Ya está aprobado el nuevo Reglamento municipal de Alzira (consultar texto íntegro) que tiene por objeto actualizar nuestras normas reglamentarias al devenir de los tiempos y los acontecimientos. En efecto, incluso al margen de la pandemia, el ritmo vertiginoso de la evolución tecnológica y social desactualiza y deja rápidamente atrás las normas que nos damos para regular precisamente dicha realidad.
A ello se añade la propia evolución natural del proyecto de desarrollo de la administración electrónica en el Ayuntamiento de Alzira, ya en sus últimas fases, que añade nuevos ítems a nuestro servicio interno y externo, relativos a diversos ámbitos tales como la contratación íntegramente electrónica, el archivo electrónico o la seguridad de los datos. Precisamente la seguridad jurídica aconseja regular estos y otros aspectos mediante el uso de la potestad reglamentaria local.
Se contemplan asimismo determinadas novedades regulatorias que obligan a adaptar los reglamentos municipales a las últimas normas europeas y españolas, especialmente por lo que respecta a la Ley de Contratos del Sector Público, la nueva Ley Orgánica sobre protección de datos y el Reglamento estatal de administración electrónica. En paralelo con este último se han desarrollado por parte del propio Estado una serie de herramientas y plataformas de adhesión, que en la actualidad se encuentran más trabajadas que hace unos años, y con las que el Ayuntamiento se debe integrar para cumplir completamente con las Leyes de procedimiento, régimen jurídico, transparencia y contratos.
En consecuencia consideramos necesaria la actualización de las Ordenanzas y Reglamentos del Ayuntamiento de Alzira, quedando afectados principalmente los Reglamentos del Procedimiento Electrónico, el Orgánico Municipal, y el de Transparencia, que pasa a denominarse “Reglamento de Transparencia, Datos abiertos y Protección de datos del Ayuntamiento de Alzira”. Dicha actualización se lleva a cabo mediante la técnica normativa de afectar mediante un único nuevo Reglamento los distintos aspectos previamente regulados en los Reglamentos que precisan de actualización, indicando en el articulado del nuevo Reglamento las modificaciones, e incluyendo igualmente nuevos artículos propios que no sustituyen a preceptos anteriores.
A continuación compartimos los artículos que consideramos más interesantes de cara a su posible reproducción o reutilización por parte de otros Ayuntamientos. A saber:
Notificaciones electrónicas
1. El órgano que dicte las resoluciones y actos administrativos los notificará a los interesados cuyos derechos e intereses sean afectados por aquéllos, preferentemente de forma automatizada, a través de la aplicación Notific@.
2. Los servicios municipales de Secretaría e Innovación mantendrán informados a los empleados públicos en cada momento de los aspectos prácticos necesarios para realizar adecuadamente las comunicaciones a los ciudadanos y otros usuarios, especialmente por lo que respecta a las notificaciones, pudiendo emitir Circulares o documentos informativos al respecto. Asimismo se informará a los interesados de la forma en la que se realizan sus notificaciones electrónicas.
3. Las notificaciones de los acuerdos adoptados por los órganos colegiados se practicarán por Secretaría, previa certificación de los mismos, preferentemente de forma automatizada, empleando el sistema de firma electrónica de que se disponga.
Calidad y accesibilidad de la información
1. La información administrativa y de interés general estará disponible en la sede electrónica las 24 horas del día los 365 días del año, con calidad, garantizando la compresión de su contenido, siguiendo criterios y estándares europeos e internacionales. La publicidad de la información garantizará el uso de sistemas sencillos que permitan obtener información de interés ciudadano, de manera rápida y segura y comprensible.
2. La información que se incluya en las sedes electrónicas o en cualquier otro tipo de formato deberá ser veraz, de fácil acceso, no discriminatoria, clara, sencilla y concisa, así como articularse a través de mensajes y lenguajes entendibles por la ciudadanía, utilizando especialmente vídeos, gráficos, fotos, dibujos y cualquier otro medio de composición de la página o del soporte documental que pueda ayudar a comprender mejor a la ciudadanía el alcance de la información proporcionada.
