Las 39 cuestiones claves del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (III)

Viene de “Las 39 cuestiones claves del Reglamento de Administración Electrónica (II)

27. Inventarios de información administrativa

El Real Decreto 2013/2021 modifica varios artículos del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. El primero de ellos es el 9, relativo a los inventarios de información administrativa. En este sentido, cada Administración Pública mantendrá actualizado el conjunto de sus inventarios de información administrativa que incluirá, al menos:

a) La relación de los procedimientos administrativos y servicios prestados de forma clasificada y estructurada. Las Administraciones Públicas conectarán electrónicamente sus inventarios con el Sistema de Información Administrativa gestionado por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública en colaboración con el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

b) La relación de sus órganos administrativos y oficinas orientadas al público y sus relaciones entre ellos. Dicho inventario se conectará electrónicamente con el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas, gestionado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, en colaboración con el Ministerio de Política Territorial y Función Pública, que proveerá una codificación unívoca.

Cada Administración Pública regulará la creación y mantenimiento de estos dos inventarios, en las condiciones que se determinen, con carácter general, por las normas técnicas de interoperabilidad correspondientes; en su caso, las Administraciones Públicas podrán hacer uso de los citados Sistema de Información Administrativa y Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas para la creación y mantenimiento de sus propios inventarios. Para la descripción y modelización de los procedimientos administrativos y de los procesos que los soportan será de aplicación lo previsto sobre estándares en el artículo 11 del ENI.

28. Condiciones de licenciamiento

Las condiciones de licenciamiento de las aplicaciones informáticas, documentación asociada, y cualquier otro objeto de información cuya titularidad de los derechos de la propiedad intelectual sea de una Administración Pública y permita su puesta a disposición de otra Administración y de los ciudadanos tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

a) El fin perseguido es el aprovechamiento y la reutilización de recursos públicos.

b) La completa protección contra su apropiación exclusiva o parcial por parte de terceros.

c) La exención de responsabilidad del cedente por el posible mal uso por parte del cesionario.

d) La no obligación de asistencia técnica o de mantenimiento por parte del cedente.

e) La ausencia total de responsabilidad por parte del cedente con respecto al cesionario en caso de errores o mal funcionamiento de la aplicación.

f) El licenciamiento se realizará por defecto sin contraprestación y sin necesidad de establecer convenio alguno. Sólo se podrá acordar la repercusión parcial del coste de adquisición o desarrollo de las aplicaciones cedidas en aquellos casos en los que este pago repercuta directamente en el incremento de funcionalidades del activo cedido, incluya adaptaciones concretas para su uso en el organismo cesionario, o impliquen el suministro de servicios de asistencia o soporte para su reutilización en el organismo cesionario.

Las Administraciones Públicas utilizarán para las aplicaciones informáticas, documentación asociada, y cualquier otro objeto de información declarados como de fuentes abiertas aquellas licencias que aseguren que los programas, datos o información cumplen los siguientes requisitos:

a) Pueden ejecutarse para cualquier propósito.

b) Permiten conocer su código fuente.

c) Pueden modificarse o mejorarse.

d) Pueden redistribuirse a otros usuarios con o sin cambios siempre que la obra derivada mantenga estas cuatro garantías.

Para este fin se procurará la aplicación de la Licencia Pública de la Unión Europea, sin perjuicio de otras licencias que garanticen los mismos derechos expuestos.

A efectos de facilitar el establecimiento de las condiciones de licenciamiento, las Administraciones Públicas incluirán en los pliegos de cláusulas técnicas de aquellos contratos que tengan por finalidad el desarrollo de nuevas aplicaciones informáticas, los siguientes aspectos:

a) Que la Administración contratante adquiera los derechos completos de propiedad intelectual de las aplicaciones y cualquier otro objeto de información que se desarrollen como objeto de ese contrato.

b) Que en el caso de reutilizar activos previamente existentes, la Administración contratante reciba un producto que pueda ofrecer para su reutilización posterior a otras Administraciones Públicas. Además, en el caso de partir de productos de fuentes abiertas, que sea posible declarar como de fuentes abiertas la futura aplicación desarrollada.

