Acabar con la auto burocracia: una cuestión de liderazgo

Si creen que este circo o este otro merecían un premio a la gestión más patética de un servicio público, si pensaban que eran situaciones insuperables, a continuación van a ver cómo se puede rizar el rizo del despropósito hasta que nos obligan a decir basta. Yo digo “basta”. Stop burocracia, en este caso en la modalidad de auto burocracia, una de las peores por cierto. Vamos a tratar de explicarlo de forma esquemática:

ForgesFuncionarios2

1.- Recibo la amable invitación de la coordinadora del módulo de liderazgo de los Máster del INAP para las nuevas promociones de habilitados nacionales con el encargo de impartir un buen número de clases en los mismos (las de los días 23 y 30 de mayo; 19 de junio; 13 y 26 de septiembre de 2019, unos días que ahora quedan liberados de mi agenda). Hasta ahí genial. Un placer.

2.- Una persona de la organización se pone en contacto conmigo para conocer mis necesidades logísticas (de alojamiento y desplazamiento). Mal empezamos porque en este mismo e-mail ya se acompaña un modelo de “certificado de pernocta” o certificado del hotel, el cual incorporo a la presente porque no tiene desperdicio, un modelo antediluviano que se supone que tengo que imprimir, llevar físicamente al hotel, y pedir a alguien de allí que me lo cumplimente y llene de sellos para demostrar que he dormido en una habitación y no en casa de un amigo pero pretendo cobrar igualmente la dieta, no vaya a ser que estafe al sistema. Algo que, por cierto, se demuestra y se acredita tranquilamente con el pago de la habitación, el cual deja un rastro electrónico si se hace con tarjeta o bien cuanto menos genera una factura o como mínimo un recibo si se hace en efectivo. Pero no, alguien debe ¿certificar? que:

  • D. / D.ª VÍCTOR ALMONACID LAMELAS se ha alojado en este Hotel, siendo la fecha de entrada el día 22 de mayo de 2019 y la de salida el día 23 de mayo de 2019.
  • Que ha abonado su estancia en el hotel.

Esto es muy gracioso. Además porque en mi caso soy fedatario público y debo someterme a la superior fehaciencia del gerente del hotel o del encargado de recepción. Genial. Cierto es que con la administración electrónica los notarios y los secretarios hemos tenido que compartir (y repartir) la fe pública con todo tipo de sellos electrónicos de la actuación automatizada, e incluso con otros funcionarios, como los habilitados de las oficinas de asistencia en materia de registros, de lo cual estoy encantado por cierto… Pero que ahora tengan fe pública los encargados de recepción de un hotel (ojo, dicho sea desde el respeto absoluto a ese puesto de trabajo, queda claro que no estamos hablando de eso), una fe pública de mayor rango, casi de patria potestas, a la de un empleado público que además tiene atribuida por Ley la función de fe pública… Esto es para hacérselo mirar. Supongo que ya están viendo que la burocracia no es lo peor de esta historia.

3.- Envío un e-mail de contestación, de momento omitiendo (con gran esfuerzo) mi opinión sobre el certificado de marras, e indicando mis necesidades de desplazamiento para las dos jornadas de mayo (días 23 y 30). Se lo doy todo muy masticado (espero que no os parezca tan complicado a vosotros): como ahora resido principalmente en Tenerife (aunque saben que soy de Valencia), indico que el primer día vuelo de Tenerife a Madrid pero la vuelta la hago en tren de Madrid a Valencia. El segundo día la ida desde Valencia a Madrid vuelve a ser evidentemente en tren (ese tren cierra la vuelta del anterior AVE Madrid-Valencia), mientras que la vuelta se corresponde con la vuelta en avión del vuelo de ida del primer día, siendo en este caso Madrid-Tenerife. Al final dos idas y dos vueltas, lo que corresponde a dos viajes. Se indicaron además los horarios de todos los desplazamientos y mi condición de residente en Canarias, para que resulte más barato. Pues no, por lo visto a alguien le explotó la cabeza cuando vio esta solicitud donde se encajan tantos viajes desde lugares tan extraños. Enseguida me compelieron a dar todo tipo de explicaciones sobre esta petición tan inusual. Me comunican que la persona responsable de la intervención no lo ve nada claro y amenaza con fiscalizar de disconformidad. Pues muy bien, enhorabuena. La misma lógica de la desconfianza subyace en la necesidad de tantas explicaciones para justificar los viajes que en el asunto del certificado. Una especie de presunción de culpabilidad, de que uno, pillo como él solo, quiere estafar al sistema. Pero la alternativa para no estafarlo, o mejor dicho, para que determinados burócratas se queden tranquilos porque creen que hacen bien su trabajo, es que uno se pague los gastos de desplazamiento cuando la intervención tiene a bien repararlos. Hombre, para eso no voy. No voy a pagar o a perder dinero por dar un servicio, pero sobre todo no voy a perder dignidad, algo aún más importante, al menos para mí.