3. Las representaciones gráficas de la publicidad activa serán el medio de publicidad activa preferente en aquellas materias o datos de notable complejidad. Esta preferencia será de aplicación, en particular, en relación con la información de carácter económico-financiero, así como en toda aquella que tenga por objeto el uso de recursos públicos, la priorización de políticas públicas, la satisfacción ciudadana por los servicios públicos o cualquiera otra que pueda mostrarse estadísticamente o a través de porcentajes.
4. El Ayuntamiento de Alzira pondrá a disposición de los ciudadanos y ciudadanas con discapacidad o algún tipo de diversidad funcional, dentro de los recursos tecnológicos y económicos disponibles, los medios necesarios para acceder a la información de la sede electrónica.
5. Se garantizará un uso no sexista de todo tipo de lenguaje en los documentos y soportes que el Ayuntamiento de Alzira produzca directamente o a través de terceras personas o entidades.
6. En lo no previsto en este artículo se estará a lo dispuesto en el Real Decreto 1112/2018, de 7 de septiembre, sobre accesibilidad de los sitios web y aplicaciones para dispositivos móviles del sector público.
El Registro Electrónico General y la Clau
1. Mediante el presente Reglamento se regula el funcionamiento del Registro Electrónico General del Ayuntamiento de Alzira. El acceso al registro electrónico general se realizará a través de su sede electrónica (https://sedeelectronica.alzira.es) y será necesario identificarse previamente mediante algunos de los medios aceptados por esta Entidad Local y referidos en el Titulo IV “Identificación y firma electrónica” del presente Reglamento.
2. El órgano o unidad responsable de la gestión del Registro Electrónico General es la Secretaría General.
3. Lo dispuesto en el presente Capítulo se entiende sin perjuicio de la regulación que establezca en su caso el Reglamento de la Oficina d’Atenció Ciutadana la Clau en la cual se entiende integrado el Registro. Dicho Reglamento se regirá, en todo caso, por las siguientes normas:
- Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. El personal municipal podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se opusiera a ello.
- El personal del Ayuntamiento de Alzira no requerirá a los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración. A estos efectos, el interesado deberá indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo presentó los citados documentos, debiendo el Ayuntamiento recabarlos electrónicamente a través de sus redes corporativas o de una consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto, salvo que conste en el procedimiento la oposición expresa del interesado o la ley especial aplicable requiera su consentimiento expreso.
- El registro electrónico general será interoperable con el resto de registros electrónicos de las Administraciones, y permitirá recibir solicitudes, de acuerdo con el art. 66 de la Ley de procedimiento.
- Se expedirán copias auténticas, de acuerdo con el art. 27 de la Ley de procedimiento.
- Se procurará la asistencia a los ciudadanos y usuarios en el uso de medios electrónicos cuanto estos así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas. Asimismo, si alguno de estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. En este caso, será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
- Se garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.
- El funcionamiento de la Oficina La Clau, así como del Registro se someterá en todo caso a las reglas sobre procedimiento y cómputo de plazos establecidas en la Ley de procedimiento administrativo común.
4. Tanto el Registro Electrónico General del Ayuntamiento como, en su caso, los registros electrónicos de cada una de las entidades y organismos dependientes, cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal, debiendo cumplir en todo caso el Esquema Nacional de Seguridad y el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Sesiones telemáticas de los órganos colegiados
1. En los debates podrá utilizarse la lengua valenciana o la castellana, con preferencia de la primera.
2. Asimismo se recoge la posibilidad de intervenir en los debates por medios telemáticos. Los miembros corporativos podrán encontrarse en lugares distintos al lugar de celebración de la sesión siempre y cuando se asegure por medios electrónicos, considerándose también tales los telefónicos, y audiovisuales, la identidad de dichos miembros, el contenido de sus manifestaciones, el momento en que éstas se producen, así como la interactividad e intercomunicación entre ellos en tiempo real y la disponibilidad de los medios durante la sesión. En todo caso debe quedar garantizada la participación del miembro corporativo en la votación de los asuntos a tratar, lo cual equivale a la garantía de expresar de forma inequívoca el sentido del voto y de su libertad para emitirlo. Entre otros, se considerarán incluidos entre los medios electrónicos válidos las audioconferencias y las videoconferencias.
