«Smart Working: el nuevo teletrabajo»

Este es el título de la charla pronunciada en el pasado Congreso CNIS 2021, en la que traté de demostrar que el teletrabajo sí ha venido para quedarse. Pero no cualquier teletrabajo, sino su mejor versión.

Y es que finalizó el teletrabajo pandémico pero no el teletrabajo. De hecho este ha evolucionado, no porque se haya creado un nuevo modelo que no existiera antes de la COVID, sino porque dicho modelo adquiere en este momento más sentido que nunca. Hablamos de Smart Working. Smart Working es teletrabajo, pero dentro de este se erige en una fase avanzada que se apoya en la solidez de pilares como el desempeño por objetivos o una total implantación de los sistemas de información y de las telecomunicaciones.

Un momento de la charla

Introducción

He vivido cinco etapas desde el punto de vista de la modalidad de desempeño de mis funciones dentro del sector público, desde mi ingreso en aquel lejano 1999 (siglo XX): trabajo presencial a través de medios informáticos, trabajo presencial a través de medios telemáticos, teletrabajo pre pandemia, teletrabajo pandémico y teletrabajo post-pandemia. Excepto la primera, se puede decir que las otras cuatro son teletrabajo, por lo que parece muy defendible la teoría de el personal al servicio de cualquier Administración Pública que haya alcanzado un cierto nivel o grado de avance en administración electrónica, está teletrabajando. Al menos parcialmente, y al menos el “personal de oficina” (aunque se encuentre en la oficina), encargado de la tramitación. Esto quiere decir que en la actualidad todos somos teletrabajadores en mayor o menor medida. Incluso los que odian el teletrabajo lo son. Recordemos que todos los empleados públicos tienen la obligación de utilizar los medios electrónicos. El empleado público es uno de los sujetos obligados del art. 14 de la Ley 39.

Referencia al teletrabajo pandémico

Durante el confinamiento tuvimos que teletrabajar. Durante el resto de la pandemia hemos teletrabajado. Es un hecho que el teletrabajo, prácticamente inédito en el sector público hasta marzo de 2020 (salvo alguna valiosa experiencia), arrancó de forma definitiva en una especie de salto sin red que, pese a todo, debemos valorar positivamente. Lo cierto es que con cada crisis, la administración electrónica se vio impulsada.

No es el primer aviso (aunque evidentemente sí el más serio)… Otras situaciones negativas han impulsado en el presente siglo la administración electrónica en sus distintas facetas. La crisis de 2008 puso en valor esa vertiente de ahorro burocrático y económico implícita en la tramitación electrónica. Por su parte, ante la explosión de los numerosos e indecentes casos de corrupción, se entendió que un buen antídoto era la implantación de un procedimiento trazable, rastreable y por supuesto transparente. Y de repente irrumpe el coronavirus, capaz de colapsar un país que, cogido por sorpresa, se ve obligado a poner a prueba sus recursos del presente y demostrar, ante una adversidad muy real más allá de simulacros, hasta qué punto estaba al menos mínimamente preparado. Y no lo estaba, salvo honrosas excepciones que hemos visto más en la privada y menos en la pública, porque de lo contrario no hubiéramos tenido problemas en teletrabajar (los empleados públicos), y teletramitar (los ciudadanos y otros usuarios). Muchas medidas se tomaron deprisa y a la desesperada, y tras la finalización de la crisis, cosa que por cierto todavía no ha ocurrido, habrá que ver hasta qué punto son válidas y susceptibles de ser consolidadas.

