Las 39 cuestiones claves del Reglamento de Administración Electrónica (I)

En esta entrada compartimos nuestro primer análisis del llamado Reglamento de Administración Electrónica (cuyo nombre completo es el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos).

El futuro de la administración electrónica pasa por la aplicación de este Reglamento, que a su vez se erige como el principal instrumento jurídico técnico (con permiso de las NTI) de aplicación de las leyes 39 y 40. Precisamente en honor a la primera de ellas, que el día 2 entra absoluta e indiscutiblemente en vigor (al igual que este Reglamento), hemos analizado los 39 puntos clave de este Reglamento de Administración Electrónica. Finalmente, vista la extensión del presente estudio, hemos decidido dividirlo en tres entregas. Aquí va la primera:

1. Objeto y ámbito de aplicación

Por si había alguna duda, este Real Decreto tiene por objeto el desarrollo reglamentario de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en lo referido a la actuación y el funcionamiento electrónico del sector público. Es por esto que le llamamos Reglamento de Administración Electrónica. Además, el ámbito subjetivo de aplicación es el establecido en el artículo 2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y el artículo 2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre. Sin embargo, no tiene carácter básico y será de aplicación únicamente en el ámbito estatal lo dispuesto en:

a) La disposición transitoria segunda y la disposición final tercera del RD.

b) El segundo párrafo del apartado 3 del artículo 3, los artículos 6, 7.4, 8, 10.3, 10.4, 13.2, 17, 18.2, 19.3, 19.4, 21.4, 23.2, 24, 25.4, 28.3, 30.2, 31, 33, 36, 38.1, el segundo párrafo del apartado 4 del artículo 39, los artículos 40, 42.5, 48, 53.5, 55.2, 57, 60.3, 62.2 y las disposiciones adicionales primera, segunda, cuarta, quinta, sexta, el segundo apartado de la disposición adicional séptima del Reglamento que aprueba el RD.

2. Principios generales

El sector público deberá respetar los siguientes principios en sus actuaciones y relaciones electrónicas (unos principios sin duda orientados a hacer efectivo un servicio electrónico no discriminatorio, usable o incluso amable, en la línea iniciada por la D.A 16ª de la LCSP):

a) Neutralidad tecnológica y de adaptabilidad al progreso de las tecnologías y sistemas de comunicaciones electrónicas, para garantizar tanto la independencia en la elección de las alternativas tecnológicas necesarias para relacionarse con las Administraciones Públicas por parte de las personas, empresas y por el sector público, como la libertad para desarrollar e implantar los avances tecnológicos en un ámbito de libre mercado. A estos efectos, el sector público utilizará estándares abiertos, así como, en su caso y de forma complementaria, estándares que sean de uso generalizado. Las herramientas y dispositivos que deban utilizarse para la comunicación por medios electrónicos, así como sus características técnicas, serán no discriminatorios, estarán disponibles de forma general y serán compatibles con los productos informáticos de uso general, y no restringirán el acceso de las personas a los servicios electrónicos.

b) Accesibilidad,  entendido como el conjunto de principios y técnicas que se deben respetar al diseñar, construir, mantener y actualizar los sitios web, entre ellos los portales de internet y las sedes electrónicas y aplicaciones para dispositivos móviles, para garantizar la igualdad y la no discriminación en el acceso de las personas usuarias, en particular de las personas con discapacidad y de las personas mayores, de tal forma que puedan ser utilizados por todos los ciudadanos en la mayor extensión posible.

c) Facilidad de uso (usabilidad), que determina que el diseño de los servicios electrónicos esté centrado en el usuario, de forma que se minimice el grado de conocimiento tecnológico necesario para el uso del servicio. rantías y medidas de seguridad adecuadas a la naturaleza y circunstancias de los distintos trámites y actuaciones electrónicos.

d) Proporcionalidad, en cuya virtud sólo se exigirán las garantías y medidas de seguridad adecuadas a la naturaleza y circunstancias de los distintos trámites y actuaciones electrónicos.

e) Personalización y proactividad, entendido como la capacidad de las Administraciones Públicas para que, partiendo del conocimiento adquirido del usuario final del servicio, proporcione servicios precumplimentados y se anticipe a las posibles necesidades de los mismos (véase el proyecto “La Clau, humanizando trámites“.

