Por un 2023 con menos reuniones

«Es muy difícil ser productivo cuando pasas el 80% de tu tiempo en reuniones».

(Benjamin Laker)

La sombra de la pandemia es alargada. Nos ha dejado buenas y malas costumbres. Habrá que acabar con las segundas y, ya en un escenario que podría parecerse a aquella «nueva normalidad» (toquemos madera), habrá que adaptar y pulir las primeras: por ejemplo, el teletrabajo ahora debería ser híbrido y estar debidamente regulado.

Entre las malas prácticas, sin duda ocupa un lugar destacado la «reunionitis», un mal que desde luego no trajo la pandemia, porque ya abusábamos de las reuniones, pero que sin duda agravó. En parte por culpa de los jefes (que no líderes), que entendieron que teletrabajar era celebrar una videoconferencia tras otra. Y todo para «controlar» a los teletrabajadores, siempre bajo sospecha, y cargarlos de una faena adicional doble: la propia reunión y lo que «les caía» en la reunión. Aquello era agotador.

Pero ya estamos en 2023, y, como decimos, es el momento de plantear la metodología adecuada para esta nueva realidad. Y es que los problemas de eficiencia de la Administración casi siempre se deben a un mal enfoque funcional: hacemos muchas cosas que no sirven para demasiado, y algunas de ellas no sirven absolutamente para nada. Lo peor es que consumen tiempo, dinero y energía. Acabemos con las reuniones superfluas, que por cierto son la mayoría. Y mejoremos la calidad de las estrictamente necesarias.

Para evitar estos abusos y otras malas costumbres que hemos ido acumulando respecto de las reuniones (qué poco tarda en consolidarse una mala praxis, por cierto), proponemos analizar las 5 «cus» de las reuniones en la Administración. «Cus», sí, así se pronuncia el plural de la letra «Q». Como previa, simplemente recordar que esta es la técnica de la escuela periodística norteamericana para elaborar una noticia capaz de responder a las cinco cuestiones fundamentales en la teoría de la comunicación, transmitiendo así el mensaje de la forma más eficaz posible. Evidentemente, en inglés se denominan las 5 W, las cuales en castellano realmente equivalen a 4 Q y una D, aunque por asimilación las llamamos 5 Q… Qué (What); Quién/es (Who); Dónde (Where); Cuándo (When); y por qué (Why).

¿Qué?

Evidentemente no vamos a explicar a estas alturas qué es una reunión, pero sí podemos desarrollar en este apartado uno de sus elementos esenciales: ¿de qué hablar? Pues de pocas cosas (pero con un enfoque muy resolutivo). Si usted es el responsable de la convocatoria procure no engordar el orden del día. No aproveche que el Pisuerga pasa por Valladolid. Siempre habrá otra ocasión para hablar de ese otro tema. Resuelvan lo que tienen entre manos en este momento. Calidad y no cantidad en cuanto a los temas y las conversaciones. La reunión será más resolutiva. Se puede hablar de fútbol (es un decir) durante 2 minutos al principio (pero no 10), quizá mientras se espera al resto, una espera que por cierto no debe durar más allá de los 5 min de cortesía, en este caso no solo por operatividad sino también por simple respeto a quienes sí son puntuales. A los 5 min se empieza y punto. Un servidor, quizá muy radical en este aspecto, comenzaría la reunión a su hora exacta, pero podemos aceptar esa pequeña demora porque tampoco está mal para saludar tranquilamente y departir con los puntuales. En cuanto al tono, por supuesto debe ser cordial. Si le corresponde a usted dirigir la sesión sea realista-optimista, y sea receptivo. Si le toca más bien escuchar, hágalo pero también intente aportar (a ser posible en positivo). En efecto, una variante de este «¿de qué hablar?» sería el «¿quién debe hablar?«. En las reuniones con poca gente tenemos claro que deberían intervenir todos los asistentes, porque para eso se les ha convocado. En las reuniones más numerosas y de carácter más informativo, únicamente debería hablar, además de quien dirija la sesión (claro está), quien pida la palabra o simplemente sea la persona que debe exponer una cuestión o contestar a alguna pregunta.

¿Quién?

