¿Quién es el órgano del «sello de órgano»?

Se puede definir sello de órgano como una herramienta de identificación y firma de trámites y actos administrativos por medio de sistemas informáticos, en los que no hay intervención directa de la persona física, funcionario o autoridad. Pero ¿quién es el órgano al que alude la propia nomenclatura del sello de órgano?

Ante todo cabe recordar que cuando hablamos de sello de órgano estamos ante un supuesto de actuación administrativa automatizada (AAA), del mismo modo que lo es el sello de tiempo o la copia auténtica, toda vez que son sistemas que aparecen en la normativa sobre administración electrónica a los que precisamente la ley dota de fehaciencia automática para agilizar los procedimientos sin que la seguridad jurídica se resienta.

Según la LRJ (art. 41), se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público. En caso de actuación administrativa automatizada deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación. Esto mismo decía el art. 39 de la LAESP, norma por tanto en vigor desde 2007.

El Secretario de Ayuntamiento lleva más de 200 años siendo fedatario público, pero ahora comparte esta función con la AAA.

Pero ocurre que esta asociación de la AAA con un órgano presenta problemas en la administración local, ya que es muy probable que el legislador de la LAESP tuviese únicamente en cuenta el art. 5.2 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado, que define a los órganos administrativos en los siguientes términos: «tendrán la consideración de órganos las unidades administrativas a las que se les atribuyan funciones que tengan efectos jurídicos frente a terceros, o cuya actuación tenga carácter preceptivo». Sin embargo, en la administración local, el fedatario -Secretario o Secretario-Interventor- es un funcionario, y no un órgano (salvo excepciones en municipios de gran población), y aunque detenta la fe pública la comparte con un sello de órgano que no puede estar asociado a ningún órgano (¿y en su caso a cuál?: ¿al Alcalde? ¿al Pleno? ¿a la Junta de Gobierno Local?). A mayor abundamiento, el Reglamento del ENS (Real Decreto 3/2010 de 8 de Enero, modificado por R.D. 951/2015, de 23 de octubre), dispone en su artículo 11 que “Todos los órganos superiores de las Administraciones públicas deberán disponer formalmente de su política de seguridad que articule la gestión continuada de la seguridad, que será aprobada por el titular del órgano superior correspondiente”. A estos efectos, prosigue el artículo 11, se considerarán órganos superiores, los responsables directos de la ejecución de la acción del gobierno local, en un sector de actividad específico, de acuerdo con lo establecido en la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las bases del Régimen Local.

Pero hay un hito posterior: el borrador de Real Decreto que regula a los funcionarios de la administración local con habilitación nacional, que resuelve la cuestión recogiendo, a propuesta de COSITAL Valencia, la siguiente disposición:

“Disposición Adicional Novena. Ejercicio electrónico de las funciones reservadas: A los efectos del ejercicio en soporte electrónico de las funciones reservadas a los funcionarios regulados en el presente Real Decreto, los puestos a ellos reservados tendrán la consideración de órganos, sin perjuicio de lo dispuesto en el Título X de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local”.

Esta tendencia viene avalada por la moderna doctrina, y en concreto por la Resolución de 11 de febrero de 2016, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, en el recurso interpuesto contra la calificación de la registradora de la propiedad de Oropesa del Mar n.º 1, por la que se suspende la constancia registral de la publicación de un edicto ordenado en documento presentado en soporte en papel con código seguro de verificación en el caso de inmatriculación de una finca, donde se considera y admite el sello del órgano de la Secretaría del Ayuntamiento considerado como una AAA (en este caso en la firma de la diligencia de exposición de los edictos o anuncios publicados en el tablón).

Anexo. Orden HAP/533/2016, de 13 de abril, por la que se regulan las actuaciones administrativas automatizadas del ámbito de competencias de la Inspección General así como el uso del sistema de código seguro de verificación.