3. Canales de asistencia y acceso a los servicios electrónicos

El Reglamento entrará a regular el “derecho a elegir” (uno de nuestros preferidos) y su contrapartida, la obligatoriedad de los que no pueden elegir, y en este sentido se refuerza dicha obligatoriedad respecto de determinados sujetos (los que señala el art. 14.2 de la LPAC), cuyas solicitudes carecerán de validez si no se presentan por medios electrónicos. Se insiste en el concepto de asistencia, otra palabra que nos encanta. Además se incluye entre los canales para esta asistencia un importante “nuevo” canal, que hasta ahora lo era de facto pero que de alguna manera asciende adquiriendo rango normativo, como es el de las Redes Sociales. En definitiva, las AAPP prestarán la asistencia necesaria para facilitar el acceso de las personas interesadas a los servicios electrónicos proporcionados en su ámbito competencial a través de alguno o algunos de los siguientes canales:

a) Presencial, a través de las oficinas de asistencia que se determinen. Las Administraciones podrán implantar espacios comunes de asistencia a los interesados utilizando el correspondiente instrumento jurídico.

b) Portales de internet, a través del Punto de Acceso General electrónico de cada Administración Pública y su respectiva sede electrónica, y restantes Portales de internet creados de acuerdo con lo previsto en el artículo 5 del RD.

c) Redes Sociales, mediante cuentas oficiales creadas para suministrar información, orientar y asistir a los interesados en su relación con las Administraciones Públicas en el uso de medios electrónicos.

d) Telefónico, mediante una infraestructura tecnológica que facilite, dentro de las sus posibilidades técnicas, el acceso a la información, asistencia y servicios electrónicos a los interesados.

e) Correo electrónico.

f) Cualquier otro canal que pueda establecerse de acuerdo con lo previsto en el artículo 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Además:

  • Sin perjuicio de las responsabilidades que, en su caso, pudieran derivarse las eventuales inexactitudes o errores cometidos al suministrar la información a los interesados a través de estos canales, aquellos no afectarán a la eficacia y validez de la actuación administrativa de que se trate.
  • Cada Administración podrá determinar los contenidos y canales mínimos de atención a los interesados y de difusión y prestación de servicios que deban tener sus portales de internet, así como criterios obligatorios de imagen institucional. En cualquier caso, deberán tenerse en cuenta los contenidos, sus formatos y funcionalidades que en la normativa de reutilización, accesibilidad y transparencia se establezcan como obligatorios para los sitios web.
  • Estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los sujetos a los que se refiere el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, así como cuando se establezca reglamentariamente por las Administraciones Públicas dicha obligatoriedad para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos, quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
  • Las personas físicas no obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las administraciones Públicas podrán ejercitar en todo momento su derecho a relacionarse electrónicamente con la Administración Pública de que se trate.
  • Si existe la obligación de relacionarse a través de medios electrónicos, y no se utilizasen dichos medios, el órgano administrativo competente en el ámbito de actuación requerirá la correspondiente subsanación, advirtiendo al interesado, o en su caso su representante, que, de no ser atendido el requerimiento, se le tendrá por desistido de su solicitud o trámite correspondiente. De acuerdo con el artículo 68.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, cuando la fecha de presentación tenga efectos en cuanto al orden de preferencia de las solicitudes de acuerdo con la normativa que le sea de aplicación, se considerará como fecha de presentación a estos efectos la de la subsanación.

