Guía sobre la práctica de la notificación electrónica por parte de las AAPP

La actual regulación de las notificaciones administrativas viene contenida en los arts. 40 y ss de la LPA, si bien nos hallamos ante una institución esencial en la praxis administrativa que requiere de una Guía jurídico práctica que contemple tanto la casuística como la interpretación doctrinal de dichos preceptos.

1.- ¿Qué es una notificación electrónica? La notificación electrónica o telemática (llamada así indistintamente, si bien estas dos palabras no son exactamente sinónimas) se puede definir como aquella efectuada por medios electrónicos y que pone fin a un procedimiento electrónico, bien porque el interesado está obligado a ello, bien porque así lo haya manifestado expresamente un interesado que no esté obligado por Ley o Reglamento a comunicarse con la Administración por medios electrónicos.

2.- ¿En qué consiste la notificación electrónica mediante Dirección electrónica habilitada (DEH)? Es uno de los medios para las notificaciones electrónicas (véase el art. 43.1 de la LPA y los arts. 35.2 y 38 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la LAESP). Actualmente es un servicio que proporciona la AGE -muy utilizado en el ámbito tributario-, para los ciudadanos y empresas que lo soliciten. Se trata de un servicio que proporciona a cada ciudadano o empresa un buzón seguro asociado a dicha DEH, en la cual pueden recibir las comunicaciones y notificaciones administrativas. Un ciudadano puede obtener su DEH y buzón gratuitamente, con sólo solicitarlo, pudiendo recoger cómodamente sus notificaciones en su DEH, a través de Internet, a cualquier hora desde cualquier lugar. Al buzón se accede previa identificación electrónica, por lo que sólo el destinatario puede leer el envío. Correos verifica la identidad del emisor, la existencia de la dirección electrónica y pone la notificación en el buzón del destinatario. Cada vez que una notificación se pone a disposición, se remite un aviso por correo electrónico. El ciudadano puede acceder a su buzón identificándose con su Certificado digital o DNI-e. En este buzón solamente recibirá las notificaciones relacionadas con los organismos y procedimientos que haya seleccionado previamente (excepto la recepción obligatoria para las empresas). Según el 38 del Real Decreto 1671/2009, el sistema de DEH debe: a. Acreditar la fecha y hora en que se produce la puesta a disposición del interesado del acto objeto de notificación; b. Posibilitar el acceso permanente de los interesados a la dirección electrónica correspondiente, a través de una sede electrónica o de cualquier otro modo; c. Acreditar la fecha y hora de acceso a su contenido; d. Poseer mecanismos de autenticación para garantizar la exclusividad de su uso y la identidad del usuario.

Comparecencia electrónica
Comparecencia electrónica

3.- ¿Puede un interesado que ha elegido expresamente ser notificado por medios electrónicos cambiar de opinión? Los interesados que no estén obligados a recibir notificaciones electrónicas, podrán decidir y comunicar en cualquier momento a la Administración Pública, mediante los modelos normalizados que se establezcan al efecto, que las notificaciones sucesivas se practiquen o dejen de practicarse por medios electrónicos (art. 41.1.4 LPA).

4.- ¿En qué consiste la notificación por comparecencia electrónica? La notificación por comparecencia electrónica consiste en el acceso por el interesado, debidamente identificado, al contenido de la actuación administrativa correspondiente a través de la sede electrónica o portal de acceso (art. 43 LPA). Para que la comparecencia electrónica produzca los efectos de notificación, se requerirá que reúna las siguientes condiciones (art. 40.2 del citado Real Decreto que desarrolló la LAESP):

  • a. Con carácter previo al acceso a su contenido, el interesado deberá visualizar un aviso del carácter de notificación de la actuación administrativa que tendrá dicho acceso.
  • b. El sistema de información correspondiente dejará constancia de dicho acceso con indicación de fecha y hora.

