayuntamientos pequeños y medianos, aunque evidentemente contiene una metodología completamente extrapolable a cualquier organización pública. Una guía de máximos, en la que quizá no todo lo que lea pueda ser ejecutado en su organización, pero donde sí va a encontrar todo lo que necesita hacer para mejorar el funcionamiento de la misma.

En esta obra explicamos los «Métodos para la efectiva implantación de la administración electrónica», una práctica que se desarrolla a través de cinco niveles representativos de cada una de las fases en las que se puede encontrar un proyecto (consultar Índice):

Primer nivel. Statu quo (¿Dónde estoy?)

1.1. Análisis D.A.F.O. y metodologías alternativas

1.2. ¿Qué se supone que quiere la Ley?

1.3. El arranque: inventario de medios y pre-definición de un proyecto «realista»

Segundo nivel. Definición (¿A dónde voy?)

2.1. Plan estratégico y estrategia

2.2. Otros planes: Recursos Humanos y Presupuesto

2.3. Seguridad jurídica. Ordenanzas, Reglamentos y otros instrumentos

Tercer nivel. Ejecución (¿Cómo lo hago?)

3.1. Simplificación y reingeniería de procedimientos

3.2. Automatización de trámites y documentos

3.3. Interoperabilidad

3.4. ENS y Protección de datos

3.5. Accesibilidad y usabilidad

3.6. Las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros (OAMR)

3.7. Gestión del cambio (interna y externa)

3.8. Cambios funcionales

3.9. La ayuda externa: Diputaciones, Estado, CCAA, contratos a realizar, colaboración público-privada y otras colaboraciones

Cuarto nivel. Medición (¿Qué debo ajustar?)

4.1. Evaluación y reajuste del proyecto. Hacia la consolidación de los nuevos servicios

4.2. Innovación y mejora continua

Quinto nivel. Excelencia (¿Cómo puedo mejorar un proyecto consolidado?)

5.1. La administración proactiva: actuaciones «de oficio» a favor de la ciudadanía

5.2. Modelos de proactividad burocrática: de la no solicitud al no procedimiento

El enfoque, es tremendamente práctico. Y el estilo accesible, ya que aunque desarrollamos algunos de los conceptos más importantes de la moderna gestión pública, nos hemos esforzado para que los contenidos queden al alcance de cualquier tipo de lector.

Además compartimos algunas experiencias reales de éxito en la implantación de la administración electrónica local, explicadas por algunos de sus responsables. Finalmente acompañamos una serie de documentos y contenidos adicionales, encabezados por un modelo de Plan Estratégico muy similar al que utilizamos en el Ayuntamiento de Alzira, pero que hemos podido estandarizar.

Más información y compra

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