Pese a todo la experiencia, insistimos, ha sido positiva. Ahora el reto es consolidar lo nuevo y “bueno” y desechar de una vez lo viejo y obsoleto. De todas las “modernidades”, quizá la estrella de 2020 fuera, muy probablemente, el teletrabajo. Pero somos especialistas en no aprovechar las inercias positivas. Llevamos más de un siglo con la jornada de siete horas y media al día y unas treintaisiete y media a la semana. Llevamos un siglo midiendo a los empleados por el fichaje. ¿Realmente eso sigue teniendo sentido? No es más eficiente y mejor para todos exigir unas tareas dentro de unos objetivos y, a cambio, flexibilizar la jornada. En plena Cuarta Revolución Industrial la cabeza de algunos sigue estando en la Segunda: fábricas, horarios, sistemas de fichaje, sueldos rígidos…

En definitiva, consideramos el teletrabajo pandémico como una experiencia muy válida y sobre todo muy aprovechable. Una experiencia evidentemente improvisada pero con resultados muy meritorios, donde se ha mantenido el servicio (obviamente mejor donde ya había una administración electrónica), y donde, siendo sinceros, hemos detectado barbaridades que no se pueden repetir y otros aspectos problemáticos, quizá menos graves, que deberíamos pulir.

Barbaridades detectadas (ver aquí)

Aspectos a pulir:

  • Presentismo telemático.
  • Excesiva vinculación a la conciliación y la prevención de riesgos. En las sucesivas fases de desconfinamiento se ha puesto el acento en la consideración subjetiva de la persona trabajadora a la hora de mantener o retirar el teletrabajo. De este modo, las personas con obligaciones familiares o las que tienen problemas de salud (los llamados perfiles de riesgo), son las que han mantenido el teletrabajo durante más tiempo. En nuestra opinión esto es un error, e igualmente puede acentuar otros problemas como los roles de género.
  • Falta de desarrollo de la administración electrónica y de las capacidades digitales, especialmente de los directivos y “grupos A”. De alguna manera que los expertos en cultura organizacional (Xavier Marcet o Carles Ramió por ejemplo) podrían explicar mejor que yo, ese clasismo informático inverso en el que los jefes no utilizaban el ordenador, ha depositado su herencia en la Administración actual convirtiéndose en un clasismo digital (también inverso) en el que queda demostrado que las habilidades digitales más potentes las poseen los grupos de clasificación medios y bajos, siendo los altos cargos unos completos inútiles electrónicos, salvo contadas excepciones (ver más).
  • Desconexión. El peligro del tecnoestrés y la fatiga laboral.
  • ¿Quién paga los gastos? Esta pregunta ya se está respondiendo por la normativa, pero habrá que plantearla, casi en cada caso concreto, en términos de razonabilidad.
  • Cultura organizativa no preparada (resistencias).

Smart Working: el teletrabajo (casi) perfecto

Se trata de una fórmula de gestión organizativa que se basa en cinco pilares básicos: movilidad, flexibilidad horaria, cumplimiento de objetivos, trabajo por equipos y uso de nuevas tecnologías. Desarrollemos brevemente cada uno de estos apartados:

Movilidad. Esta palabra tiene muchas connotaciones en el mundo laboral, pero aquí haría referencia a la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar. No solo la oficina, y desde luego no solo nuestra casa. Y sobre todo: no siempre desde el mismo lugar. Trabaje desde cualquier sitio. El modelo de teletrabajo híbrido tiene mucho más sentido que cualquiera de sus dos predecesores. El trabajo siempre presencial y el trabajo siempre a distancia presentan sus problemas. El teletrabajo en el ámbito de la Administración permite juntar, por así decirlo, los dos tipos de movilidad: la intrínseca del teletrabajo (escritorio remoto) más el incentivo que supone para los profesionales de lo público poder cambiar de Administración. En definitiva, movilidad viene de móvil. Hoy en día trabajamos, al menos en parte, a través de los dispositivos móviles (los que se mueven) o portátiles (los que se portan encima). Si disponemos en todo momento de nuestras herramientas de trabajo podemos trabajar.

