Reuniones telemáticas: las 5 “cus”

No se debe confundir la presente entrada con la de los “Plenos telemáticos” (reuniones, ciertamente, pero muy especiales), puesto que vamos a hablar de las reuniones telemáticas de trabajo (?), gestión o coordinación, que en principio son una parte importante del teletrabajo. Eso sí, siempre que no se abuse:

Para evitar estos abusos y otras malas costumbres (qué poco tarda en consolidarse una mala praxis, por cierto), hemos decidido analizar las 5 “cus” de las reuniones telemáticas. “Cus”, sí, así se pronuncia el plural de la letra “Q”. Como previa, simplemente recordar que esta es la técnica de la escuela periodística norteamericana para elaborar una noticia capaz de responder a las cinco cuestiones fundamentales en la teoría de la comunicación, transmitiendo así el mensaje de la forma más eficaz posible. Evidentemente, en inglés se denominan las 5 W, las cuales en castellano realmente equivalen a 4 Q y una D, aunque por asimilación las llamamos 5 Q… Qué (What); Quién/es (Who); Dónde (Where); Cuándo (When); y por qué (Why).

¿Qué?

Evidentemente no vamos a explicar a estas alturas qué es una reunión, pero sí podemos desarrollar en este apartado uno de sus elementos esenciales: ¿de qué hablar? Pues de pocas cosas (pero bien). Si usted es el responsable de la convocatoria procure no engordar el orden del día. No aproveche que el Pisuerga pasa por Valladolid. Siempre habrá otra ocasión para hablar de ese otro tema. Resuelvan lo que tienen entre manos en este momento. Calidad y no cantidad en cuanto a los temas y las conversaciones. La reunión será más resolutiva. Se puede hablar de fútbol (es un decir) durante 2 minutos al principio (pero no 10), quizá mientras se espera al resto, una espera que por cierto no debe durar más allá de los 5 min de cortesía, en este caso no solo por operatividad sino también por simple respeto a quienes sí son puntuales. En cuanto al tono, por supuesto debe ser cordial. Si le corresponde a usted dirigir la sesión sea realista-optimista, y sea receptivo. Si le toca más bien escuchar, hágalo pero también intente aportar (a ser posible en positivo). En efecto, una variante de este “¿de qué hablar?” sería el “¿quién debe hablar?“. En las reuniones con poca gente tenemos claro que deberían intervenir todos los asistentes, porque para eso se les ha convocado. En las reuniones más numerosas y de carácter más informativo, únicamente debería hablar, además de quien dirija la sesión (claro está), quien pida la palabra o simplemente sea la persona que debe exponer una cuestión o contestar a alguna pregunta.

¿Quién?

¿Quién debe reunirse? No siempre es fácil identificar a los potenciales asistentes, y por eso la tendencia a es “invitar de más”. No a todas las reuniones deben asistir todas las personas. La naturaleza y el fondo de los asuntos a tratar tendrá mucho que ver, evidentemente, con las personas finalmente convocadas. En caso de duda deberíamos hacer lo contrario de lo que normalmente se hace: mejor tienda a reducir el número de convocados. Menos es más, tanto en los asuntos como en los asistentes. Si se trata de una reunión “de mandos”, algo como el Comité de Dirección, es muy importante que los asistentes transmitan posteriormente la información dentro de sus servicios o departamentos, filtrando en su caso algunos aspectos, a fin de que la comunicación interna sea completa. Pensemos en organizaciones medianas y sobre todo grandes, y en cómo la falta de comunicación muchas veces deja en mal lugar, por ejemplo, al personal de atención al público, quienes se enteran más tarde que los usuarios de las noticias fraguadas en las “altas esferas”, lo que se traduce en una mala atención e incluso una mala imagen.

¿Dónde?

Habida cuenta de que estamos hablando de reuniones telemáticas, aquí podríamos hablar de las plataformas existentes como herramientas disponibles para su celebración. Pero consideramos que son de todos conocidas y, una vez asegurado o casi asegurado que está libre de virus (ojo, que lo que muchas veces tiene el virus es el equipo del asistente), cosa que normalmente se consigue utilizando las versiones premium, un mejor tema de debate es desde dónde tele reunirse. Desde luego, siempre que sea posible debemos evitar un lugar concurrido o donde haya demasiadas distracciones en general (por desgracia en algunas ocasiones ese lugar es el propio domicilio). Que en el lugar de conexión haya buena conexión es obviamente importante. En cuanto a la preferencia de algunas personas de teletrabajar desde las propias oficinas “de trabajo presencial”, podemos entender que se debe a una cuestión de disponibilidad de medios, pero en cierto modo tiene un punto ridículo.