¿Quién debe reunirse? No siempre es fácil identificar a los potenciales asistentes, y por eso la tendencia es a «invitar de más». No a todas las reuniones deben asistir todas las personas. La naturaleza y el fondo de los asuntos a tratar tendrá mucho que ver, evidentemente, con las personas finalmente convocadas. En caso de duda deberíamos hacer lo contrario de lo que normalmente se hace: mejor tienda a reducir el número de convocados. Menos es más, tanto en los asuntos como en los asistentes. Si se trata de una reunión “de mandos”, algo parecido a un Comité de Dirección, es muy importante que los asistentes transmitan posteriormente la información dentro de sus servicios o departamentos, filtrando en su caso algunos aspectos, a fin de que la comunicación interna sea completa. Pensemos en organizaciones medianas y sobre todo grandes, y en cómo la falta de comunicación muchas veces deja en mal lugar, por ejemplo, al personal de atención al público, quienes se enteran más tarde que los usuarios de las noticias fraguadas en las “altas esferas”, lo que se traduce en una mala atención e incluso en una mala imagen.

¿Dónde?

Habida cuenta de que venimos de realizar miles de reuniones telemáticas, aquí podríamos hablar de las plataformas existentes como herramientas disponibles para su celebración. Pero consideramos que a estas alturas ya son conocidas y están testadas, por lo que un mejor tema de debate es desde dónde tele reunirse. Desde luego, siempre que sea posible debemos evitar un lugar concurrido o donde haya demasiadas distracciones en general (por desgracia en algunas ocasiones ese lugar es el propio domicilio). Que en el lugar de conexión haya buena conexión es obviamente importante. En la actualidad, se ha consolidado la tendencia de reunirnos telemáticamente desde las propias oficinas «de trabajo presencial», en parte porque ya hemos regresado, y también por una cuestión de disponibilidad de medios. Por otra parte, en cuanto a las reuniones totalmente presenciales, entendemos que las Entidades Públicas tienen espacios habilitados al respecto. Uno de los problemas de abusar de las reuniones es que coincidan varias de ellas simultáneamente, por lo que es posible que la reunión teóricamente menos importante deba celebrarse en un recinto que podría ser inadecuado (normalmente por razones de espacio). Por último, deberíamos entender que una buena manera de calendarizar las reuniones sin problemas de quórum, ganando en ejecutividad funcional, es consolidar las reuniones híbridas, permitiendo de esta forma a los asistentes no presentes que tengan la posibilidad de teleasistir con voz y voto telemáticos.

¿Cuándo?

¿Cuándo reunirse? Entiéndase este cuándo en cuanto al momento temporal idóneo para celebrar la reunión. Si el “cuándo” se refiere a “a qué hora”, ni que decir tiene una reunión a las 16 h tiene pocas probabilidades de éxito. Mejor a primera hora, y mejor en día diferente si es que ya tiene programada otra reunión para ese mismo día (de ser posible). En cuanto a ese tanteo improductivo de “¿cuándo os viene bien?”, lo entendemos pero no somos partidarios de consensuar todos los horarios con todas las personas cada vez, ya que conseguir este encaje de agendas le va a resultar casi imposible, y esto nos obliga a tener en cuenta únicamente la disponibilidad de las personas cuya presencia es absolutamente imprescindible. En todo caso, el aludido formato híbrido podría ser una solución a este problema, ya que en ocasiones las personas no pueden asistir pero sí teleasistir. En todo caso, y al margen de los «imprescindibles», está claro que hay determinadas reuniones que no es conveniente celebrar sin la presencia de determinadas personas, pero es prácticamente imposible encajar las agendas de todo el mundo por lo que en algún momento alguien tendrá que decir “El lunes 17 a las 9 h”. Y si falta alguien pues ya se pondrá al día. De todas formas, la conclusión principal de la presente entrada es que debemos celebrar muchas menos reuniones, por lo que una agenda mucho más despejada sin duda permitirá un mejor encaje de horarios, reduciendo las ausencias.