5.- ¿Puede practicarse la notificación por medio de correo electrónico? ¿Y por SMS? No cabe confundir notificación electrónica con aviso electrónico de notificación. Según el art. 43.1.1 LPA, “Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante, a través de la dirección electrónica habilitada única o mediante ambos sistemas, según disponga cada Administración u Organismo”. La LAESP y su Reglamento de desarrollo sí se referían al correo electrónico con acuse de recibo pero desaparece esta mención. Con lo cual, sin perjuicio del régimen transitorio (ver disposición derogatoria de la LPA), desaparece la posibilidad de utilizar el Correo electrónico con acuse de recibo, e incluso otros sistemas, en tanto en cuanto el art. 43 LPA únicamente se refiere a dos, y de manera taxativa. El correo electrónico y el SMS no son en consecuencia medios válidos de notificación a partir de la LPA, pero encajan claramente en el concepto de aviso complementario (a la notificación).

6.- ¿Es obligatorio realizar el aviso electrónico cuando se realiza una notificación en papel? Con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios electrónicos, las Administraciones Públicas enviarán un aviso al dispositivo electrónico y/o a la dirección de correo electrónico del interesado que éste haya comunicado, informándole de la puesta a disposición de una notificación en la sede electrónica de la Administración u Organismo correspondiente o en la dirección electrónica habilitada única. La falta de práctica de este aviso no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida (art. 41.7 LPA). Además se creará un punto centralizado de datos de contacto de ciudadanos y empresas para garantizar la correcta realización del envío del aviso de la puesta a disposición de una notificación electrónica al dispositivo electrónico y/o a la dirección de correo electrónico del interesado (ver cuestión número 12).

7.- En el caso de procedimientos iniciados de oficio, ¿pueden utilizarse medios electrónicos para notificar a personas no obligadas a relacionarse con la Administración por medios electrónicos? Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de practicar electrónicamente las notificaciones para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios (art. 41.1.6 LPA). Más dudoso sin esta cobertura reglamentaria, pero entendemos que excepcionalmente sí, salvo en los casos del art. 41.2 LPA. Recordemos que “las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos” y se puede invocar esa preferencia para sugerirlo, e incluso imponerlo, en algunos casos, normalmente. Por supuesto un sujeto “no obligado” puede elegir el medio electrónico, pero entendemos que incluso podría serle impuesto en casos como decimos excepcionales, y por supuesto garantizando (y facilitando) su recepción. Del mismo modo podría imponerse a una persona física la utilización de la firma electrónica, por ejemplo, si debe firmar un convenio, documento electrónico, en el que todas las otras partes son personas jurídicas y otros sujetos obligados (y con la debida asistencia técnica).

8.- Visto que el aviso es obligatorio, ¿la falta de práctica del aviso de notificación electrónica impide que la notificación sea considerada plenamente válida? El aviso debe hacerse, pero el art. 41.6 LPA (“La falta de práctica de este aviso no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida”) tiene sentido porque debemos recordar que el aviso es un complemente de la notificación, no la notificación. Sería contrario a la lógica y al principio de seguridad jurídica considerar que no se ha practicado la notificación porque no se ha practicado el aviso, ya que este tiene un carácter más práctico y funcional que jurídico.

9.- ¿Cómo se acredita la puesta a disposición de la notificación electrónica por comparecencia en Sede Electrónica? Según el art. 41.1.3 LPA “Con independencia del medio utilizado, las notificaciones serán válidas siempre que permitan tener constancia de su envío o puesta a disposición, de la recepción o acceso por el interesado o su representante, de sus fechas y horas, del contenido íntegro, y de la identidad fidedigna del remitente y destinatario de la misma. La acreditación de la notificación efectuada se incorporará al expediente”. La puesta a disposición es una especie de publicación en un espacio restringido que la ley llama Sede Electrónica o Punto de Acceso General pero puede denominarse “carpeta ciudadana”. El interesado entra en la misma identificándose y accede al contenido de la notificación. Todo queda registrado por estampados de tiempo (la publicación del documento y el acceso).

notificación electrónica

10.- En relación a la notificación infructuosa, ¿sería conveniente enviar el aviso por eMail o SMS? El art. 44 simplemente señala: “Cuando los interesados en un procedimiento sean desconocidos, se ignore el lugar de la notificación o bien, intentada ésta, no se hubiese podido practicar, la notificación se hará por medio de un anuncio publicado en el «Boletín Oficial del Estado». Obviamente, si, aunque no conozcamos el lugar de notificación disponemos del correo o el mail del interesado, es muy conveniente intentarlo por esa vía, en cuyo caso practicaríamos una especie de “aviso sin notificación”, por lo que la notificación legalmente practicada sería la suma de acciones de la publicación en el BOE más el aviso. Podría ser eficaz si finalmente cumple su cometido.