4. Sede electrónica, Portal de Internet y Punto de Acceso General Electrónico

El nuevo Reglamento dedica una serie de preceptos a regular estos conceptos, especialmente el de sede electrónica incorporado en la prehistoria por la Ley 11/2007, así como los de Portal de Internet, Punto de Acceso General Electrónico y Carpeta ciudadana. El Punto de Acceso General electrónico de cada Administración Pública facilitará el acceso a los servicios, trámites e información de los órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes de la Administración Pública correspondiente. El Punto de Acceso General Electrónico dispondrá de una sede electrónica, a través de la cual se podrá acceder a todas las sedes electrónicas y sedes asociadas de la Administración Pública correspondiente. Además, esta sede podrá incluir un área personalizada a través de la cual cada interesado, mediante procedimientos seguros que garanticen la integridad y confidencialidad de sus datos de carácter personal, podrá acceder a su información, al seguimiento de los trámites administrativos que le afecten y a las notificaciones y comunicaciones en el ámbito de la Administración Pública competente (Carpeta Ciudadana).

Por lo que respecta a las sedes electrónicas, se regula todo lo relativo a su creación, características, contenidos, servicios, responsabilidad y supresión tanto de las propias las sedes electrónicas y sedes asociadas (ojo a este concepto). En cuanto a la identificación de las propias sedes electrónicas, lo tratamos en el punto 6. En este momento destacamos:

  • De acuerdo con lo previsto en el artículo 38 de la ley 40/2015, de 1 de octubre, una sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos por medio de redes de telecomunicaciones, mediante la que se realizarán todas las actuaciones y trámites que requieran la identificación de la Administración Pública y, en su caso, la identificación o firma electrónicas de los interesados.
  • Las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas dispondrán, al menos, de los siguientes servicios a disposición de los interesados:

    • Un acceso a los servicios y trámites disponibles en la sede electrónica o sede electrónica asociada, con indicación de los plazos máximos de duración de los procedimientos, a salvo de las posibles ampliaciones o suspensiones que pudieran acordarse, así como de los efectos que produzca el silencio administrativo.
    • Un enlace para la formulación de sugerencias y quejas ante los órganos que en cada caso resulten competentes.
    • Un sistema de verificación de los certificados de la sede electrónica.
    • Un sistema de verificación de los sellos electrónicos de los órganos, organismos públicos o entidades de derecho público que abarque la sede electrónica o sede electrónica
    • Un servicio de comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por los órganos, organismos públicos o entidades de derecho público comprendidos en el ámbito de la sede electrónica, que hayan sido firmados por cualquiera de los sistemas de firma conformes a la Ley 40/2015, 1 de octubre, y para los cuales se haya generado un código seguro de verificación.
    • Un acceso a los modelos y sistemas de presentación masiva, de uso voluntario, que permitan a los interesados presentar simultáneamente varias solicitudes en la forma que establezca, en su caso, cada Administración u organismo público o entidad de derecho público.
    • El acceso a los modelos normalizados de presentación de solicitudes que establezca, en su caso, cada Administración u organismo público o entidad de derecho público.
    • Un servicio de consulta del directorio geográfico de oficinas de asistencia en materia de registros, que permita al interesado identificar la más próxima a su domicilio.

5. Automatización

Según el art. 13 del RD:

1. La tramitación electrónica de una actuación administrativa podrá llevarse a cabo, entre otras formas, de manera automatizada de acuerdo con lo previsto en el artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

2. En el ámbito estatal la determinación de una actuación administrativa como automatizada se autorizará por resolución del titular del órgano administrativo competente por razón de la materia o del órgano ejecutivo competente del organismo o entidad de derecho público, según corresponda, y se publicará en la sede electrónica o sede electrónica asociada. La resolución expresará los recursos que procedan contra la actuación, el órgano administrativo o judicial, en su caso, ante el que hubieran de presentarse y plazo para interponerlos, sin perjuicio de que las personas interesadas puedan ejercitar cualquier otro que estimen oportuno y establecerá medidas adecuadas para salvaguardar los derechos y libertades y los intereses legítimos de las personas interesadas.

3. En el ámbito de las Entidades Locales, en caso de actuación administrativa automatizada se estará a lo dispuesto en la disposición adicional octava del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional.