29. Directorios de aplicaciones reutilizables

La Administración General del Estado mantendrá el Directorio general de aplicaciones para su libre reutilización, de acuerdo al artículo 158 de la Ley 40/2015, de 1 octubre, a través del Centro de Transferencia de Tecnología. Este directorio podrá ser utilizado por otras Administraciones Públicas. En el caso de disponer de un directorio propio, deberá garantizar que las aplicaciones disponibles en ese directorio propio se pueden consultar también a través del Centro de Transferencia de Tecnología.

Las Administraciones Públicas conectarán los directorios de aplicaciones para su libre reutilización entre sí; y con instrumentos equivalentes del ámbito de la Unión Europea. Además, las Administraciones Públicas publicarán las aplicaciones reutilizables, en modo producto o en modo servicio, en los directorios de aplicaciones para su libre reutilización, con al menos el siguiente contenido:

a) Código fuente de las aplicaciones finalizadas, en el caso de ser reutilizables en modo producto y haber sido declaradas de fuentes abiertas.

b) Documentación asociada.

c) Condiciones de licenciamiento de todos los activos, en el caso de ser reutilizables en modo producto, o nivel de servicio ofrecido, en el caso de ser reutilizables en modo servicio.

d) Los costes asociados a su reutilización, en el caso de que existieran.

Por último, las Administraciones procurarán la incorporación a la aplicación original de aquellas modificaciones o adaptaciones realizadas sobre cualquier aplicación que se haya obtenido desde un directorio de aplicaciones reutilizables.

30. Nuevas Normas Técnicas de Interoperabilidad

Se desarrollarán las siguientes normas técnicas de interoperabilidad que serán de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones Públicas:

a) Norma Técnica de Catálogo de estándares: establecerá un conjunto de estándares que satisfagan lo previsto en el artículo 11 ENI de forma estructurada y con indicación de los criterios de selección y ciclo de vida aplicados.

b) Norma Técnica de Documento electrónico: tratará los metadatos mínimos obligatorios, la asociación de los datos y metadatos de firma o de sellado de tiempo, así como otros metadatos complementarios asociados; y los formatos de documento.

c) Norma Técnica de Digitalización de documentos: tratará los formatos y estándares aplicables, los niveles de calidad, las condiciones técnicas y los metadatos asociados al proceso de digitalización.

d) Norma Técnica de Expediente electrónico: tratará de su estructura y formato, así como de las especificaciones de los servicios de remisión y puesta a disposición.

e) Norma Técnica de Política de firma electrónica y de certificados de la Administración: Tratará, entre otras cuestiones recogidas en su definición en el anexo, aquellas que afectan a la interoperabilidad incluyendo los formatos de firma, los algoritmos a utilizar y longitudes mínimas de las claves, las reglas de creación y validación de la firma electrónica, la gestión de las políticas de firma, el uso de las referencias temporales y de sello de tiempo, así como la normalización de la representación de la firma electrónica en pantalla y en papel para el ciudadano y en las relaciones entre las Administraciones Públicas.

f) Norma Técnica de Protocolos de intermediación de datos: tratará las especificaciones de los protocolos de intermediación de datos que faciliten la integración y reutilización de servicios en las Administraciones Públicas y que serán de aplicación para los prestadores y consumidores de tales servicios.

g) Norma Técnica de Relación de modelos de datos que tengan el carácter de comunes en la Administración y aquellos que se refieran a materias sujetas a intercambio de información con los ciudadanos y otras Administraciones.

h) Norma Técnica de Política de gestión de documentos electrónicos: incluirá directrices para la asignación de responsabilidades, tanto directivas como profesionales, y la definición de los programas, procesos y controles de gestión de documentos y administración de los repositorios electrónicos, y la documentación de los mismos, a desarrollar por las Administraciones Públicas y por los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de aquéllas.

i) Norma Técnica de Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas.

j) Norma Técnica de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos.

k) Norma Técnica de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales: tratará de aspectos funcionales y técnicos para el intercambio de asientos registrales, gestión de errores y excepciones, gestión de anexos, requerimientos tecnológicos y transformaciones de formatos.

l) Norma Técnica de Reutilización de recursos de información: tratará de las normas comunes sobre la localización, descripción e identificación unívoca de los recursos de información puestos a disposición del público por medios electrónicos para su reutilización.

m) Norma Técnica de interoperabilidad de inventario y codificación de objetos administrativos: tratará las reglas relativas a la codificación de objetos administrativos, así como la conexión entre los inventarios correspondientes, incluyendo, por un lado, las unidades orgánicas y oficinas de la Administración, y, por otro lado, la información administrativa de procedimientos y servicios.

n) Norma Técnica de Interoperabilidad de Transferencia e Ingreso de documentos y expedientes electrónicos: tratará los requisitos y condiciones relativos a la transferencia de agrupaciones documentales en formato electrónico, documentos y expedientes electrónicos, junto con los metadatos asociados, entre sistemas de gestión de documentos electrónicos y sistemas de archivo electrónico.