11.- ¿En qué boletín electrónico se publican las notificaciones rechazadas? Véase “¿Las notificaciones electrónicas “rechazadas” se deben publicar en el BOE?”

12.- ¿Qué es el Punto Único de Notificaciones? (PUN) En la reunión de 21 de junio de 2017 de la Comisión Sectorial de Administración Electrónica, con respecto a Notificaciones y Comunicaciones Electrónicas se aprobaron los siguientes acuerdos:

  1. Crear un Punto Único de Notificaciones para todas las Administraciones Públicas de forma similar al Punto General de Entrada de Facturas electrónicas (FACe). Dicho punto será proporcionado por el Ministerio de Hacienda y Función Pública. Cada Comunidad Autónoma y Entidad Local asume la obligación de disponer de un punto único propio que concentre todas las notificaciones que se produzcan dentro de su sector público, de cara a facilitar el intercambio de información con el Punto Único de Notificaciones. El objetivo de esta medida es concentrar el acceso a las notificaciones en un solo punto.
  2. Disponer de un punto centralizado de datos de contacto de ciudadanos y empresas para garantizar la correcta realización del envío del aviso de la puesta a disposición de una notificación electrónica al dispositivo electrónico y/o a la dirección de correo electrónico del interesado. Este punto centralizado debiera estar disponible de forma federada para que el ciudadano pueda revisar los datos de contacto que obran en poder de las Administraciones Públicas y para que pueda asegurarse de la eficacia de las notificaciones que realicen las Administraciones Públicas.

13.- Comunicaciones electrónicas a/entre AAPP. En la misma citada reunión de la Comisión Sectorial también se acuerda establecer los siguientes criterios comunes para las relaciones electrónicas entre las Administraciones Públicas:

  • En el caso de notificaciones a las Administraciones Públicas, acudir al Punto Único de Notificaciones señalado en el primer punto de este acuerdo La forma de integrarse con ese Punto seria a través de servicios web. Aquellas Administraciones Públicas que dispongan de sus sistemas propios de notificaciones construirían sus servicios web y las que hagan uso de los servicios de Notific@ no tendrían necesidad de hacerlo porque este sistema se integraría con ese Punto Único.
  •  En el caso de comunicaciones electrónicas entre Administraciones seguir las siguientes pautas:
    • Las comunicaciones intra administrativas que requieren registro electrónico de entrada en virtud de lo establecido en el artículo 16.1 de la Ley 39/2015 podrán realizarse por el Sistema de Interconexión de Registros (SIR)
    • Las comunicaciones interadministrativas derivadas del artículo 155 de la Ley 40/2015 podrán realizarse por las plataformas de intermediación o sistema equivalente de acuerdo a lo contemplado en el artículo 28 de la Ley 39/2015.
    • Las comunicaciones interadministrativas derivadas del artículo 44  de la Ley 40/2015 se sujetaran a lo establecido por las Administraciones Públicas mediante convenio.
    • El resto de comunicaciones interadministrativas que requieren registrar la entrada por el artículo 16.1 podrían utilizarse SIR.

