Supresión de trámites e interoperabilidad… ¡Por fin!? Posible impacto del Reglamento sobre los documentos públicos (ya en vigor)

Buenas noticias para la interoperabilidad. Por un lado se acaba de conocer el dato de que la Plataforma de Intermediación de Datos supera los 80 millones de transmisiones en 2018. Por otro, ya está en vigor (nada de excusas) el Reglamento sobre los documentos públicos [Reglamento (UE) 2016/1191], que se adoptó el 6 de julio de 2016 y se aplica en todos los países de la UE desde el pasado sábado (16 de febrero de 2019), el cual simplifica enormemente la circulación de determinados documentos públicos.

firma de cervantes
Firma manuscrita del gran Cervantes, un genio. Hoy en día la firma debe ser electrónica e interoperable (art. 45.2 LRJ y NTI).

Bien, no cantemos victoria. Seguramente no es un “por fin” pero cada vez estamos más cerca. Ante todo cabe identificar las debilidades del sistema. Como dijimos en ¿Por qué no hay interoperabilidad?: “Difícilmente vamos a poder dar un buen servicio electrónico a los ciudadanos y usuarios si aún no hemos conseguido que las relaciones interadministrativas sean electrónicas e interoperables”. Y a continuación nos preguntábamos explicamos si han llevado a cabo los necesarios procesos de simplificación, automatización, acceso electrónico e integración de las bases de datos. A los que podríamos añadir los de  interoperabilidad de la firma electrónicahomologación de sistemas y estandarización de documentos. Dichas preguntas arrojaban las siguientes respuestas provisionales:

  • ¿Se ha simplificado? No, porque, como hemos dicho, entre Administraciones nos seguimos exigiendo documentos e información de la cual ya disponemos o podemos disponer, o incluso que no necesitamos. Después de todo, como bien señala Fermín Cerezo, el mejor trámite no es ni el presencial ni el electrónico, sino el que se elimina. “La perfección no se alcanza cuando no hay nada más que añadir, sino cuando nohay nada más que quitar” Antoine de Saint-Exupéry. Y evidentemente, para los casos en los que no queda más remedio que remitir información, dicha información se soportará sobre un formato electrónico y la remisión, también de ser necesaria porque lo lógico sería facilitar el acceso, se hará por medios electrónicos ¿Alguna duda de que hay que simplificar y, en su caso, utilizar el formato electrónico? Será que no lo deja claro la LPAC (y el sentido común) en tantísimas ocasiones. En cuanto a la necesidad de que las relaciones interadministrativas sean electrónicas lo dice, negro sobre blanco, la Ley de Régimen Jurídico: “Las Administraciones Públicas se relacionarán entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes a través de medios electrónicos, que aseguren la interoperabilidad y seguridad de los sistemas y soluciones adoptadas por cada una de ellas, garantizarán la protección de los datos de carácter personal, y facilitarán preferentemente la prestación conjunta de servicios a los interesados” (art. 3.2 LRJ).
  • ¿Se ha automatizado? No, porque se sigue “tramitando” con la lógica del papel, y a lo sumo (y en el mejor de los casos) se han sustituido las actuaciones humanas de manejo de papel por las actuaciones humanas de introducción de datos en plataformas. Pero la actuación administrativa tiene que ser, en la medida de lo posible, automatizada. Muy descriptivo, en esta línea, el art. 9 del borrador de Reglamento de desarrollo de las leyes de procedimento y régimen jurídico -Texto del proyecto Abre nueva ventana(PDF, aprox. 370 KB); MAINAbre nueva ventana (PDF, aprox.968 KB)-, en el sentido de que se debe automatizar todo lo que se pueda automatizar:6FF1A408-60BA-4300-806B-D661280E015D
  • ¿Se han sustituido los envíos por los accesos (electrónicos)? Evidentemente no, y eso que no puede decirlo más claro la Ley de Régimen Jurídico: “De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo (entiéndase en este momento la referencia efectuada a la LOPDGDD)cada Administración deberá facilitar el acceso de las restantes Administraciones Públicas a los datos relativos a los interesados que obren en su poder, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a dichos datos con las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad. La disponibilidad de tales datos estará limitada estrictamente a aquellos que son requeridos a los interesados por las restantes Administraciones para la tramitación y resolución de los procedimientos y actuaciones de su competencia, de acuerdo con la normativa reguladora de los mismos” (art. 155.1 y 2 LRJ).