Por un lado, agradezco personalmente la referencia, en el ámbito local, a la Disposición adicional octava del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, que en su momento pudimos introducir y a la que tantas veces nos hemos referido en este blog. En efecto, algunos compañeros funcionarios con habilitación de carácter nacional, canalizados por un servidor, propusimos la incorporación de un precepto que tenga en cuenta nuestra propuesta anterior ya recogida en la aludida disposición adicional octava del Real Decreto 128/2018, relativo a la actuación automatizada en la Administración Local (que se realiza fundamentalmente a través del sello de órgano de secretaría y, en su caso, de otros funcionarios con habilitación de carácter nacional), y el ejercicio electrónico de las funciones reservadas. A tales efectos propusimos la siguiente redacción (muy parecida, como vemos, a la que finalmente ha visto la luz):

“A los efectos de la tramitación automatizada prevista en el presente Real Decreto en el ámbito de las Entidades Locales, se estará a lo dispuesto por la Disposición Adicional Octava del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional.

Por lo demás, se aboga por la automatización de trámites con demasiada timidez. La nueva regulación es una oportunidad perdida, a nuestro modo de ver, de cara a haber roto  definitivamente una lanza a favor de la actuación automatizada. El art. 13 de la primera versión del anteproyecto de Reglamento indicaba claramente, como tantas veces hemos apuntado, que hay que automatizar todo lo que se pueda automatizar:

Artículo 13. Actuación administrativa por medios electrónicos.
1. La tramitación electrónica de una actuación administrativa podrá llevarse a cabo, entre otras, de las siguientes formas:
a) Automatizada: de acuerdo con lo previsto en el artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
b) Colectiva: cuando el análisis de la información que dé soporte a la decisión permita calificar a los expedientes mediante fijación previa de criterios automatizados que sirvan de base para que un empleado público pueda realizar la actuación sobre un colectivo de expedientes con atributos comunes.
c) Individual: cuando sea necesario aplicar los criterios de decisión de forma individualizada debido a que no sea posible analizar de forma automatizada el contenido de la información que dé soporte a la decisión, porque no se pueda traducir a una regla de tramitación automatizada o a un atributo que clasifique el expediente para su tramitación colectiva o bien porque las condiciones del expediente así lo aconsejen

El orden, como vemos estaba claro:

1.- Si se puede automatizar una actuación administrativa, automatícese.Este es el escenario ideal para la consecución de la eficiencia, ya que ponemos a la AAA a trabajar sola, sin intervención humana. Por ejemplo: los certificados de empadronamiento los “firma” un sello de órgano y se expiden automáticamente.

2.- Si no conseguimos automatizar, interviene un empleado público porque la actuación o trámite no deja otra opción. Pero aún así se debe tender a la tramitación colectiva o acumulada de expedientes en los que hemos podido identificar elemenos comunes o troncales.

3.- Siendo imposible todo lo anterior, la tramitación será humana e individual. Es, en puridad, lo menos eficiente, pero si conseguimos reducir el porcentaje de esta tercera opción por debajo del 5%, teniendo en cuenta que partimos del 100%, el impacto de eficiencia continúa siendo brutal.

En cuanto a los certificados necesarios para la actuación administrativa automatizada, lo abordamos en el punto 7.

6. Identificación y firma. Generalidades

El postulado principal del Reglamento a este respecto es de sobra conocido: las Administraciones Públicas admitirán, en sus relaciones por medios electrónicos, sistemas de firma electrónica que sean conformes a lo establecido en la normativa vigente sobre firma electrónica (que ya no es la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, sino la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza y, sobre todo, el eIDAS) y resulten adecuados para garantizar la identificación de los participantes y, en su caso, la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.

En este sentido, las Administraciones Públicas podrán utilizar los siguientes sistemas para su identificación electrónica y para la autenticación de los documentos electrónicos que produzcan:

  • a) Sistemas de identificación de las sedes electrónicas y sedes electrónicas
  • b) Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.
  • c) Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas.
  • d) Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación, conforme a lo específicamente acordado entre las partes.