3. Para hacer uso de la posibilidad recogida en el párrafo anterior, incluyendo la facultad de realizar el voto telemático al que se refiere el art. 77 de este Reglamento, esta debe solicitarse por parte del miembro del órgano colegiado con un mínimo de 3 días de antelación con respecto de la convocatoria de la sesión, indicando y acreditando en dicha solicitud que se encuentra en una situación de baja por riesgo durante el embarazo, que disfruta del permiso de maternidad o paternidad, o bien que padece enfermedad prolongada grave que clara y justificadamente impide su asistencia personal a la sesión. En tales casos la Presidencia indicará al inicio de la sesión, a los solos efectos del cómputo del quórum legal de asistencia para considerar válidamente constituido el órgano, el nombre de las personas que teleasistirán a la sesión.
4. Se excluyen de la posibilidad de participación a distancia:
a) El Pleno de constitución de la entidad local.
b) La elección de Alcalde o Alcaldesa, y de Presidente o Presidenta de la entidad local.
c) La moción de censura.
d) La cuestión de confianza.
5. En todo caso, cuando concurran situaciones excepcionales de fuerza mayor, de grave riesgo colectivo, o catástrofes públicas que impidan o dificulten de manera grave el normal funcionamiento del régimen presencial de las sesiones de los órganos colegiados del Ayuntamiento de Alzira, estos podrán, apreciada la concurrencia de la situación descrita por parte del Alcalde o Alcaldesa, o quien válidamente les sustituya, al efecto de la convocatoria de acuerdo con la normativa vigente, constituirse, celebrar sesiones y adoptar acuerdos a distancia por medios electrónicos y telemáticos. Asimismo, se deberá asegurar la comunicación entre los miembros corporativos en tiempo real durante la sesión, disponiéndose los medios necesarios para garantizar el carácter público o secreto de las mismas según proceda legalmente en cada caso. A los efectos anteriores, se consideran medios electrónicos válidos las audioconferencias, videoconferencias, u otros sistemas tecnológicos o audiovisuales que garanticen adecuadamente la seguridad tecnológica, la efectiva participación política de sus miembros, la validez del debate y votación de los acuerdos que se adopten.
Libros de actas
1. Sin perjuicio de los repositorios audiovisuales de videoactas, la parte del mismo consistente en el documento electrónico escrito (“acta sucinta”) se almacenará asimismo por medios electrónicos en el correspondiente libro electrónico de actas.
2. Los medios o soportes en que se almacenen los documentos a los que se refiere el punto anterior, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.
3. Los libros electrónicos de actas se integrarán con el Archivo general electrónico del Ayuntamiento de Alzira.
Procedimiento
- Los Reglamentos y Ordenanzas del Ayuntamiento de Alzira están supeditados, especialmente por lo que respecta al procedimiento electrónico, a lo establecido por las Leyes 39 y 40 de 2015 así como por el Real Decreto 203/2021, que las desarrolla.
- En todo caso, la forma de tramitación para llevar a cabo una actuación administrativa deberá seguir el siguiente orden de prelación:
- Automatizada: cuando los criterios en los que se fundamente la decisión puedan ser objeto de tratamiento informatizado en relación con la información de soporte de la misma, no siendo necesaria la intervención directa de un empleado público.
- Colectiva: cuando el análisis de la información que de soporte a la decisión permita calificar a los expedientes mediante atributos que sirvan de base para que el empleado público pueda realizar la actuación sobre un colectivo de expedientes con atributos comunes.
- Individual: cuando no sea posible analizar informáticamente el contenido de la información de soporte a la decisión, porque no se pueda traducir a una regla de tramitación automatizada o a un atributo que clasifique el expediente para su tramitación colectiva o bien porque las condiciones del expediente así lo aconsejen, será necesario aplicar los criterios de decisión de forma individualizada.
Ejercicio electrónico de las funciones públicas y obligatoriedad del uso de los medios electrónicos por parte de los empleados públicos
- A los efectos del ejercicio en soporte electrónico de las funciones reservadas a los funcionarios con habilitación de carácter nacional del Ayuntamiento de Alzira, los puestos a ellos reservados tendrán la consideración de órganos.
- Los empleados públicos del Ayuntamiento, especialmente los funcionarios de la Administración Local con habilitación de carácter nacional, para aquellos trámites y actuaciones que sustancien con la Administración General del Estado y la autonómica, están obligados a relacionarse a través de medios electrónicos en los términos establecidos en los epígrafes siguientes.