ñ) Norma Técnica de Interoperabilidad de Valoración y Eliminación de documentos y expedientes electrónicos: tratará las condiciones y requisitos relativos a la valoración de los documentos y expedientes electrónicos para establecimiento de plazos de conservación, transferencia y acceso o, en su caso, eliminación total o parcial.

o) Norma Técnica de Interoperabilidad de preservación de documentación electrónica: tratará las condiciones y requisitos relativos a la conservación de los documentos electrónicos para garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, así como la protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos y su contexto.

p) Norma Técnica de Interoperabilidad de tratamiento y preservación de bases de datos: tratará las condiciones y requisitos relativos a la conservación de las bases de datos para garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, y permitiendo la protección, recuperación y conservación física y lógica de los datos y su contexto.

q) Norma Técnica de Interoperabilidad de Plan de Direccionamiento: tratará reglas aplicables a la asignación y requisitos de direccionamiento IP para garantizar la correcta administración de la Red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas y evitar el uso de direcciones duplicadas.

r) Norma Técnica de Interoperabilidad de reutilización de activos en modo producto y en modo servicio: tratará los requisitos y condiciones para facilitar la reutilización de activos tanto en modo producto como en modo servicio por las Administraciones Públicas españolas.

s) Norma Técnica de Interoperabilidad del modelo de datos y condiciones de interoperabilidad de los registros de funcionarios habilitados: tratará los aspectos funcionales y técnicos para la plena interoperabilidad de los registros electrónicos de funcionarios habilitados pertenecientes a las Administraciones, así como la interconexión de estos a las sedes electrónicas.

t) Norma Técnica de Interoperabilidad del modelo de datos y condiciones de interoperabilidad de los registros electrónicos de apoderamientos: tratará los aspectos funcionales y técnicos para la plena interoperabilidad de los registros electrónicos de apoderamientos pertenecientes a las Administraciones, así como la interconexión de estos a las sedes electrónicas, A los registros mercantiles, de la propiedad, y a los protocolos notariales.

u) Norma Técnica de Interoperabilidad de Sistema de Referencia de documentos y repositorios de confianza: tratará los requisitos técnicos que deberán cumplir las referencias a documentos al ser intercambiadas, de forma que se evite trasladar documentación de forma innecesaria.

v) Norma Técnica de Política de firma electrónica y de certificados en el ámbito estatal: tratará las directrices y normas técnicas aplicables a la utilización de certificados y firma electrónica dentro de su ámbito de aplicación, organizadas alrededor de los conceptos de generación y validación de firma e incluirá los perfiles interoperables de los medios de identificación de las Administraciones Públicas previstos en Ley 40/2015, de 1 de octubre.

31. Instrumentos para la interoperabilidad

Por un lado, la Administración General del Estado definirá una política de firma electrónica y de certificados que servirá de marco general de interoperabilidad para el reconocimiento mutuo de las firmas electrónicas basadas en certificados de documentos administrativos en las Administraciones Públicas, y lo hará en los términos establecidos en el nuevo art. 18 del ENI. Por otro lado, se desarrollarán los siguientes instrumentos para la interoperabilidad:

a) Sistema de Información Administrativa: Inventario de procedimientos administrativos, servicios prestados y otras actuaciones administrativas que generen documentación pública, conteniendo información de los mismos clasificada por funciones y con indicación de su nivel de informatización, así como información acerca de las interfaces al objeto de favorecer la interacción o en su caso la integración de los procesos.