En cuanto a los interesados, podrán utilizar los siguientes sistemas de identificación y firma en sus relaciones electrónicas con las Administraciones Públicas:

  • a) De acuerdo con lo previsto en el artículo 9.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de cualquier sistema que cuente con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad, en particular los descritos en las letras a), b) y c).
  • b) Asimismo, se considerarán válidos a efectos de firma electrónica ante las Administraciones Públicas los sistemas previstos en las letras a), b) y c) del artículo 10.2 de la Ley 39/2015.

Y ojo con “dejar” nuestros certificados a terceras personas, ya que los interesados serán responsables de la utilización por terceras personas de sus medios de identificación personal y firma electrónica, cuando lo hubieran consentido expresa o, no habiéndolo consentido, no concurran los requisitos establecidos en el artículo 32 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, para la exigencia de responsabilidad.

En cuanto a la identificación de las sedes electrónicas y de las sedes electrónicas asociadas, el Reglamento estable que de acuerdo con lo previsto en el artículo 38 de la ley 40/2015, de 1 de octubre, las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas utilizarán, para identificarse y garantizar una comunicación segura con las mismas, sistemas de firma electrónica basados en certificados cualificados de autenticación de sitio web o medio equivalente. Dichos certificados electrónicos se ajustarán a lo señalado en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la normativa vigente en materia de identidad y firma electrónica.

7. Sellos y certificados para la actuación administrativa automatizada

Primeramente, tenemos los sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada. A este respecto, y de acuerdo con lo previsto en el artículo 42 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, en la tramitación administrativa automatizada de los procedimientos, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica:

  1. Sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. Estos certificados electrónicos incluirán el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente, pudiendo contener la identidad de la persona titular en el caso de los sellos electrónicos de órganos administrativos.
  2. Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

Por lo demás:

  • Cada Administración determinará reglamentariamente los medios admitidos para la firma electrónica en las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes cuando estas tramiten procedimientos de forma automatizada en el ejercicio de potestades administrativas
  • La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Pública, incluyendo las características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos, publicándose en la sede electrónica o sede asociada o en el portal de internet correspondiente. Además, cada Administración Pública adoptará las medidas adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos.
  • En las comunicaciones de documentos electrónicos a otros órganos, organismos o entidades y cuando así lo determinen las partes implicadas, la interoperabilidad se garantizará mediante la superposición al código seguro de verificación de un sello electrónico de los previstos en el artículo 42 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, como mecanismo de verificación automática del origen e integridad de los documentos electrónicos en los términos que establezca la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.

8. Firmas de empleado público: personales, con doble identificación y con pseudónimo

Destacamos:

a) Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 43 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, sin perjuicio de lo previsto en los artículos 18, 19 y 20 del Real Decreto, la actuación de una Administración Pública, organismo público o entidad de derecho público, cuando utilice medios electrónicos, se realizará mediante firma electrónica del titular del órgano competente o del empleado público que tenga atribuida por delegación la competencial. Cada Administración Pública determinará los sistemas de firma electrónica que debe utilizar su personal. Estos sistemas podrán identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en la que presta sus servicios. Los certificados electrónicos de empleado público serán cualificados y se ajustarán a lo señalado en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la legislación vigente en materia de identidad y firma electrónica.

b) Certificados electrónicos de empleado público con número de identificación profesional (los antiguos certificados con seudónimo)

Sin perjuicio de lo previsto en el artículo 22.3 del Reglamento (“Los certificados electrónicos de empleado público serán cualificados y se ajustarán a lo señalado en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la legislación vigente en materia de identidad y firma electrónica”), de acuerdo con lo previsto en el artículo 43 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, los prestadores cualificados de servicios de confianza podrán consignar un número de identificación profesional en el certificado electrónico de empleado público, a petición de la Administración en la que presta servicios el empleado de que se trate, si dicho certificado se va a utilizar en actuaciones que afecten a información clasificada, a la seguridad pública, a la defensa nacional o a otras actuaciones para cuya realización esté legalmente justificado el anonimato. Estos certificados se denominarán «certificados electrónicos de empleado público con número de identificación profesional». La Administración solicitante del certificado conservará  la documentación acreditativa de la identidad del titular.

9. Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación

IEDEECC: concepto. En realidad no es una novedad pero el Reglamento va a incidir habida cuenta del poco éxito que parece que ha tenido hasta ahora la Ley 40 en esta cuestión. Desde nuestro optimismo, ya vemos el principio del fin de los “oficios de remisión” y puede que incluso de las famosas plataformas de remisión de datos. Así, de acuerdo con lo previsto en el artículo 44 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre Administraciones Públicas, órganos, organismos públicos y entidades de derecho público, serán considerados válidos a efectos de autenticación e identificación de los emisores y receptores en las condiciones establecidas en este artículo.

  • Cuando los participantes en las comunicaciones pertenezcan a una misma Administración Pública, ésta determinará las condiciones y garantías por las que se regirá, que comprenderán, al menos, la relación de emisores y receptores autorizados y la naturaleza de los datos a intercambiar.
  • Cuando los participantes pertenezcan a distintas Administraciones (el Ayuntamiento y el Ministerio, el Ayuntamiento y el Tribunal de Cuentas…), las condiciones y garantías citadas en el apartado anterior se establecerán mediante convenio suscrito entre aquellas.
  • En todo caso deberá garantizarse la seguridad del entorno cerrado de comunicaciones y la protección de los datos que se transmitan.

10. Identificación electrónica de los interesados

Aquí, como en Ley 39, ha faltado un poco más de decisión a la hora de establecer, de una vez por todas, que la identificación electrónica es la forma “normal” de relacionarse con la Administración. Destacamos:

  • Los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de cualquier sistema que cuente con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad.
  • En particular, de acuerdo con lo previsto en el artículo 9.2 de la ley 39/2015, serán admitidos los siguientes sistemas de identificación electrónica:
    1. Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación».
    2. Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de sello electrónico expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación».
    3. Sistemas de clave concertada y cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido, en los términos y condiciones que se establezcan.
  • Los sistemas basados en certificados cualificados de firma electrónica, así como los sistemas de clave concertada o cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas considere válido para la identificación electrónica de persona física emitidos al amparo del artículo 9.2.a) y c) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, deberán contener, como mínimo, su nombre, apellidos y número de Documento Nacional de Identidad, Número de Identificación de Extranjero o el Número de Identificación Fiscal.
  • Los sistemas basados en certificados cualificados de sello electrónico admitidos por las Administraciones Públicas para la identificación electrónica de persona jurídica emitidos al amparo del artículo 9.2.b) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, deberán contener, como mínimo, su denominación y su Número de Identificación Fiscal.
  • Los certificados electrónicos cualificados de representante de persona jurídica deberán contener, como mínimo, su denominación y el número de identificación fiscal de la persona jurídica y el nombre, apellidos y número de Documento Nacional de Identidad, o Número de Identificación de Extranjero o el Número de Identificación Fiscal de la persona que actúa como representante.
  • Téngase en cuenta lo establecido en la citada Ley 6/2020, de 11 de noviembre. En particular, la comprobación de la identidad y otras circunstancias de los solicitantes del certificado, se realizará de conformidad con lo previsto en su artículo 7.

11. Identificación o firma electrónica de los interesados mediante funcionario público habilitado

Bueno, sabíamos que para esto sirve un funcionario público habilitado, además de para realizar copias auténticas y, por supuesto, asistir. Esta modalidad de identificación/firma se va a realizar, en el supuesto normal, en las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros (ver punto 13), ya que, en definitiva, se trata de un servicio de asistencia y normalmente irá encaminado a generar un registro. No obstante, tal y como hemos visto, otros cauces de comunicación van ganando enteros, y personalmente abogamos por la identificación y los trámites telefónicos, cuyo recorrido es potencialmente brutal.