Flexibilidad horaria. Decíamos «trabaje desde cualquier sitio». Cuándo trabajar en cada lugar forma parte de la organización del propio trabajo, un trabajo que se debe conocer muy bien. No existen puestos de trabajo per ser que no puedan desempeñarse a distancia, sino tareas. Esta organización (o mejor, auto organización) es la que nos va a permitir aplicar un modelo de eficiencia total a nuestra propia rutina. Una eficiencia indiscutible, medible y absolutamente integradora de los ámbitos personal y laboral. Los conceptos de turnicidad y horario proceden de la II Revolución Industrial. El modelo de trabajo en fábricas caracterizado por la instrumentalización de los trabajadores como parte de las cadenas de producción. Queremos pensar que hoy en día un trabajador es algo más que un instrumento. De hecho los instrumentos son las máquinas, la inteligencia artificial, que debería aplicarse a las tareas más mecánicas y rutinarias, las automatizables, mientras que la inteligencia humana debe encargarse de todo lo demás, que no es poco, empezando por las tareas asistenciales (de todo tipo, no solo la atención ciudadana directa), y continuando por el impulso y dirección de proyectos. En todo caso la flexibilidad horaria pasa por una perfecta definición de las tareas, las funciones y los objetivos, que es el punto siguiente.

Cumplimiento de objetivos. ¿Trabajáis por objetivos? Una de las cosas más ridículas y con peor encaje que hemos visto en el teletrabajo es el fichaje telemático. Qué pocas veces aprovechamos en la Administración que el Pisuerga pasa por Valladolid. ¡Es el momento de cambiar el modelo! Una anécdota que nunca olvidaré, y que, vista ya con cierta distancia, me hace sonreír, es la del fichaje por WhatsApp durante la dura etapa del confinamiento. A las 8 AM (hora hipotética de entrada), todo el mundo decía «Buenos días» o «Bon dia» en el grupo más numeroso de empleados que teníamos (y aún tenemos). Pronto se convirtió en una competición por ver quién saludaba antes, llegando incluso a leerse «Buenos días» a las 5 de la mañana (con total seguridad esa persona luego se volvía a dormir), solo superados por frases del estilo «Buenos días, yo ya llevo 2 horas sin parar ni a respirar» o «Buenos días! Cuánto trabajo tengo hoy!». Todavía puede ser peor: alguna mente preclara, en algún momento de lucidez extrema causado quizá por las drogas, creyó firmemente que colocar detectives sobre la pista de los trabajadores a distancia era un medidor eficaz del rendimiento y el cumplimiento de objetivos.

Trabajo en equipo. La departamentalización está muerta. ¿Cómo y por parte de quién se implantan los proyectos de resiliencia que se supone que tenemos que implantar en este momento? Son proyectos absolutamente multidisciplinares, como la propia administración electrónica, como cualquier plan estratégico (empezando por el Presupuesto anual), como cualquier mesa redonda que se crea ad hoc para afrontar alguno de los numerosos problemas con los que tiene que lidiar la Administración. El trabajo en equipo y en entornos digitales es nuestro nuevo método. Evidentemente, los jefes a la antigua usanza se sienten extremadamente incómodos en este nuevo escenario. Pero el servicio público no debería pagarlo.

Uso de nuevas tecnologías. Aquí aparecen varios frentes abiertos, como la necesaria conectividad y disposición de los medios necesarios, o la sucesiva incorporación a la Administración de las últimas tecnologías y metodologías: análisis de datos, robótica, blockchain, machine learning, procesos autónomos (no ya solo automatizados). Smart Working presupone un nivel previo de implantación del formato electrónico/telemático a nivel organizativo y funcional, pero al mismo tiempo la voluntad de implantar este nuevo teletrabajo avanzado impulsa necesariamente el proyecto principal de digitalización, de modo que ambos procesos se retroalimentan. Sin embargo todo empieza en un desarrollo sin precedentes de las habilidades digitales de los empleados públicos, una alfabetización básica, que se debe exigir desde el principio a las nuevas promociones y ya mismo, en realidad desde hace tiempo, a los veteranos. Ha habido formación, lo que no ha habido, al menos en algunos casos, es voluntad. Esta actitud no es ética. Sea como fuere, en el Smart Working la tecnología es fundamental.