  • ¿Se han integrado las bases de datos? No, porque sobre todo los Ayuntamientos tenemos que seguir enviando la misma información a distintas AAPP “superiores” y distintos órganos de control externo y de registro, picando los datos cada vez, entrando en cada plataforma e intentando entenderla. ¿Por qué enviarle a la Conselleria de Hacienda los mismos datos que ya le envié al Ministerio de Hacienda? Evidentemente porque no son interoperables. Aunque en realidad, si tuviéramos habilitados los accesos, no tendríamos que enviar la información a ninguno de los dos, porque la información ahí está. ¿Cobertura legal? Aquí: “La Administración General del Estado, las Administraciones Autonómicas y las Entidades Locales, adoptarán las medidas necesarias e incorporarán en sus respectivos ámbitos las tecnologías precisas para posibilitar la interconexión de sus redes con el fin de crear una red de comunicaciones que interconecte los sistemas de información de las Administraciones Públicas y permita el intercambio de información y servicios entre las mismas, así como la interconexión con las redes de las instituciones de la Unión Europea y de otros Estados Miembros” (art. 155.3 LRJ).

Y ahora las buenas noticias, que hacen pensar que pudieran invertirse estas (malas) tendencias:

En cuanto al citado Reglamento sobre los documentos públicos [Reglamento (UE) 2016/1191], en efecto tiene fecha de 6 de julio de 2016 pero se aplica en todos los países de la UE desde el pasado 16 de febrero de 2019 (como adelantamos aquí). Se trata una norma que, al menos de momento, había pasado desapercibida, pero su importancia es extraordinaria (sobre todo para los que nos dedicamos a los procesos administrativos), ya que simplifica enormemente la circulación de determinados documentos públicos, suprimiendo trámites, estableciendo medidas para garantizar la autenticidad (a través del IMI), y creando una especie de espacio europeo único documental basado en la libre circulación de documentos públicos y certificados en el ámbito de la UE, siendo válidos los expedidos por las instituciones públicas de un estado miembro cuando son presentados en el resto.

Los siguientes párrafos han sido extraídos del citado documento desde la fuente (el subrayado es nuestro): Portal Europeo de e-Justicia

A menudo, los ciudadanos que residen en un país de la UE distinto del suyo tienen que presentar un documento público a las autoridades de su país de residencia, por ejemplo una partida de nacimiento para contraer matrimonio, o un certificado de antecedentes penales para obtener un empleo.

El Reglamento sobre los documentos públicos (Reglamento (UE) 2016/1191), que se aplica desde el 16 de febrero de 2019, tiene por objeto reducir la burocracia y los costes para los ciudadanos que necesitan presentar en un país de la UE un documento público expedido en otro país de la UE.

Antes de la adopción del Reglamento, los ciudadanos que tenían que presentar un documento público en otro país de la UE debían obtener un sello de autenticidad (la llamada «apostilla») para demostrar su autenticidad. A menudo, los ciudadanos estaban asimismo obligados a presentar una copia certificada y una traducción de su documento público.

El nuevo Reglamento pone fin a una serie de procedimientos burocráticos:

  • los documentos públicos (por ejemplo, una partida de nacimiento, un acta de matrimonio o una resolución judicial) y sus copias certificadas expedidas por las autoridades de un país de la UE deben ser aceptados como auténticos por las autoridades de otro país de la UE sin necesidad de un sello de autenticidad (la apostilla);
  • el Reglamento suprime la obligación que se imponía a los ciudadanos de facilitar al mismo tiempo el original del documento público y una copia certificada; cuando un país de la UE permite la presentación de una copia certificada de un documento público en lugar del original, las autoridades de dicho país deben aceptar una copia certificada del mismo en el país de la UE en el que se haya expedido el documento público;
  • el Reglamento suprime la obligación que se imponía a los ciudadanos de facilitar una traducción de los documentos públicos; si el documento público no está redactado en una de las lenguas oficiales del país de la UE que solicita el documento, los ciudadanos pueden solicitar a las autoridades un impreso estándar multilingüe, disponible en todas las lenguas de la UE; este impreso puede adjuntarse a su documento público para soslayar los requisitos de traducción; cuando un ciudadano presenta un documento público junto con un impreso estándar multilingüe, la autoridad receptora solo podrá exigir una traducción del documento público en circunstancias excepcionales; dado que no todos los impresos estándar multilingües se expiden en todos los países de la UE, los ciudadanos pueden comprobar aquí qué formularios se expiden en su país de la UE;
  • si las autoridades del país de la UE receptor exigen una traducción certificada del documento público presentado por el ciudadano, deben aceptar una traducción certificada hecha en cualquier país de la UE.