b) Centro de interoperabilidad semántica de la Administración: Almacenará, publicará y difundirá los modelos de datos de los servicios de interoperabilidad entre Administraciones Públicas y de estas con los ciudadanos, tanto comunes como sectoriales, así como los relativos a infraestructuras y servicios comunes, además de las especificaciones semánticas y codificaciones relacionadas. Su propósito es facilitar la comprensión semántica de los servicios de intercambio de datos de las Administraciones y maximizar la reutilización de activos semánticos en la construcción de éstos. Se conectará con otros instrumentos equivalentes de las Administraciones Públicas y del ámbito de la Unión Europea.

c) Centro de Transferencia de Tecnología: Directorio de aplicaciones para su libre reutilización que contendrá la relación de aplicaciones para su libre reutilización, incluyendo, al menos, los datos descriptivos relativos a nombre de la aplicación, breve descripción de sus funcionalidades, uso y características, licencia, principales estándares abiertos aplicados, y estado de desarrollo.

d) Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas de las Administraciones Públicas: Instrumento que permitirá la sincronización de los sistemas que traten la información de inventariado, codificación y evolución de unidades orgánicas y oficinas en diferentes modalidades de integración para garantizar la flexibilidad tanto en el consumo como en la provisión de información relacionada.

32. Régimen transitorio (I). Destrucción de documentos en soporte no electrónico

Transcurridos dos años desde la entrada en vigor de este real decreto, los documentos en soporte no electrónico que se encuentren en las oficinas de asistencia en materia de registros y de los que se haya obtenido una copia electrónica auténtica de conformidad con los requisitos que establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad y su normativa técnica complementaria, para su registro e incorporación al correspondiente expediente electrónico, podrán ser eliminados en las mismas condiciones que establece el Reglamento (véase el art. 53, “Tiempo de conservación y destrucción de documentos”). Para ello será necesaria la comunicación previa a la autoridad calificadora correspondiente, que irá acompañada de un análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relación con la conservación y archivo de los documentos electrónicos, establezca el Esquema Nacional de Seguridad, la normativa de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, la legislación de archivos y patrimonio histórico y cultural y la normativa específica que sea de aplicación.

Asimismo, transcurridos dos años desde la entrada en vigor del real decreto podrán destruirse las copias en papel de los documentos previstos en el artículo 49 del Reglamento que se encuentren en las oficinas de registro y de las que se haya obtenido en su momento la correspondiente copia electrónica.

33. Régimen transitorio (II). Portales de internet.

Nuevamente se trata de una norma no básica, exclusiva para el Estado, pero que referimos porque pudiera servir de pauta para el resto de AAPP. Así, la supresión de los portales de internet creados en el ámbito estatal antes de la entrada en vigor de este real decreto se regirá por las reglas aplicables en el momento de su creación.

En el plazo de seis meses desde la entrada en vigor de este real decreto, en el ámbito de cada ministerio se analizará la oportunidad del mantenimiento de sus portales de internet existentes y los de sus organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes respectivos, así como de las páginas web promocionales («microsites»). Para ese análisis se aplicarán los mismos criterios previstos en el artículo 6 para la creación de nuevos portales y se decidirá acerca de su mantenimiento o su supresión. En caso de que se decida la supresión, se valorará si es pertinente o no incorporar en el PAGe de la Administración General del Estado la información que se ha contenido en dichos portales hasta la supresión.

Realizado el proceso previsto en el apartado anterior, en el plazo máximo de un año desde la entrada en vigor de este real decreto se publicará en el PAGe de la Administración General del Estado una Resolución del Secretario General de Función Pública, en la que figurará el listado de portales de internet activos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes de esta.

En el plazo máximo de un año desde la entrada en vigor de este real decreto, y a partir de la información facilitada por los ministerios, la Secretaría General de Administración Digital realizará el censo de aplicaciones específicas diseñadas para dispositivos móviles («app») para su utilización en los procedimientos de la Administración General del Estado.

En el ámbito de la Administración General del Estado, los portales de internet muy reconocidos e identificables por los usuarios, creados antes de la entrada en vigor de este real decreto se regirán por las reglas aplicables en el momento de su creación en cuanto a nomenclatura, sin necesidad de que modifiquen el nombre del dominio de segundo nivel.