Por qué

Esta pregunta es la madre del cordero. «Por qué celebrar una reunión» equivale a «para qué» o «por qué motivo». Es decir, en qué circunstancias y sobre qué tipo de asuntos merece la pena convocarla. Tener pautas para responder a esta pregunta nos permitirá saber, en un porcentaje alto de ocasiones, cuándo se debe convocar una reunión y cuándo no; por qué motivo es procedente y cuándo se debe sustituir por otro tipo de comunicación (correo, conversación informal, llamada telefónica…). Una reunión debe convocarse cuando se tiene la casi completa y segura convicción de que el asunto o los asuntos a tratar van a quedar en una mejor situación después de la reunión. Piense si una reunión monográfica sobre un problema (o cuestión, o expediente) va a ayudar en algo, aunque sea un poco, a que se avance, resuelva o tenga más posibilidades de resolverse dicho problema. Quizá una reunión no sea lo que necesita ese asunto. Vamos a atacarlo por otro lado.

Como dijimos en «10 consejos para teletrabajar en la Administración» (coescrito con Amalia López Acera), «No todo son videoconferencias. Si bien antes de la pandemia el número de personas que habían asistido alguna vez a una reunión por videoconferencia era casi anecdótico, ahora que las hemos descubierto parece que cualquier cuestión deba ser debatida o decidida a través de una videoconferencia. Pero no son siempre necesarias y es más, pueden llegar a ser contraproducentes. Una llamada de teléfono puede ser más ágil que una videoconferencia según el tema a tratar y sobre todo si debe producirse únicamente entre dos personas, ya que requiere menos tiempo de preparación y conexión. La comunicación más eficaz es la que se produce a través del medio más idóneo».

Hablamos por supuesto de reuniones oficiosas. En una Administración también existen reuniones ineludibles por Ley. Si se trata de un órgano colegiado de periodicidad establecida, se debe celebrar la sesión cuando corresponda de forma ordinaria. Si se trata de asuntos más informales, inmediatos o incluso improvisados, piense primero si tienen la suficiente enjundia como para convocar una reunión ad hoc. O simplemente si la reunión va a servir para algo. No desperdicie el tiempo ni la energía de los demás.

