La tramitación sin certificado durante el estado de alarma. Una propuesta realista

“Hazlo fácil” (Magda Lorente)

“Copia cifrada de un documento acreditativo de su identidad (DNI, Pasaporte…), para lo que bastaría con comprimirla con una contraseña robusta (“con una frase sería suficiente”) que luego se enviará en un correo aparte.” (Consejo de Empadronamiento)

La problemática está meridianamente clara. La LPAC establece la obligatoriedad del uso de los medios electrónicos a una serie de sujetos, la mayoría de ellos personas jurídicas, mientras que para los que dichos medios son simplemente voluntarios podríamos decir que también se aconseja su utilización, especialmente en este momento, pero con las oficinas de atención al público cerradas por el coronavirus se cierra simultáneamente su posibilidad (y derecho) de relacionarse con la Administración a través del medio presencial.

¿Cómo resolver esta situación? En el Ayuntamiento de Alzira hemos puesto en marcha la iniciativa “Sensefirma” (solicitud sin certificado), cuya exposición de motivos señala precisamente la problemática que acabamos de apuntar, y que afecta estos días a absolutamente todas las entidades públicas de España y muchos otros países: “Ante el cierre de la atención presencial de las oficinas del Ajuntament d’Alzira como medida de contención del COVID19, y para dar respuesta a la necesidad de presentación de escritos, comunicaciones o solicitudes de carácter urgente e imprescindible, se ha habilitado este trámite, sin que genere ningún registro y sin requerir un medio electrónico de autenticación. Este acceso tiene carácter provisional, se mantendrá mientras permanezca la situación ocasionada por el COVID19, y debe utilizarse de manera excepcional, únicamente para realizar presentaciones urgentes, que no pueden ser aplazadas. IMPORTANTE: Trámite de exclusivo uso para personas físicasno obligadas a tramitar electrónicamente conforme a lo dispuesto en el artículo 14.2 Ley 39/15.

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Queda claro, pues, que los sujetos obligados deben utilizar la sede o la plataforma que proceda en cada caso, y que este procedimiento es excepcional no solo en cuanto a su filtro subjetivo (los no obligados), sino que también se articula para un número limitado de trámites, todos ellos de carácter urgente e imprescindible. El objetivo: dar servicio. Como siempre que hablo de mi Ayuntamiento quiero resaltar que es un proyecto de equipo, porque tenemos un fantástico equipo, y que se traduce en una Propuesta de “tramitación sin firma” que podemos reproducir aquí para facilitar su reutilización o, como les gusta decir a algunos, el benchmarking.

“Visto el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19

Visto que, según la citada norma así como otras posteriores, está restringida la libertad de circulación de las personas, debiendo los poderes públicos tomar las medidas oportunas para mantener ante todo, la salud de las personas, procede mantener cerrada la Oficina de La Clau, habilitando no obstante este Ayuntamiento otros cauces de relación telemática con el Ayuntamiento.

Visto el art 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, especialmente en su apartado 1, que literalmente dispone: “Las Administraciones Públicas deberán garantizar que los interesados pueden relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que pondrán a su disposición los canales de acceso que sean necesarios así como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen.”, Teniendo asimismo en cuenta el art. 66 de la misma Ley, especialmente su apartado.1.e), que se refiere a la necesidad de “Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio”, en relación a las solicitudes de inicio de expedientes.

Vista la posibilidad que ofrece la propia Ley 39/2015 de establecer vía Reglamento la obligación de relacionarse con ellas a través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios. Atendido no obstante que ni procede en este momento tramitar la aprobación de un reglamento, ni mucho menos imponer dichos medios a personas que no dispongan de la aludida capacidad.

Vista la D.A.3ª del citado Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, que suspende los plazos administrativos pero no los procedimientos y, en ningún caso, la gestión ordinaria, sobre todo como se infiere del art. 6 del propio Real Decreto. Teniendo en cuenta especialmente que la Administración municipal es la competente para la prestación de determinados servicios públicos asistenciales.

Visto el art. 9.1 de la citada Ley 39/2015, así como el Reglamento de la UE Nº 910/2014 (eIDAS), por lo que respecta a la identificación electrónica de las personas.

Visto el art. 38 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que regula la sede electrónica.

Visto el art. 3 del Código Civil, que literalmente indica: “Las normas deben interpretarse teniendo en cuenta los antecedentes históricos y legislativos y la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, atendiendo fundamentalmente a su espíritu y finalidad”.

Visto que dentro de la aludida gestión ordinaria se encuentra la atención al público, y atendida la voluntad del Ayuntamiento de mantener el servicio.