El Reglamento introduce también salvaguardias contra los documentos públicos fraudulentos: si la autoridad receptora tiene dudas fundadas sobre la autenticidad de un documento público que le haya sido presentado, podrá comprobar su autenticidad ante la autoridad de expedición en el otro país de la UE a través de la actual plataforma informática, el Sistema de Información del Mercado Interior (IMI).

El Reglamento aborda la autenticidad de los documentos públicos, pero no el reconocimiento de sus efectos jurídicos en otro país de la UE. El reconocimiento de los efectos jurídicos de un documento público sigue estando regulado por la legislación nacional del país de la UE en el que el ciudadano presenta el documento. No obstante, al aplicar su legislación nacional, los países de la UE deben respetar el Derecho de la Unión, incluida la jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, sobre la libre circulación de los ciudadanos dentro de la Unión Europea.

Se entiende por «documentos públicos» los documentos expedidos por una autoridad pública, como:

  • los documentos dimanantes de un órgano jurisdiccional o de un funcionario vinculado a un órgano jurisdiccional;
  • los documentos administrativos;
  • las actas notariales;
  • las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados;
  • los documentos diplomáticos y consulares.

El Reglamento regula los documentos públicos expedidos en los ámbitos siguientes:

  • el nacimiento;
  • el hecho de que una persona está viva;
  • la defunción;
  • el nombre;
  • el matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil);
  • el divorcio, la separación judicial o la anulación del matrimonio;
  • la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para registrarse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada);
  • la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada;
  • la filiación;
  • la adopción;
  • el domicilio o la residencia;
  • la nacionalidad;
  • la ausencia de antecedentes penales;
  • el derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones municipales y en las elecciones al Parlamento Europeo.

Los impresos estándar multilingües que deben adjuntarse como ayudas a la traducción a los documentos públicos pueden solicitarse en los siguientes ámbitos:

  • el nacimiento;
  • el hecho de que una persona está viva;
  • la defunción;
  • el matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil);
  • la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para registrarse como miembro de una unión de hecho registrada y la condición de miembro de una unión de hecho registrada);
  • el domicilio o la residencia;
  • la ausencia de antecedentes penales.

Impresos estándar multilingües

Pulse aquí para ver los impresos estándar multilingües expedidos por las autoridades de cada país de la UE.

Información comunicada por los países de la UE (de conformidad con el artículo 24 del Reglamento)

Pulse aquí para ver la información facilitada por los países de la UE sobre la aplicación del Reglamento, en particular:

  • en qué lengua o lenguas puede presentarse un documento público;
  • la lista de los documentos públicos a los que puede adjuntarse un formulario estándar multilingüe;
  • una lista de traductores certificados;
  • las autoridades que pueden hacer copias certificadas;
  • las características de las traducciones certificadas y las copias certificadas.

Repositorio de documentos públicos

Pulse aquí para ver ejemplos de documentos públicos expedidos en cada país de la UE.

burocracia-1En definitiva, son buenas noticias en favor de la simplificación burocrática y la interoperabilidad, y podría ser, llámenme optimista, que cada vez queden más lejos situaciones como las que dieron lugar a este circo del cual, desgraciadamente, tuvimos que dar cuenta: “Dando fe de un despropósito administrativo”. ¿Por qué aún estamos lejos de “ser electrónicos”? Bien, ante todo porque lo realmente importante no es tanto cumplir esa literalidad de ser electrónicos como simplemente funcionar bien, de forma eficiente, ágil, legal y transparente. La interoperabilidad es crucial, y aunque progresamos adecuadamente el problema radica en que la característica conceptual de la interoperabilidad es que, o somos todos interoperables, o no lo es ninguno. Han pasado muchos años desde aquella buena idea inspiradora de la Ley 30/92 de la “Administración única”, pero ahora debe serlo sí o sí. La calidad del servicio público está en juego. No vemos problemas de cobertura legal, ni de tecnología ni de medios (salvo en los pequeños Ayuntamientos). El único problema es que nos falta creer en esto. Cambiemos de una vez el chip. Comencemos a aplicar el citado Reglamento sobre los documentos públicos, ya que permite la libre circulación de documentos públicos en el ámbito europeo, y en consecuencia seguir reduciendo la burocracia y las cargas administrativas a los ciudadanos (al igual que en su momento la Ley 11/2007, y ahora las leyes 39 y 40 de 2015).

Y todo ello por cumplir la Ley, sí, pero sobre todo por ofrecer un mejor servicio público. No es profesional ni ético hacer las cosas mal pudiéndolas hacer bien, aunque requiera un esfuerzo. Para eso estamos.

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Para saber más: 

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