34. Impacto interno en las organizaciones públicas

El juego conjunto de la entrada en vigor total de la Ley 39 y el RD 203 podría ser importante e impactante, pero depende del proyecto y de la gestión del cambio, no de la Ley o el Reglamento en sí. Ya nos hemos referido a algunos aspectos como la formación, la automatización e incluso la misma obligatoriedad para los aspirantes a ser empleados públicos de inscribirse en los procesos selectivos mediante medios electrónicos… Pero, sobre todo, el 2 de abril puede ser tomado como argumento para dar ese impulso definitivo a esa administración electrónica siempre prorrogada (no solo en la ley sino en la práctica, que es lo que cuenta). Es pues el momento de transformar internamente la cultura administrativa, el modus operandi organizativo y funcional, imponiendo hasta sus últimas consecuencias un funcionamiento administrativo que se basa en la lógica de la tramitación electrónica, interoperable y, en la medida de lo posible, automática. Y todo ello con proyección evidentemente externa, dentro de un proyecto implantado bajo los principios de simplificación y servicio público.

35. Impacto sobre los usuarios

Entendemos que la norma, bien interpretada y aplicada, puede tener un efectivo positivo sobre los usuarios. Como siempre decimos, la administración electrónica no cierra ninguna puerta al ciudadano (y de hecho en esta norma se mantiene la fuerza de las Oficinas de Asistencia en materia de Registros), pero sí se abre definitivamente, como no puede ser de otra manera, la puerta o ventana telemática. En este sentido, se habilita el canal electrónico con toda su intensidad, bajo el principio de “multicanalidad”, se desarrollan (aunque de forma insuficiente) los aspectos relativos a identificación y firma; se regula la actuación por medio de representante; se desarrollan derechos, también de forma leve, como el derecho de acceso (esperamos como agua de mayo la futura Carta de los Derechos Digitales), etc… Como planteamiento teórico no está mal, como tampoco lo estaba la propia Ley 39 y sobre todo la Ley 11 (¡de 2007!), pero también se hace necesaria, ahora más que nunca, una buena campaña de información, formación y difusión de todos estos canales y posibilidades entre los ciudadanos. Y que sean los propios usuarios, debidamente preguntados o sondeados, los que indiquen con su experiencia de cliente el grado de accesibilidad y usabilidad de nuestros servicios electrónicos.

36. Impacto sobre los funcionarios de la administración local con habilitación de carácter nacional (especial referencia a los secretarios)

Este tema lo hemos desarrollado en el siguiente artículo:

37. Derogación normativa

Quedan derogadas las disposiciones de igual o inferior rango que se opongan a lo dispuesto en este real decreto y, en concreto, el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

38. Entrada en vigor

El 2 de abril de 2021. Por tanto ya está en vigor. Esta vez solo ha costado 3 días.

39. Valoración personal

El Real Decreto 203/2021 aparece después de tres prórrogas y una pandemia. Es la segunda norma general (no sectorial, como el ENS, el ENI o las NTI) sobre administración electrónica. Recordemos que la primera fue el ahora derogado Real Decreto 1671/2009, es decir, una buena norma pero ya con 12 años de antigüedad que, en este contexto, se nos antojaba prehistórica. El nuevo Reglamento estaba llamado a actualizar este régimen jurídico, pero está dedicado demasiado fríamente al desarrollo del procedimiento electrónico y las relaciones electrónicas en el ámbito jurídico administrativo. Este Real Decreto, que literalmente desarrolla las leyes 39 y 40 en materia de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, se erige de este modo en la culminación de una carrera normativa iniciada tímidamente en el año 2003 (Ley de firma electrónica, Ley general tributaria, Ley del patrimonio de las AAPP) y confirmada en 2007 (Ley de contratos y, sobre todo, Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos). Como culminación de esta trayectoria, y en un escenario postpandémico donde el mundo entero se ha vuelto en un lugar mucho más telemático, el Reglamento resulta decepcionante. Parece que renuncia a un enfoque práctico que permitiría recoger la ya numerosa casuística que viene presentando la tramitación electrónica en los últimos años, especialmente en el último, pudiendo haber marcado de este modo un punto de inflexión que uniese el pasado con el futuro, en un año tan importante como este.