- Con carácter general, los empleados públicos del Ayuntamiento de Alzira están obligados a utilizar los medios electrónicos de acuerdo con lo previsto en el artículo 14.2.e) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, tanto en la realización de trámites como en el ámbito de las comunicaciones internas o externas que formen parte de un procedimiento administrativo. En todo caso, los expedientes administrativos se tramitarán de forma íntegramente electrónica a través de un gestor de expedientes, sin perjuicio de la realización de otros trámites y actuaciones por medio de la plataforma correspondiente en cada caso. En el ámbito de las comunicaciones de funcionamiento, se preferirán los medios electrónicos y aquellos que permitan la mejor constancia de la información, pudiendo articularse medios similares a los previstos para los miembros de la Corporación en el Reglamento Orgánico Municipal, todo ello de acuerdo, en su caso, con el Plan de Comunicación del Ayuntamiento.
- Los empleados públicos, funcionarios, funcionarios eventuales y personal laboral, con una relación estable (funcionarios de carrera o laborales fijos), indeterminada (interino por vacante, laboral por vacante o indefinidos no fijos), o el personal temporal (resto de funcionarios interinos o personal laboral temporal) con servicios previos al Ayuntamiento de Alzira superior a un año, estarán obligados a relacionarse electrónicamente con el Ayuntamiento, sin perjuicio de la obligatoriedad de utilizar sistemas específicos, como los relativos al control de presencia, la jornada, los permisos y las vacaciones, tanto por lo que se refiere a los derechos como por las obligaciones incluso las disciplinarias. Motivadamente y a petición de los interesados, podrá exceptuarse de esta obligación el personal que no tenga medios físicos electrónicos a su alcance aunque sea de forma parcial, o por razones de formación, aunque podrá exigirse el nombramiento de un funcionario habilitado a efectos de notificaciones. La designación se realizará con el nombramiento o contratación o en un momento posterior, a petición del interesado.
Interoperabilidad
1. El desarrollo de la administración electrónica en el Ayuntamiento de Alzira se basa especialmente en el principio interoperabilidad, definida como la capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.
2. Para el cumplimiento de dicho principio se tendrá en cuenta, tanto en el diseño de los sistemas como en la tramitación de los procedimientos el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), definido como aquel quecomprende el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las distintas Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad. Además, la información publicada en el portal de transparencia del Ayuntamiento de Alzira será conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad regulado en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero.
3. Las aplicaciones o sistemas de información que proporcionen soporte al Registro Electrónico General del Ayuntamiento de Alzira, deberán permitir la interoperabilidad con los sistemas de gestión de expedientes de las unidades de tramitación. Las interconexiones entre Registros de las Administraciones Públicas deberán realizarse a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR) gestionado por el Ministerio de Hacienda y Función Pública de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad.
4. Para el desarrollo de la tramitación electrónica, y en particular de lo dispuesto en el presente artículo, el Ayuntamiento de Alzira proseguirá con su política de adhesiones e integración en las distintas plataformas del Estado, procurando en su caso la reutilización de las aplicaciones de otras AAPP que se consideren reutilizables de acuerdo con el citado Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, y ello sin perjuicio de los principios de autonomía local y autonomía organizativa. La adhesión a la plataforma estatal no supondrá un cambio de la responsabilidad sobre las actuaciones administrativas realizadas, siendo en todo caso responsable el órgano competente de la gestión del procedimiento administrativo.
La Clau
1. La Oficina de asistencia en materia de registros del Ayuntamiento de Alzira lleva por nombre La Clau Alzira. Sin perjuicio de la futura elaboración de un Reglamento propio de La Clau, esta garantizará, al menos, el desarrollo de las siguientes funciones:
a) La digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o sean recibidos en la propia Oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de cualquier Administración Pública, así como su anotación en el Registro Electrónico General. También se podrán anotar en dicho Registro los asientos de salida que se realicen de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
b) La emisión del correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y documentos que presenten los interesados, si éstos lo exigen.
c) Los empleados públicos de la Clau deberán verificar la identidad de los interesados en el procedimiento mediante la comprobación de su nombre y apellidos o denominación o razón social, según corresponda, que consten en el documento nacional de identidad o documento identificativo equivalente.
