Correspondencia, comunicaciones y notificaciones de los concejales

Según el art. 17 del ROF: “Todos los Concejales de la Corporación dispondrán en la Casa Consistorial de un buzón para la correspondencia oficial interior y la de procedencia externa”. Esta norma constituyó una novedad en 1986, que elevaba y daba rango normativo a una práctica ya introducida entonces en muchas Corporaciones. Pero estamos en 2015, a punto además de constituir las nuevas Corporaciones -habrá nuevos concejales integrados en nuevos grupos políticos-, e interesa por tanto analizar la cuestión desde el punto de vista actual.

Son muchos los escritos oficiales que a los concejales se cursan, sobre todo las famosas convocatorias para su asistencia a los órganos colegiados necesarios del Ayuntamiento, pero también otras citaciones a comisiones y mesas, invitaciones a actos oficiales, remisiones de actas y otros documentos, etc. El envío a su domicilio de esta correspondencia, sin perjuicio del personal preciso para ello, originaría constantes molestias y no garantizaría mejor su recepción. Es por ello que el buzón, incluso si únicamente fuera “físico”, garantiza, asegura y hace más rápida la entrega de documentos o escritos, y se basa en el principio democrático que deriva en este caso en la puesta a disposición de medios a favor de los grupos municipales (arts. 17, 27 y 28 ROF). También se han utilizado los buzones para todo tipo de correspondencia oficial normal, para todas aquellas citaciones a reuniones o sesiones que no sean de Pleno y que tengan carácter periódico y de fecha fija, e incluso, si los Tenientes de Alcalde o miembros de la Junta de Gobierno lo aceptaban, para las citaciones de sus sesiones ordinarias, dando fe el Secretario de su depósito si era preciso. Esta es la forma que prevé el ROF para la recepción de todo tipo de oficios, citaciones o invitaciones que han de depositarse con la debida anticipación. Para ello los Corporativos dispondrán en exclusiva de una llave, y dado que también pueden ser utilizados para la correspondencia particular que a su nombre se reciba en el Ayuntamiento, es importante que el lugar donde los buzones se ubiquen debe ser reservado y de garantía.

Un Ayuntamiento es algo muy solemne, pero eso no significa que tenga que quedarse en el s.XIX. Foto: Ayuntamiento de Madrid
Un Ayuntamiento es algo muy solemne, pero eso no significa que su funcionamiento tenga que quedarse anclado en el s.XIX. Foto: antiguo Salón de Plenos del Ayuntamiento de Madrid

No obstante, a pesar de esta previsión del ROF y sin perjuicio de lo dispuesto en su caso por las normas jerárquicamente superiores, como la legislación autonómica y el Reglamento Orgánico Municipal, en la actualidad cabe interpretar el precepto en relación a los arts. 27 y 28 de la Ley 11/2007, de 22 de junio (LAESP), de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos), desarrollados por el art. 35 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la anterior. Hablamos de las comunicaciones electrónicas. Según el epígrafe 6 del primero de los citados puede imponerse reglamentariamente la obligatoriedad de comunicarse con la administración únicamente por medios electrónicos, a las personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos. En cuanto al art. 28 en este caso del Proyecto de LPA, obliga a determinados sujetos –por ley, ya sin necesidad de reglamento- a comunicarse por medios electrónicos en sus relaciones administrativas, incluyendo a “Los empleados públicos de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración”. Una interpretación extensiva del inciso podría considerar incluidos a los concejales, y una nada forzada a los secretarios de grupo de carácter eventual. En todo caso parece claro que una adecuada articulación de las comunicaciones Corporación-grupos municipales debe ser objeto de regulación en el Reglamento Orgánico Municipal (ROM). Puede regularse un sistema de comunicaciones y carpetas internas, una especie de “Portal del concejal”, cuyo régimen de comunicaciones, que al fin y al cabo son internas (no lo olvidemos) sea propuesto o cuanto menos validado jurídicamente por el Secretario, resuelto por la tecnología,  y consensuado, si puede ser de manera razonada, por todos. En este sentido, el Título VIII del ROM del Ayuntamiento de Alzira dispone lo siguiente:

TÍTULO VIII Comunicaciones electrónicas 

CAPÍTULO I Comunicaciones de los Concejales

Artículo 117.-

Los Concejales y Concejalas del Ayuntamiento de Alzira tienen el derecho y el deber de comunicarse con el mismo por medios electrónicos. Los grupos políticos, a través de sus secretarías en su caso y con el apoyo del personal municipal en todo caso facilitarán el correcto ejercicio de las comunicaciones electrónicas. No se permitirán comunicaciones de otro tipo salvo que concurran razones puntuales de fuerza mayor.