  • En todo caso y por cualquiera de estos medios, de acuerdo con lo previsto en el artículo 12.2 de la Ley 39/2015 de 1 de octubre, las Administraciones Públicas asistirán en el uso de medios electrónicos a los interesados no obligados a relacionarse electrónicamente que así lo soliciten, entre otros aspectos en lo referente a la identificación y firma electrónica.
  • No obstante, si alguno de estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público habilitado mediante el uso del sistema de firma electrónica dispuesto al efecto. En este caso, será necesario que el interesado se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia por escrito para los casos de discrepancia o litigio.
  • El funcionario habilitado entregará al interesado toda la documentación acreditativa del trámite realizado, así como una copia del documento de consentimiento expreso cumplimentado y firmado, cuyo formulario estará disponible en el Punto de Acceso General Electrónico de la respectiva administración
  • El funcionario habilitado no será responsable del contenido, autenticidad, validez o suficiencia de la documentación presentada por el interesado en el trámite o actuación para el que haya sido requerida su intervención.
  • Señala el RD que en el ámbito estatal la identificación y firma electrónica del interesado conforme al procedimiento descrito, se realizará necesariamente por un funcionario público inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado, regulado en el art. 31, a tal efecto. Este precepto (el art. 30.2), no tiene carácter básico, pero esta regla invita a su extrapolación, de manera que, en principio, todas las AAPP deberíamos adherirnos a dicho Registro o crear nuestro propio Registro de Funcionarios Habilitados de modo que solo estos funcionarios públicos podrán proceder a la identificación y/o firma electrónica del interesado.

12. Actuación por medio de representante

Pocas novedades a este respecto (más allá de una cierta ordenación de supuestos), si bien, a modo de recordatorio:

  • Como bien sabemos, de acuerdo con lo previsto en el artículo 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, los interesados con capacidad de obrar podrán actuar ante las Administraciones Públicas por medio de representante, bien sea una persona física con capacidad de obrar bien sea una persona jurídica, siempre que en este último caso esté previsto en sus Estatutos.
  • Evidentemente, los representantes de los interesados obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas y lo de aquellos que hayan optado voluntariamente por hacerlo, están obligados a relacionarse electrónicamente en el ejercicio de dicha representación.
  • La representación puede acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia, entre otros:
    • a) Mediante apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal o comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica
    • b) Mediante acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública competente (el del Estado se regula en el art. 33).
    • c) Mediante un certificado electrónico cualificado de representante.
    • d) Mediante documento público cuya matriz conste en un archivo notarial o de una inscripción practicada en un registro mercantil.
  • En el caso de actuaciones en nombre de persona jurídica, la capacidad de representación podrá acreditarse también mediante certificado electrónico cualificado de representante, entendiéndose en tal caso que el poder de representación abarca cualquier actuación ante cualquier Administración Pública (ver art. 34).
  • Asimismo, de acuerdo con lo previsto en el artículo 5.7 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, las Administraciones Públicas podrán habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas actuaciones por medios electrónicos en representación de los interesados. En la sede electrónica de cada una de las Administraciones Públicas se publicarán los trámites electrónicos que podrán realizarse con esta representación.
  • Por último, ténganse en cuenta las reglas del artículo 35 en cuanto a la acreditación y verificación de las representaciones que resulten de un documento público notarial o certificación de un Registro Mercantil.

13. Registros electrónicos y Oficinas de Asistencia en Materia de Registros

La ClauMucho hemos hablado de esta cuestión en este blog, por lo que podemos simplemente analizar las novedades, que en realidad no son muchas, salvo por la vocación de desarrollo legal de las normas reglamentarias, un desarrollo que puede venir acompañado de una cierta voluntad de posibilitar la aplicación real de una Ley 39 que en ocasiones peca de teórica. Además, siendo un Reglamento que verá la luz unos cuatro años más tarde que las leyes que desarrolla, debería estar revestido, también, de un cierto toque de actualización. Al fin y al cabo la implantación de la Administración electrónica es un proceso.