Ya hemos indicado que durante la pandemia, mal o bien, se teletrabajó. Triste fue que la causa fuera el confinamiento, y más triste todavía que muchas organizaciones no pudiera implantarlo en condiciones por estar lejos de le digitalización nada menos que en marzo de 2020. Pero al menos se abrió esta caja de Pandora y el legislador no tuvo más alternativa que regular un teletrabajo más estable, post-pandémico, que es el de manera informal se dijo que “había venido para quedarse”. Así, primeramente llegó el Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia, que regula la cuestión para el sector privado, una norma interesante que resolvía algunas cuestiones al tiempo que dejaba un gran espacio regulatorio y negociador para concretar otras tantas, y que nos hizo esperar con un cierto entusiasmo la proclamada futura modificación del Estatuto Básico del Empleado Público .

Finalmente esa modificación consistió en reflejar, en un solo artículo, lo que para el sector privado se plasmaba en toda una Ley. De este modo fue introducido el nuevo artículo 47 bis en el Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público (TREBEP), introducido por el Real Decreto-ley 29/2020, de 29 de septiembre, de medidas urgentes en materia de teletrabajo en las administraciones públicas y de recursos humanos en el sistema nacional de salud para hacer frente a la crisis sanitaria ocasionada por la Covid-19, y cuyo tenor literal, destacado en las partes que consideramos más interesantes desde el punto de vista de Smart Working, es el siguiente:

  1. Se considera teletrabajo aquella modalidad de prestación de servicios a distancia en la que el contenido competencial del puesto de trabajo puede desarrollarse, siempre que las necesidades del servicio lo permitan, fuera de las dependencias de la Administración, mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación.
  2. La prestación del servicio mediante teletrabajo habrá de ser expresamente autorizada y será compatible con la modalidad presencial. En todo caso, tendrá carácter voluntario y reversible salvo en supuestos excepcionales debidamente justificados. Se realizará en los términos de las normas que se dicten en desarrollo de este Estatuto, que serán objeto de negociación colectiva en el ámbito correspondiente y contemplarán criterios objetivos en el acceso a esta modalidad de prestación de servicio.
    El teletrabajo deberá contribuir a una mejor organización del trabajo a través de la identificación de objetivos y la evaluación de su cumplimiento.
  3. El personal que preste sus servicios mediante teletrabajo tendrá los mismos deberes y derechos, individuales y colectivos, recogidos en el presente Estatuto que el resto del personal que preste sus servicios en modalidad presencial, incluyendo la normativa de prevención de riesgos laborales que resulte aplicable, salvo aquellos que sean inherentes a la realización de la prestación del servicio de manera presencial.
  4. La Administración proporcionará y mantendrá, a las personas que trabajen en esta modalidad, los medios tecnológicos necesarios para su actividad.
  5. El personal laboral al servicio de las Administraciones Públicas se regirá, en materia de teletrabajo, por lo previsto en el presente Estatuto y por sus normas de desarrollo.

Conclusión

¿Es posible este modelo en la Administración? En la vieja Administración, en absoluto. En la nueva Administración, eficaz, eficiente y resiliente, sin ninguna duda. El Smart Working aparece como un modelo de trabajo especialmente idóneo para los tiempos, como modalidad de teletrabajo o trabajo a distancia, basado exclusivamente en las nuevas (o no tan nuevas) tecnologías. Así las cosas, el Smart Working no será posible si no se dota a los empleados de todas las herramientas necesarias para alcanzar un nivel de rendimiento laboral máximo desde cualquier lugar.