4.- Es entonces cuando decido renunciar a participar en esta acción formativa. Lo siento sobre todo por los alumnos. Unos alumnos que tienen todo el derecho a saber por qué finalmente no voy a impartir las clases, porque, sinceramente, de no ser por esta entrada no creo que nadie les informara de los verdaderos motivos. Lo cierto es que tenía ilusión en poder compartir mi experiencia con el magnífico grupo que me consta que se ha creado (eso me transmiten otros compañeros ponentes del Máster), pero no deja de ser paradójico que me llamen para hablar de liderazgo y que para ello me hagan “pasar por el aro” de la desconfianza y la más ridícula burocracia. Autocalificarse como líder seguramente resulta pretencioso, y no lo voy a hacer, pero desde luego sí que puedo decir, y quienes me conocen lo saben, que no va en mi carácter esa sumisión aborregada con respecto a quien hace o dice verdaderas barbaridades, pero que tiene la sartén por el mango y se acaba saliendo con la suya porque nadie lo para. La sumisión a los protocolos absurdos está tan lejos del liderazgo como del sentido común. Podemos ir a Madrid a hablar de teoría del liderazgo o podemos liderar. Podemos hablar o podemos actuar, hacer que las cosas ocurran.

5.- Pero aún queda una gestión, la del envío de la renuncia a la persona responsable (omitimos su nombre al igual que el del resto de implicados). Le envío un email, que podría ser una versión ligera, en todos los sentidos, de la presente entrada, con mis motivos. Su respuesta exhibe una actitud comprensiva pero resignada hasta límites que personalmente considero inaceptables. En ningún momento se ofrece a arreglar un problema que ellos mismos han creado (ellos como institución, independientemente de la persona responsable directa). Me indica, mostrando o quizá simulando empatía, que ellos mismos son las primeras víctimas de ese exceso de burocracia y desconfianza y… Ya. Le podría haber contestado: “¿Pero no pensáis hacer nada para solucionarlo?”. Porque esto ya ha tenido consecuencias: una serie de molestias innecesarias y unos alumnos que se ven privados de unas sesiones que yo ya tenía preparadas y que, según me transmiten, habían generado mucha expectación. Lo sorprendente es que se asumen estas consecuencias, más todas las que vengan, con total naturalidad y resignación. A la postre se acepta sin problemas mi renuncia confiando en que puedan encontrar otra persona que me sustituya (y a la que poder enterrar en burocracia y malas formas, ya que yo no me dejo). Lamentable. Y también le podría haber contestado: “para putearme (disculpen la expresión), para eso no me llaméis.” Y es que todo esto, queridos lectores, es muy fuerte. Te machacan con trámites y desconfianza los mismos que te buscan, te despechan los mismos que se supone que tienen interés en que vayas a impartir la formación. Es como cuando la Administración pone todo tipo de trabas al sufrido contribuyente para cumplir con sus obligaciones tributarias: no hombre no, para pagar ponlo fácil. El que tenga el interés que no putee.

Todo lo anterior está explicado con la mayor objetividad posible, pero si no se percibiera así por parte de alguno de los implicados le animo a que se pronuncie, que se manifieste “la otra parte” (tampoco estaría nada mal que pidiera disculpas). No crean que la presente entrada es producto de un arrebato. Mi experiencia en la vida me dice que hay dos tipos de enfados: los impulsivos o viscerales, que son poco menos que una reacción instintiva causada por una situación repentina, inesperada y evidentemente desagradable (por ejemplo, el que nos provoca ese conductor que en plena rotonda de repente se nos cruza por delante desde la derecha para girar a la izquierda, por supuesto sin avisar con el intermitente); y los reposados o razonados, que en realidad son mucho peores porque mientras los primeros van de más a menos y al final se te pasa y te olvidas, los reposados evolucionan claramente de menos a más. Porque uno, que tiene buen carácter, siempre parte de una situación de tranquilad, pero esta se va viendo afectada por una sucesión de circunstancias (certificado del hotel, explicaciones sobre los vuelos, actitud resignada del responsable…) que, todas acumuladas e incluso previamente analizadas desde la posición autocrítica de que tal vez estuviéramos exagerando, nos hace sentir el peso de la injusticia al tiempo que nos va provocando una progresiva desazón que no puede acabar de otra manera que no sea la indignación. Y la indignación se puede gestionar de muchas formas, y en este sentido cada uno es como es, pero yo, ante este tipo de situaciones, siento que debo actuar… Liderar es hacer que las cosas cambien. Y debe haber consecuencias para que las cosas cambien.