En esta línea, el artículo 37 del Reglamento se refiere al Registro electrónico (ver El registro de entrada de documentos en la nueva Ley de procedimiento – 10 cuestiones). Una vez cerrado el debate sobre su obligatoriedad respecto de las AAPP (“Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General”; “Las Administraciones Públicas dispondrán de registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones”), cabe preguntarse si también están obligados sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes. Estos podrán optar y así, bien disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende, o bien no disponer de registro propio.

Por otra parte se cierra otro de los eternos debates, en este caso el de la admisión de escritos dirigidos a otras AAPP (la antigua “ventanilla única”), ya que los registros electrónicos podrán admitir:

  • a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.
  • b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier administración pública.

Además, las anotaciones en el Registro General de la Administración General del Estado tendrán plena eficacia y validez para todas las Administraciones Públicas.

En cuanto al procedimiento de presentación y tratamiento de documentos en registro, son las propias Administraciones Públicas las que podrán determinar los formatos y estándares a los que deberán ajustarse los documentos presentados por los interesados siempre que cumplan con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente. En el caso de que se detecte código malicioso susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema en documentos que hayan sido registrados, se requerirá al interesado que los haya aportado su subsanación de acuerdo con lo previsto en el artículo 14 del Reglamento (“Régimen de subsanación”). Además:

  • Los documentos en soporte no electrónico se presentarán a través de las oficinas de asistencia en materia de registro, conforme a lo señalado en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre y, cuando se trate de originales o de copias auténticas, una vez digitalizados conforme a lo dispuesto en las correspondientes normas técnicas de interoperabilidad, tendrán desde ese momento la consideración de copia electrónica auténtica de documento en soporte papel con la misma validez para su tramitación, por parte de las unidades, que los documentos aportados el documento en soporte papel.
  • Cuando el tamaño de los documentos exceda la capacidad que se determine para el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), una vez registrados su remisión a la Administración y órgano al que va dirigido podrá sustituirse por el envío de la dirección electrónica o un localizador de los documentos, previamente depositados en un nodo de intercambio de ficheros.
  • El art 40 regula las Oficinas de asistencia en materia de registros en el ámbito de la Administración General del Estado, si bien alguno de sus epígrafes es perfectamente aplicable al resto de AAPP, especialmente el tercero (funciones de las OAMR).
  • Por lo demás, véase nuestra entrada ¿Cómo se deben presentar los documentos ante la administración?)

Sigue en “Las 39 cuestiones claves del Reglamento de Administración Electrónica (II)

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7 Comentarios Agrega el tuyo

  1. 🤔, será un brindis al…?

  2. Buenas tardes, muchas gracias por el repaso exhaustivo por el RD 203/2021 (1ª parte). Me sumo a los comentarios, a mi juicio, muy acertados.
    Planteo el siguiente problema; ¿se acomoda el art. 27 a lo dispuesto en el art. 6.1.a) de la Ley 6/2020, al restringir las posibilidades de identificación que han de constar en un certificado cualificado de firma electrónica? Esta restricción, a mi juicio contra legem, imposibilitaría, con el RD en la mano (no con la Ley) la expedición de certificados a extranjeros irregulares.
    Es una consecuencia del todo indeseada y carente de razón de ser, habida cuenta de que son destinatarios de múltiples servicios públicos. No hay fundamento alguno que impida a este colectivo numerosísimo relacionarse electrónicamente con la Administración por medio de los mismos certificados de firma que se le exigen para determinados trámites a los nacionales o a los extranjeros con residencia legal en España.
    ¿Se atreverán los prestadores de servicios a emitir certificados cualificados de firma identificando a la persona con un pseudónimo inequívoco y único, distinto del DNI, NIE o NIF al amparo de lo dispuesto en el art. 6.1.a) de la Ley 6/2020?
    El problema que plantea el art. 27 del RD 203/2021 es de legalidad, además de tener enorme importancia. Desgraciadamente pasará desapercibido.

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