El Smart Working también puede contribuir en mejorar la confianza de la empresa en el trabajador, para lo cual resulta imprescindible que cada empleado conozca a la perfección cuáles son sus objetivos, así como los objetivos generales de la organización. Con esto se fomenta la calidad de vida de los empleados, que ya no son tanto deudores de un número determinado de horas como sino de cumplir los objetivos. Y calidad de vida, no nos engañemos, es tiempo, y no tanto dinero. Si le preguntamos a una persona de 90 años si prefiere 50 millones de euros o ser 50 años más joven, obviamente respondería que lo segundo, porque carece de tiempo para disfrutar del dinero.

En definitiva, Smart Working es teletrabajo, pero dentro de este se erige en una fase avanzada que se apoya en la solidez de pilares como el desempeño por objetivos o una total implantación de los sistemas de información y de las telecomunicaciones. La tecnología, por tanto, es fundamental e imprescindible. Una buena conectividad en general y en concreto la mejor conexión posible a Internet, es lo que va a permitir acceder a los diferentes recursos que preferiblemente deberían estar alojados en la nube, sin perjuicio de la utilización de los sistemas VPN y VPI que se estimen más convenientes en cada caso, y por supuesto, hablando de la Administración, de un riguroso cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad, el cual abarca la seguridad en las telecomunicaciones.

La Administración pública española, que no se caracteriza por llegar la primera a las nuevas tendencias, debería mirarse en el espejo de grandes privadas como Vodafone o Microsoft. En los tiempos que corren urge fomentar y potenciar el desarrollo de nuevos entornos inteligentes y modelos de trabajo, que contribuyan de mejor manera a cumplir los principios por los que se rige la organización y en funcionamiento de las Administraciones Públicas, y al mismo tiempo a la conciliación y mejora de la calidad de vida de los empleados. El teletrabajo, repleto de virtudes, tenía no obstante algún que otro punto débil. Smat Working pule esos pequeños inconvenientes y solo podría chocar con una cultura organizativa obsoleta… Que no es poco.

Anexo. Las resistencias…

Detectives a la caza del teletrabajadorjefazos incapaces no ya de liderar sino incluso de “mandar” en entornos telemáticos, interesados en el presentismo por distintas razones, horario frente a objetivos, falta de capacidades digitales, resistencia general a los medios telemáticos… La resistencia al cambio que ha caracterizado el ya largo proceso de implantación de la administración electrónica se ha reproducido en el proceso de implantación del teletrabajo. La parte positiva es que la forma de gestionar ambas resistencias es la misma (porque la resistencia, de hecho, es la misma), y que podemos utilizar la experiencia acumulada en la lidia de los conocidos palos en la rueda de la transformación digital. Este es un proceso vivo. De alguna manera, el teletrabajo se ha convertido en un peldaño más en la escalera hacia la Administración telemática

Ventajas del teletrabajo

Más información en nuestra entrada “30 ventajas enormes (e inapelables) del teletrabajo

Vea los “10 consejos para teletrabajar en la Administración” (por Amalia López Acera y un servidor)

«A veces, uno sabe de qué lado estar simplemente viendo quiénes están del otro lado»

(Leonard Cohen)

Cuando uno lleva más de veinte años en la Administración pocas cosas le sorprenden. En este sentido, no me sorprendió cuando hace unos días apareció la Resolución de la Secretaria de Estado de Función Pública sobre revisión de las medidas frente a la COVID-19 a adoptar en la Administración General del Estado ante la evolución de la crisis sanitaria y avance de la vacunación. A nivel autonómico, tampoco me sorprendió la noticia, por ejemplo, de “El final del teletrabajo por el Covid en la Generalitat” (por cierto, eso de “El final del teletrabajo” tiene un punto poético, como aquella canción de “El final del verano). Y no me sorprende en absoluto comprobar como en el nivel de la Administración Local, que suele ser la más razonable, al menos se mantienen por lo general las buenas prácticas y los intentos de establecer un teletrabajo post pandemia, ya con muchos Reglamentos aprobados y los servicios bien organizados para que sea posible.