Sólo puedo finalizar la presente pidiendo de nuevo disculpas a los alumnos, pero con la firme convicción de que, llegados a este punto, les ayudo más dando lo que creo que es un ejemplo de liderazgo que impartiendo una charla más o menos original. Después de todo la mejor lección es predicar con el ejemplo. Decía que liderar es hacer que las cosas cambien. Sin duda. Pero liderar también es tener valores y ser fiel a los mismos, cambiar las cosas por pura convicción de que lo que está mal puede y debe mejorarse. Liderar es intentar marcar esa diferencia, pero no por vanidad, no por ti, sino por los demás.

© Todos los derechos reservados. Nosoloaytos. Web oficial de Víctor Almonacid Lamelas 2019Aviso legal.

Actualización. Doy las gracias a todas las personas, muchas de ellas pesos pesados de la docencia en lo público, que han mostrado su total apoyo a esta reivindicación. (compartimos únicamente mensajes de Twitter, pero la reacción en otras redes ha sido muy similar, todo ello sin contar los numerosos correos, whatsapp, etc… recibidos):

https://twitter.com/rjimenezasensio/status/1121108720040251393?s=12

8 Comentarios Agrega el tuyo

  1. Fernando Monar dice:

    Genial Víctor. Gracias por el ejemplo!

  2. José M. Castro dice:

    Victor, como siempre, dando en el clavo. Los casos que relata los he vivido en primera persona y, en algunos casos, agravados. Tengo un papel muy curioso en el que, como Secretario de una organización, certifico que soy yo el que firma el certificado.

  3. Vicente Ignacio Pérez Herrero dice:

    Mira Victor , es una pena propia de los bendecidos por altísimas capacidades ,por un entorno motivador y con fortaleza constante en el trabajo que privéis a los “nuevos” del conocimiento del que sois depositarios…..¡ una rabieta de papeleo !. El INAP no tiene un problema, lo tiene España que como Fraga come con la vista y no le cabe en el estómago.La 7 la 11 y la 39 pero sin dotación presupuestaria y aniquilando los recursos humanos.

    Te pediría que descendieras al mundo de los humanos y gestionaras el cambio con paciencia, sin privar a los futuros cuadros de hacerles partícipes del conocimiento del que eres depositario.

    Y analiza, ensaya, reflexiona, prospecta y concluye como se gestiona un estado del bien estar, una democracia social, sin funcionarios y funcionarios en formación permanente.

    Estamos en el XIX sólo que las cesantías son libres designaciones en turno…es una anécdota lo que cuentas…30 céntimos de error en liquidación de dietas por el funcionario auto liquidador son quince dias de devolución de papeles , quince de refirma, quince de regreso , quince de fiscalización…total cuando sales de viaje tardas dos meses en cobrar si no te equivocas en 30 céntimos (ya no hay diligencia de corrección de errores materiales ???) entonces son cuatro meses CONCLUSIÓN de sección para abajo, los que operan y ejecutan el conocimiento realmente…NUNCA COMPARTEN EXPERIENCIA NI CONOCIMIENTO allende local.

    Pero con todo y con eso los jefes, que no siempre son los lideres …es más,…, los jefes son los que deben entrar en estos temas.

    Reflexiona, conozco Jaime I y Premios Nacionales, de reconocido prestigio ahogados materialmente en burocracia subvencionadora con toda humildad. Cuantos eminentes cirujanos , convertidos en burócratas jefes de su servicio única oportunidad de acceder a las revistas, los permisos, las dietas, barrigones que acaban sin operar…porque eso no da el estatus.

    Al INAP hay que cuidarlo y no confundir la Institución con sus responsables, que no son los funcionarios que aplican los protocolos establecidos. O con su coyuntura.

    El INAP muy a mi pesar y de las que me han hecho pasar y de conocer en directo cuando se prescindió de Carles que se le comunicó en la puerta de clase…una de las veces de esos va y ven a los que os someten las alturas docentes, digo al INAP HAY QUE PROTEGERLO…y los trapos sucios se lavan en casa, y eso que te ha pasado no es una corrupción, un plagio, la firma del trabajo de investigación de otro, la beca a un sobrino, una clase sin preparar, una conferencia de recortes, dos horas de archivos viejos, o de improvisaciones, es un trapo que con todo el cariño te digo, no debería traspasar las paredes de los foros y redes de conocimiento interno.