Considerando lo acordado en la reunión previa con el Alcalde, la Concejala de Modernización y Participación, y las personas responsables de los Departamentos de Informática, Modernización y La Clau,

PROPONGO

PRIMERO.- Realizar una campaña para el fomento del uso de la sede electrónica del Ayuntamiento de Alzira, plataforma que se encuentra en funcionamiento desde hace años y que permite la presentación telemática de la práctica totalidad de las solicitudes dirigidas al propio Ayuntamiento. Esta será la vía obligatoria o preferente, según los casos, para realizar trámites con el Ayuntamiento durante la situación de estado de alarma.

SEGUNDO.- Únicamente respecto de las personas que no estuvieran obligadas por Ley a utilizar la sede electrónica y que, además, tuvieran graves dificultades o la imposibilidad de utilizar la sede electrónica, se articulará de forma excepcional un sistema de atención ciudadana que permitirá realizar trámites formales aún careciendo de firma electrónica. Sus reglas básicas de funcionamiento son las siguientes:

1.- Se habilitará un trámite disponible en la Sede electrónica del Ayuntamiento de Alzira, que permitirá realizar una solicitud dirigida al Ayuntamiento de Alzira sin necesidad de utilizar un certificado electrónico y sin realizar una entrada en el registro electrónico del Ayuntamiento. La persona interesada deberá indicar de forma obligatoria su teléfono y dirección de correo electrónico para ser llamada en todo caso, a fin de confirmar los extremos de su solicitud

2.- Este servicio será atendido a través de los funcionarios o funcionarias que estuvieren habilitados, conforme a distintos preceptos de la Ley 39/2015.

3.- En la atención se realizará un filtro previo, a fin de identificar la pretensión del usuario, indicándole cómo proceder en el caso de que simplemente precise de algún tipo de información o de alguna otra gestión que no deba derivar en el inicio de un procedimiento administrativo municipal.

4.- Tras la detección de una necesidad relacionada con un trámite, el funcionario habilitado procederá a la identificación de la persona. Dicha identificación se realizará a través de preguntas cruzadas, contrastando con el ciudadano la información que obra en las distintas bases de datos municipales. Llegado el momento en el que el empleado público haya podido verificar con un margen prácticamente nulo de error la identidad de la persona, proseguirá con el trámite.

5.- El empleado público comprobará y recabará en nombre del ciudadano, en la máxima medida de lo posible, cuantos datos y documentos sean precisos para la tramitación del procedimiento en cuestión. Asimismo se aplicará el principio de “la menor molestia posible”.

6.- Una vez redactada la instancia, el empleado público compartirá en voz alta con el usuario sus aspectos principales, informando inequívocamente del contenido, alcance y efectos de la solicitud que se presenta.

7.- Finalmente el empleado público firmará, validando la instancia en nombre del interesado. A partir de ese momento dicha instancia seguirá el cauce de tramitación habitual.

La presente propuesta puede ser objeto de variación según la casuística que se vaya produciendo, así como en función de los medios humanos y tecnológicos disponibles en cada momento”.

Por otra parte, como bien indica la compañera Consuelo Doncel en su entrada “La expedición de Certificados de empadronamiento durante el Estado de alarma y su incidencia en el Real Decreto-ley 11/2020, de 31 de marzo“, “previsiblemente la demanda de los certificados de empadronamiento se va a incrementar considerablemente tras la publicación del Real Decreto-ley 11/2020, que exige el certificado mencionado anteriormente para la acreditación de las condiciones subjetivas a los efectos de obtener moratorias o ayudas en relación con la renta arrendaticia de la vivienda habitual (art. 6.1.c).II) y para la moratoria de hipotecas (art. 17.1.c).II) y también para la obtención del bono social para trabajadores autónomos que hayan cesado su actividad o hayan visto reducida su facturación (art.28.4).” Además, entre la documentación necesaria para acreditar ante la entidad bancaria que se cumplen las condiciones subjetivas para beneficiarse de esta medida, el artículo 11.1.c.II) del citado Real Decreto-ley se incluye el certificado de empadronamiento relativo a las personas empadronadas en la vivienda, con referencia al momento de la presentación de los documentos acreditativos y a los seis meses anteriores.