d) La asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados, y en particular:
i) El asesoramiento e información en materia de identificación y firma electrónica, para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de medios electrónicos.
ii) La expedición de copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.
iii) La identificación o firma electrónica del interesado, cuando se trate de una persona no obligada a la relación electrónica con la Administración, en el procedimiento administrativo podrá ser realizada por un funcionario habilitado mediante el uso del sistema de firma del que esté dotado para ello, siempre que el interesado carezca de los medios electrónicos necesarios, y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
iv) La práctica de notificaciones, cuando el interesado o su representante comparezcan de forma espontánea en la Oficina y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento. v) La comunicación a los interesados del código de identificación del órgano, organismo público o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito o comunicación.
vi) El apoderamiento presencial apud acta en los términos previstos en el artículo 6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
vii) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
2. Para la realización de las tareas referidas al apartado anterior, por medio de Resolución de Alcaldia se dotará de la necesaria habilitación a los empleados públicos que tengan que asistir a los ciudadanos en sus relaciones por medios electrónicos con esta Administración, todo ello de acuerdo con el marco establecido en los artículos 9 a 12, 16, 27 y 28, 53 y 66, de la Ley 39/2015.
3. Los empleados y empleadas públicos que se determinan de acuerdo con el apartado anterior están habilitados para las siguientes tareas en el desempeño de sus funciones:
a) Identificación de los interesados en el procedimiento administrativo verificando, en todo caso, su identidad, mediante la comprobación de su nombre y apellidos o denominación o razón social, según corresponda, que constan en el Documento Nacional de Identidad o documento identificativo equivaliendo [art. 9.1 de la Ley 39/2015], así como en cualesquiera otras bases de datos municipales o públicas que se pudieran, si es el caso, consultar.
b) La recepción y digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de los documentos que las acompañan, dirigidos a cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad vinculado o dependiente de estos y se devolverán los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que las normas determinan la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un apoyo específico no susceptibles de digitalización [art. 16.4.d) de la Ley 39/2015].
c) La expedición de los recibos que acrediten la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y escritos [art. 16.3 (in fine) de la Ley 39/2015].
d) La anotación de los asientos de entrada en el Registro, siempre que al documento o documentos que hayan sido objeto de previa digitalización, el valor o asignación de estado de elaboración del documento sea lo de “copia” [art. 16.2 y 16.5 de la Ley 39/2015], así como la anotación de los asientos de salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos de las Administraciones Públicas, de sus entidades u organismos vinculados o dependientes, o a los ciudadanos, cuando estos asientos no se realicen directamente desde las correspondientes unidades administrativas.
e) La asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados [artículos 12.2 y 13.b) de la Ley 39/2015] facilitando orientación e información para la obtención y utilización del sistema de autenticación y firma electrónica Cl@ve (de un solo uso o permanente), así como de otros que fueron de uso común.
f) La práctica de la notificación cuando el interesado lo solicite con ocasión de su comparecencia espontánea, o la de su representante, en las oficinas de asistencia en materia de registros, y recogerá el recibo de manera manuscrita en una copia en papel del documento entregado que después será digitalizado e incorporado al expediente [arte. 41 de la Ley 39/2015].
g) Facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a la cual se dirige [art. 66.1 Ley 39/2015].
h) Poner a disposición de los interesados los modelos que permiten la presentación simultánea de varias solicitudes, así como los modelos normalizados [art. 66.4 y 66.6 de la Ley 39/2015].
i) Asistencia específica en la identificación y firma electrónica de los interesados que no disponen de los medios electrónicos necesarios [artículo 12.2 (párrafo 2.º) de la Ley 39/2015], y se realizará válidamente esta identificación y/o firma electrónica en el procedimiento administrativo por el funcionario público habilitado, mediante el uso del sistema de firma electrónica del cual está dotado para lo cual, siempre que se trate de un interesado que eden conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 39/2015, no esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración. A los expresados efectos será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos, se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo cual deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
j) Atribución del valor o asignación de estado de elaboración del documento “copia auténtica” [artículo 16.2 y 16.5 de la Ley 39/2015] a los documentos que con valor de original presentan los interesados en la Oficina de Asistencia en Materia de Registros para su incorporación a un expediente administrativo, después de su digitalización [artículo 27.2 (último párrafo) y 27.4 (párrafo 2.º) de la Ley 39/2015].