Pero sí me sorprende, y aquí seguramente sigo pecando de ingenuo (a mucha honra, por cierto), la gran hostilidad y la inquina extrema que provoca el teletrabajo en algunas personas. Personalmente llevo días recibiendo todo tipo de mensajes, normalmente a través de MD o Messenger en las distintas redes, pero también en forma de e-mails e incluso Whatsapp, de personas alegrándose de que haya finalizado el teletrabajo, con un tono que no acierto a ubicar pero que parece más bien cercano a la burla o a aquella práctica inmadura de restregar una victoria de su equipo sobre el mío. Ya es raro de que uno sienta alegría porque finalice el teletrabajo, si bien cada uno es libre de celebrar los acontecimientos que más satisfacción le produzcan, pero que sienta la necesidad de transmitir esa alegría, en forma de ataque o de mofa a otra persona, francamente me parece insano mentalmente. A veces pienso, y que nadie se ofenda (o sí, porque vivimos en una continua susceptibilidad), que el número de psicópatas que convive entre nosotros es mucho más elevado de lo que podríamos imaginar.

Estos ataques, que, como digo, sorprenden más que molestan, nos hacen conectar con la argumentación mucho más educada, pero repleta de miopía y errores de concepto, que se esgrime para dar por finalizado el teletrabajo. Como explica la propia Secretaría de Estado de Función Pública en relación a la norma anteriormente citada: “La resolución adoptada tiene por objeto servir de marco general para garantizar la homogeneidad en la vuelta a la presencia física ordinaria en los centros de trabajo para todo el personal al servicio de la Administración General del Estado, sin perjuicio de las particularidades derivadas de la estructura de cada departamento ministerial y ubicación territorial de los mismos, así como de la necesaria adaptación de las medidas a la evolución de la crisis sanitaria ocasionada por la COVID-19”. En definitiva, se defiende, y además con un convencimiento que nos parece, nuevamente, sorprendente, que si no hay COVID-19 no hay teletrabajo (salvo excepciones que, como siempre, tienen que ver con la conciliación y otras circunstancias personales). ¿Pero qué tiene que ver? ¿Acaso el teletrabajo comenzó con la pandemia? ¿Acaso se ha derogado el art. 47 bis del TREBEP? Evidentemente no. En tal caso, tampoco debería finalizar con el fin de la pandemia. La mera asociación de ideas se antoja ridícula. ¡Pero es la explicación oficial! Quizá el problema sea esto después de todo:

“El teletrabajo deberá contribuir a una mejor organización del trabajo a través de la identificación de objetivos y la evaluación de su cumplimiento”.

(Art. 47 bis del TREBEP)

En definitiva, lo que “se acabó” no es, ni mucho menos, el teletrabajo. ¿Cómo va a morir la modalidad de desempeño a distancia en pleno siglo XXI, precisamente después de haber demostrado todas sus muchas ventajas y sus pocos inconvenientes (los cuales desaparecen con el modelo hibrido), y cuando por fin ya nadie discute la bondad (y la obligatoriedad) de la administración electrónica, la cual también es telemática? Lo que va a finalizar, porque, esperemos, parece que la pandemia se encuentra en su recta final, es ese experimento improvisado del “todos a casa” que impusieron las circunstancias, un pseudo teletrabajo que, a pesar de todo, no fue nada mal. Adiós confinamiento, hola teletrabajo post pandemia. Híbrido, organizado, regulado y vinculado al trabajo por objetivos, propiciando así una mayor eficiencia y generando una mejora del servicio público… ¿De verdad suena tan irritante?

Y por último, en estos tiempos de inteligencia artificial, solo cabe recordar que el ser humano debe estar, más que nunca, en el centro del universo de lo público. La tecnología es instrumental, incluso la tecnología más avanzada, pues la inteligencia artificial está al servicio de la humana, y esta al de las necesidades de otros seres humanos. «El ordenador no es una máquina inteligente que ayuda a gente estúpida, de hecho, es una estúpida máquina que funciona sólo en manos de gente inteligente». (Umberto Eco).

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