Para consultar las notificaciones pendientes y comparecer a las mismas por parte de una Administración Pública no debe ser necesario utilizar un certificado de persona física representante de persona jurídica. Para posibilitar la automatización, debería admitirse el sello electrónico reconocido o cualificado. Por lo demás véaseRelaciones electrónicas entre Administraciones Públicas”

14.- Notificaciones y comunicaciones electrónicas en los procedimientos de contratación. Pronto verá la luz la nueva Ley de contratos, la cual contempla específicamente la cuestión en el siguiente precepto: DISPOSICIÓN ADICIONAL DECIMOQUINTA (del aún PROYECTO DE LEY DE CONTRATOS DEL SECTOR PÚBLICO, POR LA QUE SE TRANSPONEN AL ORDENAMIENTO JURÍDICO ESPAÑOL LAS DIRECTIVAS DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO, 2014/23/UE Y 2014/24/UE, DE 26 DE FEBRERO DE 2014):

Normas relativas a los medios de comunicación utilizables en los procedimientos regulados en esta Ley [DA 15ª TRLCSP] [Artículo 22 y Considerandos (52) a (58) DN y artículos 29,33 y 34 DC] 1. Las notificaciones electrónicas a las que se refiere la presente Ley se podrán realizar mediante dirección electrónica habilitada, comparecencia electrónica, o cualquier otro sistema que se disponga mediante Orden del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas. Los plazos a contar desde la notificación se computarán desde la fecha de envío de la misma o del aviso de notificación, si fuera mediante comparecencia electrónica, siempre que el acto objeto de notificación se haya publicado el mismo día en el Perfil de contratante del órgano de contratación, en caso contrario los plazos se computarán desde la recepción de la notificación por el interesado. No obstante lo anterior, el requisito de publicidad en el perfil de contratante no resultará aplicable a las notificaciones practicadas con motivo del procedimiento de recurso especial por los órganos competentes para su resolución computando los plazos desde la fecha de envío de la misma o del aviso de notificación, si fuera mediante comparecencia electrónica. 2. La tramitación de los procedimientos de adjudicación de contratos regulados en la presente Ley conllevará la práctica de las notificaciones y comunicaciones derivadas de los mismos por medios exclusivamente electrónicos. No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, podrá utilizarse la comunicación oral para comunicaciones distintas de las relativas a los elementos esenciales de un procedimiento de contratación, siempre que el contenido de la comunicación oral esté suficientemente documentado. A este respecto, los elementos esenciales de un procedimiento de contratación incluyen: los pliegos de la contratación, las solicitudes de participación y las ofertas. En particular, las comunicaciones orales con los licitadores que puedan incidir sustancialmente en el contenido y la evaluación de las ofertas estarán documentadas de modo suficiente y a través de los medios adecuados, tales como los archivos o resúmenes escritos o sonoros de los principales elementos de la comunicación. 3. La presentación de ofertas se llevará a cabo preferentemente utilizando medios electrónicos, de conformidad con los requisitos establecidos en la presente Disposición Adicional. No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, los órganos de contratación no estarán obligados a exigir el empleo de medios electrónicos en el procedimiento de presentación de ofertas en los siguientes casos: a) Cuando, debido al carácter especializado de la contratación, el uso de medios electrónicos requeriría herramientas, dispositivos o formatos de archivo específicos que no están en general disponibles o no aceptan los programas generalmente disponibles. b) Cuando las aplicaciones que soportan formatos de archivo adecuados para la descripción de las ofertas utilizan formatos de archivo que no pueden ser procesados por otros programas abiertos o generalmente disponibles o están sujetas a un régimen de licencias de uso privativo y el órgano de contratación no pueda ofrecerlas para su descarga o utilización a distancia. c) Cuando la utilización de medios electrónicos requiera equipos ofimáticos especializados de los que no disponen generalmente los órganos de contratación. d) Cuando los pliegos de la contratación requieran la presentación de modelos físicos o a escala que no pueden ser transmitidos utilizando medios electrónicos. Con respecto a los intercambios de información para los que no se utilicen medios electrónicos con arreglo al presente apartado, el envío de información se realizará por correo o por cualquier otro medio apropiado o mediante una combinación de correo o de cualquier otro medio apropiado y de medios electrónicos. En este caso, los órganos de contratación indicarán en un informe específico las razones por las que se haya considerado necesario utilizar medios distintos de los electrónicos. 4. Los órganos de contratación tampoco estarán obligados a exigir medios electrónicos en el proceso de presentación de ofertas cuando el uso de medios no electrónicos sea necesario bien por una violación de la seguridad de los antedichos medios electrónicos o para proteger información especialmente delicada que requiera un nivel tan alto de protección que no se pueda garantizar adecuadamente utilizando dispositivos y herramientas electrónicos de los que disponen en general los operadores económicos o de los que se pueda disponer a través de otros medios de acceso alternativos en el sentido expresado en el apartado 7 de la presente Disposición Adicional. En este caso, los órganos de contratación indicarán en un informe específico las razones por las que se haya considerado necesario utilizar medios distintos de los electrónicos. 5. Los órganos de contratación y los servicios dependientes de los mismos velarán por que en todas las comunicaciones, intercambios de información y operaciones de almacenamiento y custodia de información se preserven la integridad de los datos y la confidencialidad de las ofertas y las solicitudes de participación. Además, deberán garantizar que el contenido de las ofertas y de las solicitudes de participación no será conocido hasta después de finalizado el plazo para su presentación o hasta el momento fijado para su apertura. 6. Para contratos públicos de obras y concursos de proyectos, los órganos de contratación podrán exigir el uso de herramientas electrónicas específicas, tales como herramientas de diseño electrónico de edificios o herramientas similares. En esos casos, ofrecerán medios de acceso alternativos según lo dispuesto en el apartado 7 de la presente Disposición Adicional hasta el momento en que dichas herramientas estén generalmente disponibles para los operadores económicos. 7. Cuando sea necesario, los órganos de contratación podrán exigir la utilización de herramientas y dispositivos que no estén disponibles de forma general, a condición de que ofrezcan medios de acceso alternativos. Se considerará que los órganos de contratación ofrecen medios de acceso alternativos apropiados cuando: a) ofrezcan gratuitamente un acceso completo y directo por medios electrónicos a dichas herramientas y dispositivos a partir de la fecha de publicación del anuncio correspondiente o a partir de la fecha de envío de la invitación, en su caso. El texto del anuncio o de la invitación especificará la dirección de Internet en la que puede accederse a dichas herramientas y dispositivos, o bien, b) garanticen que los licitadores que no tienen acceso a las herramientas y dispositivos de que se trate, o que no tienen la posibilidad de obtenerlos en el plazo fijado, siempre que la falta de acceso no pueda atribuirse al licitador en cuestión, pueden tener acceso al procedimiento de contratación utilizando mecanismos de acceso provisionales disponibles gratuitamente en línea; o bien, c) admitan un canal alternativo para la presentación electrónica de ofertas. 8. Los medios electrónicos, informáticos y telemáticos utilizables deberán cumplir, además, los requisitos establecidos en la Disposición Adicional Decimosexta de la presente Ley.