k) Intervenir en el otorgamiento de los apoderamientos «apud acta» que realizan los interesados mediante comparecencia personal en la Oficina de Asistencia en Materia de Registros, para las actuaciones administrativas o trámites ante el Ayuntamiento de Alzira [artículo 6.5 de la Ley 39/2015]. La documentación del poder otorgado a un apoderado, bien porque pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración Pública, bien porque el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante ante una administración u organismo concreto, o bien porque el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante únicamente para los trámites especificados en el poder, así como, en su caso, para revocar los poderes que pudiera haber otorgado el interesado, se realizará en la forma, con los requisitos y utilizando los Modelos aprobados y establecidos en los anexos de la Orden HFP/633/2017, de 28 de junio, publicada en el BOE de 4 de julio.
Estos modelos se entenderán sustituidos por los que en cada momento puedan aprobarse por orden del órgano competente de la Administración General del Estado y que estarán disponibles en la Oficina de Asistencia en Materia de Registros para su entrega a los ciudadanos que lo puedan solicitar.
l) Cualesquiera otros que derivan de los artículos 9 a 12, 16, 27 y 28, 53 y 66, de la Ley 39/2015, así como las relacionadas con las anteriores y las que facilitan el ejercicio de los derechos de las personas recogidos en el art. 13 de la Ley 39/2015.
4. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos cuya presentación deba efectuarse por otra forma o formato de presentación, ni tampoco aquellos que contengan código malicioso o un dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.
5. El Ayuntamiento de Alzira podrá determinar los formatos y estándares a los que deberán ajustarse los documentos presentados por los interesados siempre que cumplan con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad. En caso de incumplimiento de este requisito, se requerirá al interesado la subsanación del defecto advertido con indicación de que, si así no lo hiciera, se le tendrá por desistido.
6. Todos los documentos digitalizados en la Clau, conforme a lo señalado en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, tendrán la consideración de copia electrónica auténtica de documento en soporte papel y tendrán la misma validez para su tramitación, por parte de las unidades, que los documentos aportados en soporte papel. 7. Cuando el documento sea presentado por un interesado le será devuelto inmediatamente tras su digitalización. Cuando, excepcionalmente, el documento no pueda ser devuelto en el momento al interesado se aplicará lo dispuesto en este real decreto respeto a la destrucción de documentos.
8. Sin perjuicio de lo previsto en el presente artículo podrá desarrollarse un Reglamento específico para el desarrollo y la regulación organizativa y funcional de la Clau, que en todo caso será conforme a lo establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y el RD 203/2021, de 30 de marzo.
Contratación pública
1. Se tramitarán de forma electrónica los contratos de obras, concesiones, suministros y servicios, salvo que por su reducido importe no sea preciso realizar trámite alguno, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones en materia de publicidad activa y remisión de información.
2. Asimismo, la licitación de dichos contratos, deberá ser publicada por medios electrónicos en el perfil de contratante para asegurar la máxima concurrencia en las licitaciones.
3. Se tramitarán de forma obligatoria por medio de la plataforma de licitación electrónica del Ayuntamiento de Alzira los contratos de escasa cuantía de obras, suministros y servicios cuyo importe sea superior al que se establezca para cada ejercicio en las Bases de Ejecución del Presupuesto General del Ayuntamiento d’Alzira, tanto en los casos de gastos corrientes como de inversión. El procedimiento utilizado en estos casos será el abierto simplificado abreviado previsto en el art.159.6 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.
4. La tramitación del resto de contratos de escasa cuantía se realizará, cuando no supere los importes referidos en las Bases de Ejecución del Presupuesto, de forma opcional, si bien en todo caso mediante el citado procedimiento abierto simplificado abreviado. Todo ello sin perjuicio del cumplimiento de las aludidas obligaciones del Ayuntamiento en materia de transparencia y remisión de información.
5. De acuerdo con el apartado segundo del artículo anterior, la plataforma de licitación electrónica referida en el presente artículo deberá cumplir estrictamente con las normas del Esquema Nacional de Seguridad y del Esquema Nacional de Interoperabilidad, permitiendo de forma concreta la presentación encriptada y confidencial de ofertas. En todo caso, el expediente de contratación se tramitará de forma íntegramente electrónica a través del gestor de expedientes.