Lo primero que debo decir aquí es que, como ya indicamos en “La Administración proactiva: actuaciones “de oficio” como salvaguarda de los derechos reglados de los ciudadanos” (número 227 de la Revista de Estudios Locales (REL-CUNAL):

“…en este tipo de procedimientos la Administración suele exigir la presentación de documentos acreditativos de la identidad y de la situación económica o fiscal, pero… ¿Por qué no comprueba directamente esos datos? Y si se trata de un trámite ya solicitado en los últimos años ¿por qué no verifica simplemente que las circunstancias siguen siendo las mismas? (…) un cambio de cultura que suponga un giro de 180 grados apoyado sobre la generalización de las actuaciones de oficio desde sus dos vertientes: la tramitación “de oficio” de un procedimiento para el reconocimiento de un derecho, y la no-tramitación con reconocimiento automático.”

Con esto lo que queremos hacer ver es que podríamos incluso negar la mayor, y la mayor no es otra que la misma necesidad del certificado de empadronamiento. Pero el caso es que se pide. No sabemos muy bien para qué, pero se pide. Y la siguiente es que, ya que se pide, hagámoslo fácil. A este respecto, no se van a creer todo lo que exige la “Nota de la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento, en sesión telemática de 31 de marzo de 2020, sobre la tramitación de certificados de empadronamiento para solicitar la moratoria en el pago de cuotas hipotecarias de colectivos vulnerables como consecuencia del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19 “.

Para empezar, en esto de las Notas informativas ya sabemos que llueve sobre mojado, sobre todo para la Administración Loca, su víctima preferida. Pero bien, una nota, si es buena, bien está. No es vinculante (y menos mal en algunos casos), pero arrojaría luz. No es el caso de la citada, ya que impone a los usuarios “sujetos no obligados”, por un lado, un nivel de capacidades digitales y administrativas similares o superiores a las que tienen los usuarios habituales de la sede electrónica; y por otro, una burocracia de la que no solo cabe preguntarse el formato de envío, sino su misma necesidad. En definitiva, la alternativa que dan al filtro del certificado y la sede pasa por enviar un correo electrónico a una dirección del Ayuntamiento la siguiente documentación (la negrita es nuestra):

  • Copia cifrada de un documento acreditativo de su identidad (DNI, Pasaporte…), para lo que bastaría con comprimirla con una contraseña robusta (“con una frase sería suficiente”) que luego se enviará en un correo aparte.
  •  Si el certificado que se solicita es colectivo se deberán enviar por el mismo sistema copias de los documentos acreditativos de la identidad de todos los empadronados en el domicilio. Para los menores de edad se deberá aportar copia del certificado de nacimiento o del libro de familia.
  • Escrito firmado por el solicitante indicando una serie de datos como, por ejemplo, el nombre y apellidos, dirección de empadronamiento en el municipio, el nombre y apellidos de los demás empadronados en el domicilio para certificados colectivos, dirección del correo electrónico, motivo de la solicitud, teléfono de contacto…; con el objetivo de aumentar las garantías en la comprobación de su identidad y de no facilitarle en el certificado información que él no haya dado previamente.
  • En el caso de certificados colectivos, un escrito firmado por todas las personas mayores de edad empadronadas en el domicilio autorizando al solicitante del certificado.
  • Una vez confirmada la identidad, el Ayuntamiento podría remitir por correo electrónico el certificado de empadronamiento también en un documento cifrado, cuya contraseña se enviará en un correo aparte.

Casi nada. Si usted no tiene muy claro como “comprimir con una contraseña robusta”  entenderá a qué me refiero. ¿Alguien ha pensado que si una persona sabe hacer todo esto seguramente también tiene certificado y desde luego va a saber enviar un escrito por sede? Cero patatero en empatía. ¿Queremos o no queremos ayudar a las personas en estas terribles circunstancias? La alternativa a la sede electrónica con certificado de firma debe ser sí o sí más sencilla, porque de lo contrario que se obligue directamente al uso de los medios electrónicos durante el estado de alarma, y si de todas formas la gente tiene que aprender cosas nuevas, que aprendan a utilizar la sede, y ya puestos Face, y el Portal de licitación, y el resto de plataformas existentes. Esto no sería más complejo que lo de la copia cifrada comprimida con contraseña robusta. Eso sí, seguirán teniendo el problema del certificado, y en este sentido no sabemos cuál acabará siendo el alcance exacto de esta disposición del citado Real Decreto-ley 11/2020:

Disposición adicional undécima. Medidas provisionales para la expedición de certificados electrónicos cualificados. Durante la vigencia del estado de alarma, decretado por el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, se permitirá la expedición de certificados electrónicos cualificados de acuerdo con lo previsto en el artículo 24.1.d) del Reglamento (UE) 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. A tal efecto, el organismo supervisor aceptará aquellos métodos de identificación por videoconferencia basados en los procedimientos autorizados por el Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias o reconocidos para la expedición de certificados cualificados por otro Estado miembro de la Unión Europea. La equivalencia en el nivel de seguridad será certificada por un organismo de evaluación de la conformidad. Los certificados así emitidos serán revocados por el prestador de servicios al finalizar el estado de alarma, y su uso se limitará exclusivamente a las relaciones entre el titular y las Administraciones públicas.