Es por ello que nos sumamos a las opiniones que hablan de “oportunidad perdida”. Por un lado, porque el legislador debe aspirar a la calidad normativa, y en este Reglamento se percibe la desgana y el temor a la tecnología a partes iguales. En efecto, se deduce fácilmente por el tenor literal de algunas frases que el objetivo era cubrir el expediente, literalmente, muchas veces repitiendo y no desarrollando preceptos de dos leyes, la 39 y 40, que fueron redactadas hace ya seis años, y que en 2021 merecían un desarrollo reglamentario más experto y más práctico, influido por esa casuística. Por otro, nos sentimos especialmente alineados con Matilde Castellanos, quien afirma, cargada de razones objetivas, que la nueva norma tiene un claro “apego burocrático”, afirmación que deriva de aspectos claramente heredados de la etapa anterior, y que no tenía por qué reproducir el nuevo Reglamento, como la alergia a la gestión del dato, la timidez con la que se trata la actuación administrativa automatizada, o la patada hacia adelante en cuestiones de presente, ya no de futuro, como blockchain o la inteligencia artificial (lea aquí “El Reglamento de Administración Electrónica : larga vida a la burocracia digital“, blog enREDando).

De forma concreta, en cuanto a la actuación automatizada, sinceramente, es mi gran decepción. La nueva regulación podía haber roto definitivamente una lanza a favor de la actuación automatizada, como prima hermana que es de los principios de economía, eficacia y eficiencia. Se percibe quizá una cierta presión sindical ante la interpretación, completamente errónea, de que la automatización atenta contra el empleo público (lo cual no es cierto en absoluto, sino que simplemente impulsa la especialización de algunos puestos y una cierta adaptación por parte de todos). Sea como fuere, como ya dijimos en la primera parte de este análisis que hoy concluimos, el art. 13 de la primera versión del anteproyecto de Reglamento era mucho más contundente en tanto que indicaba claramente que debemos automatizar todo lo que se pueda automatizar.

Por último, la técnica legislativa absolutamente egocentrista que practica la AGE desde hace ya bastantes años, empieza a ser asfixiante. A los Ayuntamientos nos queda, al menos, la potestad reglamentaria local. Pero es triste que tengamos que reproducir en ella algunos preceptos no básicos de las normas estatales si es que queremos unificar el procedimiento administrativo en todas las entidades públicas (y parece que no siempre queremos, la verdad). Me gustaba más la idea de “administración única” que lanzó en su momento nada menos que la Ley 30/92. Al fin y al cabo “administración única” equivale a interoperabilidad. Y viceversa.

NOTA. El presente trabajo supone un esfuerzo intelectual y personal, cuya única finalidad es la de arrojar luz sobre un tema en el que tenemos experiencia y que en el momento actual entendemos que puede abrumar a muchas personas, a quienes tratamos de ayudar. Por otra parte, este estudio, al igual que todas las entradas de este blog, tiene un autor, en este caso un servidor, que aunque publica de forma gratuita no por ello debe ni merece ser plagiado. Las condiciones de reproducción, difusión y cita están especificadas aquí mismo y en el aviso legal que aparece al pie de todas las entradas.

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Anexo. Glosario de administración electrónica

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Si quieren profundizar, encontrarán un Glosario mucho más amplio en nuestro Diccionario de administración electrónica

Remata la norma un Anexo que incorpora algunas Definiciones sobre administración electrónica. A saber:

  • Aplicación de fuentes abiertas: Aquella que se distribuye con una licencia que permite la libertad de ejecutarla, de conocer el código fuente, de modificarla o mejorarla y de redistribuir copias a otros usuarios.
  • Archivo electrónico único de cada Administración: Conjunto de infraestructuras, sistemas y servicios que sustente la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos o actuaciones correspondientes.
  • Autenticación: Procedimiento de reconocimiento de la identidad de un usuario.
  • Autenticidad: Propiedad o característica consistente en que una entidad es quien dice ser o bien que garantiza la fuente de la que proceden los datos.
  • Canal: Estructura o medio de difusión de los contenidos y servicios; incluyendo el canal presencial, el telefónico y el electrónico, así como otros que existan en la actualidad o puedan existir en el futuro (dispositivos móviles, etc.).
  • Certificado electrónico: Documento emitido y firmado por la Autoridad de Certificación que identifica una clave pública con su propietario. Cada certificado está identificado por un número de serie único y tiene un periodo de validez que está incluido en el certificado.
  • Certificado cualificado: Un certificado de firma electrónica que ha sido expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza y que cumple los requisitos establecidos en el anexo I del Reglamento UE 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones, electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE. 
  • Certificado cualificado de sello electrónico: certificado de sello electrónico que ha sido expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza y que cumple los requisitos establecidos en el anexo III del Reglamento UE 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones, electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE.
  • Código malicioso: Tipo de software de carácter dañino que crea o aprovecha vulnerabilidades en dispositivos, sistemas y archivos informáticos que permiten el acceso remoto no autorizado, la generación de puertas traseras, el robo o exfiltración de datos, la destrucción de información, u otras acciones perjudiciales.
  • Código Seguro de Verificación (CSV): Código que identifica a un documento electrónico y cuya finalidad es garantizar el origen e integridad de los documentos mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente; el carácter único del código generado para cada documento; su vinculación con el documento generado y con el firmante, de forma que cualquier modificación del documento generado dará lugar a un nuevo documento con un código seguro de verificación diferente; la posibilidad de verificar el documento en la sede electrónica como mínimo por el tiempo que se establezca en la resolución que autorice la aplicación de este procedimiento; así como un acceso al documento restringido a quien disponga del código seguro de verificación.
  • Confidencialidad: Propiedad o característica consistente en que la información ni se pone a disposición, ni se revela a individuos, entidades o procesos no autorizados.
  • Copia auténtica: Aquella copia realizada, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido. Tendrán la misma validez y eficacia que el documento original.
  • Copia autorizada electrónica: documento notarial electrónico generado por el notario que autorizó la escritura, con el mismo valor y efectos que la copia en papel y al cual se le atribuye también valor de documento público.
  • Digitalización: Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
  • Dirección electrónica: Identificador de un equipo o sistema electrónico desde el que se provee de información o servicios en una red de comunicaciones.
  • Directorio de aplicaciones reutilizables: instrumento que contiene la relación de aplicaciones para su libre reutilización, incluyendo, al menos, los datos descriptivos relativos a nombre de la aplicación, breve descripción de sus funcionalidades, uso y características, licencia, principales estándares abiertos aplicados, y estado de desarrollo.
  • Disponibilidad: Propiedad o característica de los activos consistente en que las entidades o procesos autorizados tienen acceso a los mismos cuando lo requieren.
  • Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
  • Especificación técnica: Según el Reglamento nº 1025/2012, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre normalización europea, documento en el que se prescriben los requisitos técnicos que debe reunir un producto, proceso, servicio o sistema y que establece uno o más de los aspectos siguientes:
    • las características que debe tener un producto, como los niveles de calidad, rendimiento, interoperabilidad, protección del medio ambiente, salud y seguridad y sus dimensiones, así como los requisitos aplicables al producto en lo que respecta a la denominación con la que se vende, la terminología, los símbolos, los ensayos y los métodos de ensayo, el embalaje, el marcado o el etiquetado y los procedimientos de evaluación de la conformidad;
    • los métodos y procedimientos de producción de los productos agrícolas, definidos en el artículo 38, apartado 1, del TFUE, de los productos destinados a la alimentación humana y animal y de los medicamentos, así como los métodos y procedimientos de producción relacionados con los demás productos, en caso de que estos influyan en sus características;
    • las características que debe tener un servicio, como los niveles de calidad, rendimiento, interoperabilidad, protección del medio ambiente, salud o seguridad, así como los requisitos aplicables al proveedor en lo que respecta a la información que debe facilitarse al destinatario, tal como se especifica en el artículo 22, apartados 1 a 3, de la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 12 de diciembre de 2006 relativa a los servicios en el mercado interior.
    • los métodos y los criterios para evaluar el rendimiento de los productos de construcción, tal como se definen en el artículo 2, punto 1, del Reglamento (UE) n o 305/2011 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 9 de marzo de 2011, por el que se establecen condiciones armonizadas para la comercialización de productos de construcción, en relación con sus características esenciales.