6. Los distintos órganos responsables de la tramitación podrán desarrollar o concretar lo dispuesto en el presente artículo a través de Circulares o Instrucciones, por razones de agilidad y seguridad jurídica, en particular en cuanto a lo referido a la tramitación de los contratos menores.
7. Todos los contratos adjudicados por el Ayuntamiento de Alzira deberán ser publicados en los respectivos Portales de Transparencia, haciendo referencia precisa a los extremos contenidos en los artículos 8.1, a) de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y 63 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.
8. A los efectos de unificar en un mismo departamento la tramitación de los procedimientos de contratación, el Ayuntamiento dispondrá de una Oficina de Contratación que tendrá encomendadas las funciones de gestión de la actividad contractual de la Entidad, sin perjuicio de las competencias que correspondan a los órganos de contratación. La Oficina de Contratación deberá contar con los medios adecuados para llevar a cabo dichas funciones de gestión, a las que se añaden el impulso de la utilización de medios electrónicos en todo el procedimiento de contratación, así como la propuesta y en su caso elaboración de las instrucciones precisas para que desde las distintas áreas funcionales se tomen las medidas oportunas de cara a simplificar el mismo.
Datos abiertos
Sin perjuicio del Portal de Transparencia, se desarrollará un Portal de datos abiertos del Ayuntamiento de Alzira, definido como el recurso web donde se publican distintos datos de forma sistemática y al mismo tiempo se favorece el uso masivo de los mismos. Dicho Portal de datos abiertos se inspirará en la Guía estratégica de la FEMP para implementar los datos abiertos en las Administraciones Públicas Españolas, respetando en todo caso lo previsto en la Ley 37/2007 sobre reutilización de la información del sector público (modificada por la Ley 18/2015), así como en su normativa de desarrollo.
Archivo electrónico
El archivo administrativo del Ayuntamiento de Alzira será único y electrónico se regirá por lo dispuesto en el Capítulo III del Reglamento del Procedimiento electrónico, y en todo caso por las siguientes reglas:
1. Definición de archivo electrónico único.
a) El archivo electrónico único del Ayuntamiento de Alzira es el conjunto de infraestructuras, sistemas y servicios que proporcionen el servicio de almacenamiento y gestión de los documentos y expedientes electrónicos una vez finalizados los procedimientos.
b) En el archivo electrónico único del Ayuntamiento de Alzira se custodiarán cuantos documentos y expedientes se almacenen o gestionen.
c) El Archivo electrónico único del Ayuntamiento de Alzira realizará la gestión de todos los documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal una vez finalizados los procedimientos y sin perjuicio de la regulación del Archivo Histórico. Esta gestión garantizará la autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad y disponibilidad de los expedientes y documentos almacenados en el archivo electrónico único, así como su acceso, en las condiciones exigidas por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad.
2. Archivo electrónico de documentos. El Ayuntamiento de Alzira, así como sus organismos públicos y entidades vinculados o dependientes del mismo que en su caso existan, deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos electrónicos que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, tengan valor probatorio de las relaciones entre los interesados y la Administración.
3. Conservación de documentos electrónicos y de su información.
a) El Ayuntamiento de Alzira determinará los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos.
b) La conservación de los documentos electrónicos deberá realizarse de forma unitaria. También será posible la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos, así como para la comprobación de la identificación o firma electrónica de dichos datos.
c) Para asegurar la conservación, acceso y consulta de los documentos electrónicos archivados con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión, se podrán trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
d) En todo caso, los responsables del archivo electrónico realizarán copias auténticas para el traslado de los datos a otros formatos y soportes cuando el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
4. Destrucción de documentos en soporte no electrónico.
Durante los dos años siguientes a la entrada en vigor de este Reglamento, los documentos en soporte no electrónico acumulados por la Clau y de los que se haya obtenido una copia electrónica auténtica con anterioridad a la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de conformidad con los requisitos que establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad y su normativa técnica complementaria, para su registro e incorporación al correspondiente expediente electrónico, podrán ser eliminados en las mismas condiciones que establece este real decreto. Para ello será necesaria la comunicación previa a la autoridad calificadora correspondiente, que irá acompañada de un análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relación con la conservación y archivo de los documentos electrónicos, establezca el Esquema Nacional de Seguridad. Transcurridos tres meses sin que la autoridad calificadora competente haya manifestado objeción, podrá eliminarse.