¿Cuándo?

¿Cuándo reunirse? Entiéndase este cuándo en cuanto al momento idóneo para celebrar la reunión. Si el “cuándo” se refiere a “a qué hora”, ni que decir tiene una reunión a las 16 h tiene pocas probabilidades de éxito. Mejor a primera hora, y mejor en día diferente si es que ya tiene programada otra reunión para ese mismo día (de ser posible). En cuanto a ese tanteo improductivo de “¿cuándo os viene bien?”, lo entendemos pero no somos partidarios de consensuar todos los horarios con todas las personas cada vez, ya que conseguir este encaje de agendas le va a resultar casi imposible, y esto nos obliga a tener en cuenta únicamente la disponibilidad de las personas cuya presencia es absolutamente imprescindible. Al margen de los “imprescindibles”, está claro que hay determinadas reuniones que no es conveniente celebrar sin la presencia de determinadas personas, pero es prácticamente imposible encajar las agendas de todo el mundo por lo que en algún momento alguien tendrá que decir “El lunes 17 a las 9 h”. Y si falta alguien pues ya se pondrá al día. De todas formas, una de las conclusiones de la presente entrada es que debemos celebrar muchas menos reuniones, por lo que una agenda mucho más despejada sin duda permitirá un mejor encaje de horarios, reduciendo las ausencias.

Por qué

“Por qué celebrar una reunión” equivale a “para qué” o “por qué motivo”. Es decir, en qué circunstancias y sobre qué tipo de asuntos merece la pena convocarla. Tener pautas para responder a esta pregunta nos permitirá saber, en un porcentaje alto de ocasiones, cuándo se debe convocar una reunión y cuándo no; por qué motivo es procedente y cuándo se debe sustituir por otro tipo de comunicación. Una reunión debe convocarse cuando tiene la casi completa y segura convicción de que el asunto o los asuntos a tratar van a quedar en una mejor situación después de la reunión. Piense si una reunión monográfica sobre un problema (o cuestión, o expediente) va a ayudar en algo, aunque sea un poco, a que se avance, resuelva o tenga más posibilidades de resolverse dicho problema. Quizá una reunión no sea lo que necesita ese asunto. Vamos a atacarlo por otro lado.

Como dijimos en “10 consejos para teletrabajar en la Administración” (coescrito con Amalia López Acera), “No todo son videoconferencias. Si bien antes de la pandemia el número de personas que habían asistido alguna vez a una reunión por videoconferencia era casi anecdótico, ahora que las hemos descubierto parece que cualquier cuestión deba ser debatida o decidida a través de una videoconferencia. Pero no son siempre necesarias y es más, pueden llegar a ser contraproducentes. Una llamada de teléfono puede ser más ágil que una videoconferencia según el tema a tratar y sobre todo si debe producirse únicamente entre dos personas, ya que requiere menos tiempo de preparación y conexión. La comunicación más eficaz es la que se produce a través del medio más idóneo”.

Hablamos por supuesto de reuniones oficiosas. En una Administración también hay reuniones ineludibles por Ley. Si se trata de un órgano colegiado de periodicidad establecida, se debe celebrar la sesión cuando corresponda de forma ordinaria. Si se trata de asuntos más informales, inmediatos o incluso improvisados, piense primero si tienen la suficiente enjundia como para convocar una reunión ad hoc. O simplemente si la reunión va a servir para algo.