  • Esquema Nacional de Interoperabilidad: Instrumento que comprende el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.
  • Esquema Nacional de Seguridad: Instrumento que tiene por objeto establecer la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos en el ámbito de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y está constituido por los principios básicos y requisitos mínimos que garanticen adecuadamente la seguridad de la información tratada.
  • Expediente administrativo: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Como anécdota, referir que por algún motivo que podemos intuir “ha caído” todo un párrafo de esta definición en relación a las primeras versiones del proyecto de Reglamento. Dicho párrafo rezaba: “Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.”
  • Firma electrónica: Los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.
  • Firma electrónica avanzada: La firma electrónica que cumple los requisitos contemplados en el artículo 26 del Reglamento eIDAS.
  • Firma electrónica cualificada: Una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.
  • Formato de documento: Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. Se corresponde habitualmente con una especificación técnica.
  • Identificación: Procedimiento para reconocer de forma única la identidad de un sujeto que culmina tras un registro previo con la asignación de un elemento identificador singular en formato electrónico que representa de forma única a una persona física o jurídica o a una persona física que representa a una persona jurídica para interacción en el entorno digital.
  • Infraestructura o servicio común: Capacidad organizativa y técnica que satisface necesidades comunes de las personas usuarias en diversos ámbitos de la Administración, junto con su gobernanza operativa de apoyo, que pueden tener carácter horizontal o sectorial, con diversos modos de provisión, como servicio o como producto, o integración a modo de plataforma, que facilitan la interoperabilidad, la seguridad, las economías de escala, la racionalización y la simplificación de la actuación administrativa.
  • Integridad: Propiedad o característica consistente en que el activo de información no ha sido alterado de manera no autorizada.
  • Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que estos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información entre ellos.
  • Licenciamiento: Condiciones aplicables a la reutilización de cualquier tipo de material en formato electrónico que pueda ser empleado de forma recurrente.
  • Marca de tiempo: La asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico.
  • Metadato: Dato que define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos según su aplicación.
  • Metadato de gestión de documentos: Información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
  • Nodo de interoperabilidad: Entidad que presta servicios de interconexión técnica, organizativa y jurídica entre sistemas de información para un conjunto de Administraciones Públicas bajo las condiciones que estas fijen.
  • Política de firma electrónica: Conjunto de directrices y normas técnicas aplicables a la utilización de certificados y firma electrónica dentro de su ámbito de aplicación.
  • Política de gestión de documentos electrónicos: Orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.
  • Portal de internet de una Administración Pública: Se entiende por portal de internet el punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponda a una Administración Pública, organismo público o entidad de derecho público que permite el acceso a través de internet a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente.
  • Prestador de Servicios de Confianza: Persona física o jurídica que presta uno o más servicios de confianza, bien como prestador cualificado o como prestador no cualificado de servicios de confianza, según lo previsto en el Reglamento eIDAS.
  • Punto de Acceso General: Portal de internet que facilita el acceso a los servicios, trámites e información de los órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes de la Administración Pública correspondiente y aglutina o conduce a las sedes electrónicas asociadas de sus órganos y las sedes electrónicas de sus organismos públicos y entidades de derecho público.
  • Sello electrónico: Datos en formato electrónico anejos a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad de estos últimos.
  • Sello electrónico avanzado: Sello electrónico que cumple los siguientes requisitos: 1) estar vinculado al creador del sello de manera única; 2) permitir la identificación del creador del sello; 3) haber sido creado utilizando datos de creación del sello electrónico que el creador del sello puede utilizar para la creación de un sello electrónico, con un alto nivel de confianza, bajo su control, y 4) estar vinculado con los datos a que se refiere de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
  • Sello electrónico cualificado: Sello electrónico avanzado que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de sellos electrónicos y que se basa en un certificado cualificado de sello electrónico.
  • Sede electrónica: Dirección electrónica, disponible para la ciudadanía a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, o bien a uno o varios organismos públicos o entidades de derecho público en el ejercicio de sus competencias.
  • Sede electrónica asociada: Sede electrónica disponible para la ciudadanía a través de redes de telecomunicaciones que se crea por razones organizativas o técnicas vinculada a la sede electrónica de una Administración Pública o a la sede electrónica de un organismo público o entidad de derecho público.
  • Sello de tiempo: Asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento.
  • Sistema de Interconexión de Registros: Infraestructura básica que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre las Administraciones Públicas.
  • Trazabilidad: Posibilidad de identificar el origen de un documento en las distintas fases de su producción, pudiendo determinar en qué fase y por quién se han producido, en su caso, las modificaciones del documento original.

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