Reunión telemática. Esta imagen ha venido para quedarse

Otras «cus»…

  • ¿Cuánto debe durar una reunión? No es en absoluto operativo, ni siquiera lógico, tener que emplear al menos media hora para explicar el motivo de la reunión. Se supone que hay un orden del día (que, como dijimos, debe ser lo más breve posible). Los asistentes deben ir con los asuntos preparados, la documentación leída y si puede ser estudiada, y los deberes hechos, si es que es la reunión sucede a otra u otras anteriores sobre la misma temática. Otra medida que aliviará la duración es que la persona que dirige la sesión pregunte expresamente en cada punto si alguien tiene algo que aportar, a fin de evitar las intervenciones excesivamente teóricas o con escaso valor añadido, en algunos casos yoísmos vacíos, pudiendo incluso retirar la palabra (con el suficiente tacto). Así las cosas… ¿Cuánto debe durar una reunión? Pues 1 h está bien (y cualquier duración inferior siempre que se haya llegado a una conclusión resolutiva o resolutoria). Hora y media, aceptable. Pasar de 2 h no suele ser productivo. No es ningún fracaso dar por finalizada una reunión si vemos que se encuentra en un punto muerto.
  • ¿Cómo negociar? Si se ha convocado la reunión es porque finalmente se ha considerado necesario tratar y hablar sobre un tema. Hablar no es solo informar (porque para eso quizá sería suficiente emitir una Circular interna), sino que también es interactuar, debatir. Y debatir, evidentemente, es algo que se hace con la finalidad de llegar a algún acuerdo o conclusión más o menos consensuada, no para que cada uno tenga su minuto de gloria y luego se ponga a mirar el móvil mientras hablan los demás. Es cierto que lo de los acuerdos debe matizarse en el ámbito de las reuniones técnicas, en las que evidentemente las personas menos expertas en un tema deberían mostrar una actitud humilde. Está claro que todos podemos opinar sobre todo (solo hay que ver el «cuñadismo» de las RRSS), pero al menos seamos conscientes de que no todos podemos saber de todo. Un respeto por los técnicos. Un respeto por todo el mundo, en general. Que se valore el criterio técnico tampoco significa que siempre se deba hacer literalmente lo que dice el más experto (de hecho no nos gusta esa expresión porque puede ser demasiado teórica o incluso engañosa), toda vez que el resto de ópticas, opiniones e intereses en juego, enriquecen y ponderan la toma de decisiones. En cierto modo, reunirse es negociar. Y negociar es ceder. Recuerdo a un excompañero que acudía a las reuniones y, llegado a un punto de las mismas, decía: “Esa es tu opinión, que me parece muy bien, pero la mía es totalmente distinta. Y no voy a ceder ni un milímetro. Y no voy a cambiar de opinión nunca… Y como me llegue un solo expediente de una manera distinta a como yo lo quiero, os voy a meter un reparo que os vais a tener que ir de España… Y ahora me voy de la reunión, que tengo cosas que hacer más importantes que estar aquí de tertulia”. No parece una actitud mínimamente constructiva, ni profesional la verdad. El objetivo de una reunión no es tener razón, sino que las cosas se hagan (y se hagan bien o lo mejor posible). En todo caso, en la Administración existe una jerarquía, en cuya cúspide se encuentra el órgano político. El sistema completa esa aparente discrecionalidad con un doble control, más o menos eficaz, tanto interno como externo. En los expedientes podemos encontrar informes jurídicos y técnicos de los que es francamente difícil apartarse, incluso aunque no tengan el carácter de vinculantes. En definitiva, en una reunión se debe debatir. Y debatir no es pelear, por cierto. Una reunión es el mejor lugar para poner a prueba las famosas habilidades blandas, como la inteligencia emocional, las habilidades de comunicación y el pensamiento crítico (y autocrítico).
  • ¿Qué debe pasar entre una reunión y la siguiente? Como en el “cole”, hay que llevarse deberes para casa. Si no se trabajan los temas tratados, no tiene sentido reunirse para simplemente debatir. La Administración trabaja, no habla. O mejor dicho, habla para preparar y planificar los temas y estrategias, pero que los asuntos cobren vida depende de una actitud activa, resolutiva, ejecutiva… Hay que ejecutar, y de hecho de alguna manera en la Administración somos, entiéndase la expresión, el brazo ejecutor del Poder ejecutivo. Imagine que sale de una reunión en la que se ha llegado a conclusiones bastante satisfactorias. Si celebramos la siguiente sesión, por ejemplo un mes después, teorizando sobre los mismos temas, retomando la conversación en el mismo punto exacto en el que nos encontrábamos, repitiendo y enredando, ya le digo yo que en su organización deben hablar menos y hacer más. Nunca se pueden tener todos los cabos atados antes de empezar, de modo que empiece. Una reunión no deja de ser un instrumento teórico, pero la gestión es algo práctico. El futuro de una reunión es la ejecución. «El futuro no es lo que va a pasar, es lo que vamos a hacer» (J.L. Borges).

En resumen, debemos echar el freno a uno de los principales agujeros negros que absorben sin piedad nuestro valioso tiempo, las reuniones inútiles (que no las inútiles reuniones). Entiéndase. No afirmamos que las reuniones, per se, sean inútiles, ni mucho menos. Podemos y debemos reunirnos para tratar cara a cara algunos asuntos. Un empleado no es un lobo solitario, sino que más bien debería ser todo lo contrario. Pero cuándo reunirse (que en definitiva no es sino una forma más de comunicación), cómo hacerlo o cuánto duran las reuniones, eso es harina de otro costal. Si acertamos en estas y otras cuestiones, ganaremos mucho tiempo o, al menos, dejaremos de perderlo. Dicho todo lo anterior, y como principal conclusión, si en su organización aplican todos los filtros anteriores deberían pasar muchísimo menos tiempo reunidos este 2023: menos reuniones y más cortas. Al fin y al cabo debemos cumplir los principios de eficacia y eficiencia.

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2 Comentarios Agrega el tuyo

  1. Sonia Gasco dice:

    Coincido en tu deseo para este 2023. Después de muchos años trabajando en grandes empresas, puedo asegurar que el exceso de reuniones es uno de los problemas más graves y una pérdida de tiempo y eficacia notable.

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