Artículo 118.- El sistema interno de comunicaciones y publicaciones electrónicas

Sin perjuicio de las publicaciones que en base a los principios de transparencia y publicidad se realicen en la web institucional, existirá un sistema interno de comunicaciones y publicaciones electrónicas a fin de facilitar el acceso a las Actas de los órganos colegiados, al respectivo Orden del Día de cada sesión y sus expedientes, y a cualquier otra información que se decida compartir o bien solicite por parte de un Concejal o Grupo Político Municipal, todo ello a fin de agilizar los trámites administrativos y generar un ahorro considerable limitando en la medida de lo posible la impresión en papel. El acceso a dicho sistema se realizará a través de una contraseña que se facilitará al Secretario de cada uno de los cuatros Grupos Políticos Municipales, que permitirá entrar al servidor donde se encuentran todas las carpetas creadas al efecto. Tal acceso quedará restringido a la mera lectura de los indicados documentos y su respectiva impresión, sin que, en modo alguno, quepa la posibilidad de alterar el contenido del texto de cada una de las mismas.

Artículo 119.- Carpeta genérica de expedientes

Existirá una carpeta genérica de expedientes a la cual todos los Grupos Políticos Municipales tendrán acceso directo, pudiendo ver indistintamente, sin restricción alguna, todos ellos la información de expedientes que en la misma se inserten, particularmente la referida en el artículo anterior.

Artículo 120.- Carpeta particular de expedientes

Existirá una carpeta de expedientes mediante la que se facilitará la información a cada uno de los Grupos Políticos municipales que haya sido previamente solicitada en la forma prevista en el siguiente Capítulo. Dicha información tendrá carácter particular y secreto, pudiendo únicamente acceder a la misma el Grupo Político titular de la mencionada carpeta.

Artículo 121.- Tablón interno de los Grupos Políticos

Existirá un tablón interno de Grupos Políticos en el que se dará publicidad a cuantas circulares, avisos o anuncios sean de su interés, pudiendo acceder al mismo cada una de las concejalías o secretarías de Grupo con la clave que les ha sido asignada.

Con ello se demuestra que es importante el ejercicio de la potestad reglamentaria ante la natural insuficiencia de la Ley de preverlo todo. En este sentido, ni que decir tiene que si hablamos de “convocatorias electrónicas” del Pleno, no juega la regla de los 10 días de la LAESP y de la futura LPA (plazo cuyo transcurso presupone la validez de la notificación electrónica), pues manejamos plazos mucho más breves entre la convocatoria y la celebración de la sesión, pero también cabe apelar a un criterio de cierta sensatez y responsabilidad, dentro de un sistema eficiente en el que el Ayuntamiento ponga todos los medios para facilitar las comunicaciones con todos sus concejales, y que estos por su parte se muestren accesibles a la hora de ser requeridos para cualquier asunto, dando las máximas facilidades de acuerdo con el principio de lealtad institucional. La non nata LPA habla incluso de medios auxiliares de notificación, como SMS y WhatsApp. Por otro lado incluso las notificaciones defectuosas son subsanables, y se convalidan por la mera constatación de su recepción por parte del interesado. Desde luego no es legal convocar un pleno por WhatsApp, pero no es ilegal si después se presentan todos los concejales. Dicho de otra forma: la convocatoria sería anulable, no nula. En todo caso hablamos de medios de refuerzo de la convocatoria oficial, quede claro. La mayoría de personas abren el buzón una vez al día, miran el correo electrónico dos o tres veces, y miran el móvil unas 20 ó 30. Si quieres que alguien se entere de algo envíale algún tipo de mensaje al móvil.

Además de “tecnológica”, la presente reflexión intenta ser ética, y sobre todo actual. En efecto, las Corporaciones 2015-2019 no marcarán una diferencia clara entre los clásicos antagonistas “concejal del gobierno”-“concejal de la oposición”, ya que las mayorías simples que salgan de las urnas nos empujan hacia modelos de consenso basados en pactos integradores. Esto es bueno si se entiende que la responsabilidad de gobernar es de todos, abandonando los roles clásicos de “el que hace” y “el que critica”. Esto solo ha servido para que el que gobierna se ponga a la defensiva y se enroque en su gestión, y el que está en la oposición no se sienta en la obligación de aportar nada en positivo. El electrónico no es el único cambio de chip que se precisa.

Terminamos con una breve alusión a las Redes Sociales. Sin perjuicio del principio de transparencia y de los cauces de información y comunicación institucionales, los cargos electos (y los directivos públicos locales y otros empleados) tendrán también presencia a nivel individual en las redes sociales en aras a una mayor transparencia y mejor servicio público a la ciudadanía. Por supuesto, cuando hablamos de cargos electos nos referimos a todos los concejales, sin excepción, como servidores públicos que todos son. Y los grupos políticos. Las RRSS son el nuevo buzón de sugerencias, y en general el cauce preferido de las personas para relacionarse entre sí: y por tanto también con la administración y con las personas que la componen, porque no toda inquietud ciudadana conlleva un expediente administrativo.

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