5. El Reglamento del Archivo del Ayuntamiento de Alzira se entiende implícitamente derogado en todo aquello que contradiga las Leyes 39 y 40 de 2015, de forma especial sus arts. 17 y 46 respectivamente. Asimismo se ajustará al resto de normativa reguladora de los archivos electrónicos, en el marco de lo establecido en la D.F.1ª del presente Reglamento.2. Todas las referencias realizadas al archivo administrativo se entenderán realizadas al archivo electrónico que dispone la Ley.
6. De acuerdo con lo previsto Ley 39/2015, del Real Decreto 203/2021, así como del resto de normativa aplicable, para la gestión electrónica del archivo del Ayuntamiento de Alzira, este se integrará con Archive, la solución de soporte para archivo de expedientes y documentos electrónicos elaborada por la AGE. No obstante lo anterior, atendidas las circunstancias de puesta a disposición y operatividad de la citada herramienta, el Ayuntamiento podrá contratar este servicio de soporte con el sector privado, siempre con vistas a una futura integración de la herramienta que se contrate con Archive.
Canales de comunicación de la ciudadanía con el Ayuntamiento de Alzira
El Ayuntamiento de Alzira prestará la asistencia necesaria para facilitar el acceso de las personas interesadas a los servicios electrónicos proporcionados en su ámbito competencial a través de todos o algunos de los siguientes canales:
a) Presencial, principalmente a través de la oficina de la Clau.
b) Portales de internet, a través del Punto de Acceso General electrónico y de la sede electrónica, así como de los restantes Portales de internet y servicios electrónicos que se establezcan, tales como el portal del proveedor o el de licitación pública.
c) Redes Sociales, mediante cuentas oficiales del Ayuntamiento creadas para suministrar información, orientar y también en su caso asistir a los interesados en su relación con las Administraciones Públicas en el uso de medios electrónicos. En la web municipal se publicarán las condiciones y las reglas éticas de comportamiento en el uso de las Redes.
d) Telefónico, mediante una infraestructura tecnológica que facilite, dentro de las sus posibilidades técnicas, el acceso a la información, asistencia y servicios electrónicos a los interesados.
e) Correo electrónico.
f) Videollamada.
g) Aplicaciones de mensajería instantánea, fundamentalmente Whatsapp y Telegram, siempre de forma que quede garantizada la privacidad de las comunicaciones y la protección de los datos de los usuarios.
h) Chatbots, o “bots de charla”, fundamentalmente para filtrar una primera atención de carácter básico.
i) Cualquier otro canal que pueda establecerse de acuerdo con lo previsto en el artículo 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Fuentes
Por lo demás, el presente Reglamento se interpretará de acuerdo con lo previsto en las siguientes normas:
· Ley 37/2007 sobre reutilización de la información del sector público y Ley 18/2015, de 9 de julio, por la que se modifica la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público.
· Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.
· Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
· Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Téngase en cuenta las diferentes Leyes de transparencia autonómicas.
· Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público y normativa de desarrollo.
· Reglamento (UE) 910/2014 del Parlamento y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE (eIDAS).
· Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
· Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
· Real Decreto 951/2015, de 23 de octubre, de modificación del Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.
· Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.
· Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional.
· Real Decreto 1112/2018, de 7 de septiembre, sobre accesibilidad de los sitios web y aplicaciones para dispositivos móviles del sector público.
· Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
· Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.
· Ley 2/2015, de 2 de abril, de la Generalitat, de Transparencia, Buen Gobierno y Participación Ciudadana de la Comunitat Valenciana.
· Ley 4/2016, de 22 de abril, de la Generalitat, de modificación del artículo 139 de la Ley 8/2010 de Régimen Local de la Comunitat Valenciana para Garantizar el Derecho a Asistir y Grabar los Plenos Municipales.
· Ley 5/2016, de 6 de mayo, de Cuentas Abiertas para la Generalitat Valenciana.
Anexo. Código ético y de conducta de los empleados y empleadas públicos del Ayuntamiento de Alzira (consultar aquí)
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