Aunque no es un concepto nuevo, con la LPA adquiere protagonismo el término «copia electrónica» (técnicamente, y en la ley, «copia auténtica»). Se trata de un instrumento de fehaciencia imprescindible para la desaparición del papel, en mitad del camino entre el cotejo y la compulsa (más cerca de la primera), a través de la digitalización de documentos.
Según la LPA, tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido. Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos.
Por supuesto, las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones. A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados. Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.
Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas:
- a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento;
- b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento -recordemos que la digitalización es un proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento-;
- c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor;
- d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original. A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.
Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones Públicas. La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la LTBG, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente. Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.
Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, deberá quedar expresamente así indicado en el documento de la copia. La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica (LPA, art. 27).
Por último, el Reglamento del Esquema Nacional de Interoperabilidad debe fijar las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos (D.A.1ª.j). Véase a este respecto la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como su Guía de aplicación.
Nosoloaytos 
Reblogueó esto en Iuslexblogy comentado:
Copia electrónica auténtica Ley 39/2015
Buenos días,
Una vez leído el artículo me gustaría preguntar si consideras que, para eliminar el papel de un archivo interno de una AP (por ejemplo los documentos del expediente de cada trabajador que tiene RRHH) es necesario realizar una copia electrónica/auténtica, o bastaría un mero escaneo (me refiero a documentos como la declaración jurada, el formulario de datos, de la cuenta bancaria, etc…)
Gracias,
Alfredo
Tengo una duda en relacion a las copias en soporte papel. En concreto, dentro del citado apartado 3.d) del articulo 27 LPA, me gustaria saber en que consiste exactamente: «una puesta de manifiesto electronica conteniendo copia autentica del documento original»
????
Buenos días, he realizado un examen de oposición y me preguntaban «Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas, la Administraciones públicas deberán…» Está respondida en tu blog pero no sé en que ley se basa, he mirado la ley 39/2015 PAC y no sé en qué artículo podría aplicar.
Hola Noemi.
Art. 27.3 LPA http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/559951-l-39-2015-de-1-oct-procedimiento-administrativo-comun-de-las-administraciones.html#a27
Si me permites el consejo, estúdiate mucho mejor esta ley. Es la base de todos los test actuales. Léela muchas veces, para que te suene no solo el texto los artículos, sino en qué artículo está regulada cada cuestión, para luego encontrarla.
Suerte con las oposiciones!
Muchas gracias por la rapidez y por el consejo
Hola. Quisiera, si pudieses, me aclareses una duda. No entiendo como una copia en sentido general tiene validez, y una copia de documento privado solo tiene validez administrativa. Gracias por su atencion.
Hola,
Respecto a los Funcionarios Habilitados; ¿si un organismo no tiene personal funcionario de carrera, sino empleados públicos o personal laboral, por ejemplo un organismo que pertenece a una Entidad Pública Empresarial, ¿no puede realizar copias electrónicas auténticas para el registro, por no disponer de funcionarios en su plantilla?
Hola Víctor,
Al comienzo del artículo se dice una interesante frase: «entre el cotejo y la compulsa», aunque se cierra diciendo que sería más próximo a la primera. Mi pregunta es, ¿no sería justamente al revés? ¿más próximo a la compulsa?
Pienso, agradeciéndole que me corrigiera el equívoco:
Que con el cotejo solo se comparan el documento original con la copia aportada, mientras que con la compulsa se precisa de cotejo previo sobre cuya base se certifica por el órgano receptor que esa copia es efectivamente idéntica al original aportado, sin que nada pueda decirse sobre la autenticidad del original (=copia autenticada). El tercer nivel vendría dado por la copia auténtica donde no sólo se constata la autenticidad de la correspondencia entre copia y original, sino que además se está certificando que el contenido de ese original es auténtico. Al respecto, el art. 2 del Decreto canario 2/2015 es muy revelador en la claridad de unas definiciones de las que adolece la Ley 39/2015.
Entiendo además que estas copias auténticas se enmarcan dentro del segundo párrafo del art. 27.4 de la Ley 39/2015 y, por tanto, para su uso en tramitaciones internas o comparticiones con otras administraciones públicas.
Nada que ver con la acepción de copia auténtica del primer párrafo del art. 27.4, en la que se viene a decir que el que precise de copia auténtica de un documento administrativo (pienso en el típico ejemplo de un título académico), ha de solicitarlo al órgano que lo expidió. Aunque, como garantía para el administrado, ese mismo título pueda ser incorporado como copia auténtica a un expediente administrativo, de nuevo dentro de la acepción del segundo párrafo del 27.4 antes mencionado.
¡En fin, muchas gracias y seguidor de sus publicaciones!
Ayer he presentado una solicitud para una bolsa de trabajo y los documentos que tenia que aportar eran solo solicitud, titulo bachiller, y DNI , pero no digitalizaron dichos documentos sino que transcribieron los datos electonicamente y al final me dieron el recibo correspondiente donde constaba que adjunte DNI , pero no vi nada en relación con el título, que debería poner, en relación con este ultimo documento?
Hola Ramona,
Es posible que no necesiten tu título porque es un documento que ya obra en poder de la administración, y les es suficiente haber visto que lo tienes y haberlo tecleado. Por otro lado, aclararte que «teclear» lo que tú has presentado, no deja de ser una forma de digitalizar, siempre que se mantenga la fidelidad al documento original.
Hola Víctor
Por más que busco no encuentro nada acerca de la expedición de copias de documentos privados al que se refiere el artículo 27 de la Ley 39/2015. En concreto, no sé si se refiere a documentos entre particulares que presentan a la administración (y cuyo original no obra en poder de ésta), o bien a documentos privados cuyos originales sí obran en poder de la Administración por haber sido elaborados por ésta. Espero me puedas responder. Muchas gracias