Reunión telemática

Otras “cus”…

  • ¿Cuánto debe durar una reunión? No es en absoluto operativo, ni siquiera lógico, tener que emplear al menos media hora para explicar el motivo de la reunión. Los asistentes deben ir con los asuntos preparados, la documentación leída y si puede ser estudiada, y los deberes hechos, si es que es la reunión sucede a otra u otras anteriores sobre la misma temática. Otra medida que aliviará la duración es que la persona que dirige la sesión pregunte expresamente en cada punto si alguien tiene algo que aportar, a fin de evitar las intervenciones excesivamente teóricas o con escaso valor añadido, pudiendo incluso retirar la palabra (con el suficiente tacto). Así las cosas… ¿Cuánto debe durar una reunión? Pues 1 h está bien (y cualquier duración inferior siempre que se haya llegado a una conclusión resolutoria). Hora y media, aceptable. Pasar de 2 h no suele ser productivo. No es ningún fracaso dar por finalizada una reunión si vemos que se encuentra en un punto muerto.
  • ¿Cómo negociar? Si se ha convocado la reunión es porque finalmente se ha considerado necesario tratar y hablar sobre un tema. Y hablar es informar, pero también es interactuar, debatir. Y debatir, evidentemente, es algo que se hace con la finalidad de llegar a algún acuerdo o conclusión más o menos consensuada, no para que cada uno tenga su minuto de gloria y luego se ponga a mirar el móvil mientras hablan los demás. Es cierto que lo de los acuerdos debe matizarse en el ámbito de las reuniones técnicas, en las que evidentemente las personas menos expertas en un tema deberían mostrar una actitud humilde. Está claro que todos podemos opinar sobre todo (y si no vean lo que pasa en las RRSS), pero al menos seamos conscientes de que no todos podemos saber de todo. Un respeto por los técnicos. Un respeto por todo el mundo, en general. Que se valore el criterio técnico tampoco significa que siempre se deba hacer literalmente lo que dice el más experto (de hecho no nos gusta esa expresión porque puede ser demasiado teórica o incluso engañosa), toda vez que el resto de ópticas, opiniones e intereses en juego, enriquecen y ponderan la toma de decisiones. En cierto modo, reunirse es negociar. Y negociar es ceder. Recuerdo a un excompañero que acudía a las reuniones y, llegado a un punto de las mismas, decía: “Esa es tu opinión, que me parece muy bien, pero la mía es totalmente distinta. Y no voy a ceder ni un milímetro. Y no voy a cambiar de opinión nunca… Y como me llegue un solo expediente de una manera distinta a como yo lo quiero, os voy a meter un reparo que os vais a tener que ir de España… Y ahora me voy de la reunión, que tengo cosas que hacer más importantes que estar aquí de tertulia”. No parece una actitud mínimamente constructiva, ni profesional la verdad. El objetivo de una reunión no es tener razón, sino que las cosas se hagan (y se hagan bien). En todo caso en la Administración existe una jerarquía, en cuya cúspide se encuentra el órgano político. El sistema completa esa aparente discrecionalidad con un doble control, más o menos eficaz, tanto interno como externo. En los expedientes podemos encontrar informes jurídicos y técnicos de los que es francamente difícil apartarse, incluso aunque no tengan el carácter de vinculantes.
  • ¿Qué debe pasar entre una reunión y la siguiente? Como en el “cole”, hay que llevarse deberes para casa. Si no se trabajan los temas tratados, no tiene sentido reunirse para simplemente debatir. La Administración trabaja, no habla. O mejor dicho, habla para preparar y planificar los temas y estrategias, pero que los asuntos cobren vida depende de una actitud activa, resolutiva, ejecutiva… Hay que ejecutar, y de hecho de alguna manera en la Administración somos, entiéndase la expresión, el brazo ejecutor del Poder ejecutivo. Imagine que sale de una reunión en la que se ha llegado a conclusiones bastante satisfactorias. Si celebramos la siguiente sesión, por ejemplo un mes después, teorizando sobre los mismos temas, retomando la conversación en el mismo punto exacto en el que nos encontrábamos, repitiendo y enredando, ya le digo yo que en su organización deben hablar menos y hacer más. Nunca se pueden tener todos los cabos atados antes de empezar, de modo que empiece. Una reunión no deja de ser un instrumento teórico, pero la gestión es algo práctico. El futuro de una reunión es la ejecución. “El futuro no es lo que va a pasar, es lo que vamos a hacer” (J.L. Borges).

En resumen, una vez demostrado que el tiempo que se le dedica al teletrabajo es infinitamente superior al del trabajo presencial, debemos poner echar el freno a uno de los principales agujeros negros que absorben sin piedad nuestro valioso tiempo, las reuniones inútiles (que no las inútiles reuniones). Entiéndase. No afirmamos que las reuniones, per se, sean inútiles, ni mucho menos. Podemos y debemos reunirnos para tratar cara a cara algunos asuntos. Un teletrabajador no es un lobo solitario, sino más bien debería ser todo lo contrario. Pero cuándo reunirse (que en definitiva no es sino una forma más de comunicación), cómo hacerlo o cuánto duran las reuniones, eso es harina de otro costal. Si acertamos en estas y otras cuestiones, ganaremos mucho tiempo o, al menos, dejaremos de perderlo.

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