En fin. Ya veremos cuánto éxito tiene este procedimiento excepcional para la expedición de certificados electrónicos cualificados durante el estado de alarma…

¿Cuál sería, en todo caso, una alternativa realista a todo este jaleo? Pues la que hemos dado, y de hecho en nuestro caso, para este trámite, ya se está utilizando el mismo formulario (en la sede, pero sin firma) para que el usuario lo complete, si es necesario con la asistencia de un empleado público, y lo presente; tras lo cual, como ya hemos explicado, recibirá la llamada del funcionario/a habitado para proceder a su identificación y trámite.

Y todo ello, y con esto damos por finalizada esta reflexión, dejando una puerta (crítica) abierta por el escaso desarrollo (o quizá escasa implantación, o al menos no la suficiente visto lo visto) del que estaba llamado a ser el sistema de identificación electrónica por antonomasia en nuestro país: Cl@ve, que fue concebido en su momento como el sistema orientado a unificar y simplificar el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Su objetivo principal es que el ciudadano pueda identificarse ante la Administración mediante claves concertadas (usuario más contraseña), sin tener que recordar claves diferentes para acceder a los distintos servicios. (fuente oficial). Cl@ve en teoría complementa los actuales sistemas de acceso mediante DNI-e y certificado electrónico, y ofrece la posibilidad de realizar firma en la nube con certificados personales custodiados en servidores remotos. Se trata de una plataforma común para la identificación, autenticación y firma electrónica, un sistema interoperable y horizontal que evitaría a las Administraciones Públicas tener que implementar y gestionar sus propios sistemas de identificación y firma, y a los ciudadanos tener que utilizar métodos de identificación diferentes para relacionarse electrónicamente con cada Administración. La generalización del uso de Cl@ve solucionaría muchos problemas, especialmente la de su modalidad más sencilla, la cual pensamos que es Cl@ve PIN.

Bien. Mientras tanto, la LPAC sigue exigiendo la firma para la inmensa mayoría de los trámites. La identificación biométrica sigue prácticamente inédita… Y entre virus y virus seguimos esperando el futuro Reglamento de desarrollo de las Leyes 39 y 40, cuyo borrador se filtró hace ya más de un año. Esperemos que se vayan acoplando todas estas piezas cuanto antes porque, hoy por hoy, algo no encaja en este puzzle.

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5 Comentarios Agrega el tuyo

  1. Estimado Victor, el INAP debería condecorarte. No sé cómo no te llevan a Madrid para poner un poco de orden en el caos que estamos viviendo, mil gracias.

    Por cierto, te habrás enterado que aquellos que están sufriendo un ERTE deben darse de alta como demandantes y lo deben hacer online, te aseguro que más de uno no lo podrá hacer.

    Un saludo.

  2. Buenos días, enhorabuena por la entrada.
    Una cuestión para el debate, entiendo que este sistema de identificación y firma estaría basado en el artículo 9.2.c) de la Ley 39/2015 modificado por el polémico Real Decreto-ley 14/2019. En cuyo caso, ¿no debería haría falta la “previa autorización por parte de la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Política Territorial y Función Pública […] “??
    Lo cual generaría mayor indefensión y burocracia si cabe para la Administración y la ciudadanía.
    El sistema de identificación y firma recomendado por el Consejo de Empadronamiento tampoco encajaría en dicho precepto de la Ley ¿No?.
    Y el cifrado es una medida de confidencialidad, no de autenticación o firma, lo cual según ENS sólo se aplicaría a sistemas de información categorizados de nivel alto, y el padrón municipal no tiene porqué serlo dado que quedaría a criterio de la Administración, creo interpretar.
    Gracias y un saludo.

  3. Hola. La firma remota, que varios proveedores están poniendo de forma gratuita a disposición de quien la necesite, permite solucionar estos problemas. Proporciona una firma cualificada sin necesidad de que el ciudadano descargue ninguna aplicación ni tenga certificado digital.

    El ciudadano recibe el documento, lo revisa, recibe una clave por SMS en su móvil si quiere firmar, la introduce y el documento queda firmado. Rápido, cómodo, fácil y barato (en este momento, más que barato, gratis).

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