Para saber más: 

© Todos los derechos reservados. Nosoloaytos. Web oficial de Víctor Almonacid Lamelas 2017. Aviso legal.
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2 thoughts on “Guía sobre la práctica de la notificación electrónica por parte de las AAPP

  1. Muchas gracias por la entrada Víctor, como siempre tan didáctico y claro, da gusto leerte.

    Solamente puntualizar una cosa respecto al punto 8, aunque coincido contigo en que el aviso por SMS y correo electrónico no son la notificación y que el art. 41.6 Ley 39/15 dice lo que dice sí que hay que avisar a navegantes y comentar que en determinados casos la falta de práctica de dicho aviso sí puede generar indefensión y hacer que la propia notificación no surta efectos diga lo que diga la ley, como comentaba en esta entrada antiguamente pu del blog que al releerla veo que, como es habitual, citaba otra entrada tuya https://goo.gl/yDMPRf.

    Creo que esto va además en la línea de lo que has escrito alguna vez. Sólo quería puntualizarlo para que nadie desde las AAPP se lleve una sorpresa sí un Juzgado o Tribunal considera que la falta de práctica de dicho aviso sí ha generado indefensión y considera inválida la notificación.

    Lo dicho, muchas gracias por compartir todo lo que sabes con nosotros. Un abrazo

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