    Bueno siempre cabe que se monten escuelas privadas de funcionarios públicos…aunque eso no sería el modelo francés desde luego.

    Vicente Ignacio Pérez Herrero

    1. valmonacid dice:

      A favor:
      – Usted se identifica, cosa que no siempre hacen los más críticos.
      – Usted me reconoce depositario de un notable conocimiento, y por eso lamenta que ya no lo comparta con los alumnos. Se lo agradezco.
      – Usted, en definitiva, da su opinión.
      En contra:
      – Diría que usted carece de comprensión lectora, ya que precisamente he explicado la diferencia entre un arrebato y un enfado racional, que es claramente el caso, y sin embargo me considera presa de una “rabieta”. ¿Sabía que todo esto ocurrió hace días? Días en los que, tras mucho pensar, he considerado que hacer público este mal funcionamiento era la mejor manera de combatirlo. Pero me aconseja que analice, que reflexione… Es precisamente lo que he hecho. Y no sólo lo he hecho sino que lo he hecho en voz alta. La entrada es la reflexión y publicarla significa compartir la reflexión, esa que dice usted que no existe pero que ahí está.
      – Usted se permite aconsejarme y sugerirme cómo gestionar el cambio: “con paciencia”. Quizá usted tiene la esperanza de que esa gran paciencia nos llevase a la lentitud, y esta a la paralización. Quizá usted preferiría que no se produjera ningún cambio. Estamos acabando la segunda década del siglo XXI… ¡Y mire cómo estamos! ¿Acaso es el momento de la paciencia? Paciencia en todo caso tenemos, por ejemplo ahora mismo.
      – Usted afirma que al INAP hay que cuidarlo, protegerlo… ¿No es lo que estoy haciendo? Intentar mejorarlo es la mejor manera de protegerlo. ¿O es a los burócratas que están destruyendo el INAP a quienes debemos proteger?
      – Usted me recrimina airear los trapos sucios, porque según su opinión este es “un trapo que, con todo el cariño te digo, no debería traspasar las paredes de los foros y redes de conocimiento interno”. Sin embargo es justo al contrario, porque esta es una muy mala práctica que viene martirizando a los ponentes desde hace al menos un par de años, según muchos de ellos me han manifestado, y que por tanto ya ha sido denunciada en infinidad de ocasiones ante los responsables internos, los cuales siempre han respondido con una pasividad tan amable como indignante, de lo cual doy fe por haberlo sufrido en carnes propias. El tren de no traspasar las “redes de conocimiento interno”, el tiempo de decir las cosas con la boca pequeña ya pasó. Estamos en la era de la transparencia, y por eso usted y yo podemos debatir públicamente, algo que, por cierto, no le debe parecer tan mal, porque de lo contrario me habría enviado un simple correo (ya sabe, por no airear las cosas).

  4. Fernando Plaza González dice:

    Este el pan nuestro de cada día, menos mal que hay funcionarios que se dan cuenta y lo transparentan, enhorabuena Victor por tu valentía, es el primer paso para que podamos evolucionar.

    1. Jose Antonio eusamio dice:

      Después de leer el artículo/Queja de Victor, los comentarios, en general a favor, no puedo más que expresar mi más sincero apoyo y comprensión.

      La gestión de las dietas y viajes es un dolor basado sobre un modelo que piensa que los funcionarios somos culpables por defecto.
      Se realiza un esfuerzo ímprobo en controlar “un céntimo” gastando mucho tiempo, dinero del contribuyente que se podría dedicar a actividades más beneficiosas, y la ilusión y ganas de trabajar y compartir con el resto de compañeros.

      Creo que es muy honesto comentar este problema que venimos sufriendo desde hace tiempo los funcionarios que quieren realizar su trabajo y aportar su granito de arena.

      el sistema no funciona, y no es sólo el INAP, en general ocurre en la gestión de la tramitación de viajes, donde todo el proceso parece pensado para desincentivar al trabajador que “TIENE QUE VIAJAR” para quizás así ahorrar un viaje.

      Al final se consigue ese objetivo, no se viaja y por tanto cuantas oportunidades de generar ahorro, mejoras difundir el conocimiento o cualquiera que sean los objetivos que tuviera ese viaje.

      Controlar es necesario, pero hacerlo con sentido común y medios razonables también.

      Si las empresas privadas no pierden tanto tiempo en burocracias y miran mucho sus cuentas de resultados, no estaría demás que copiáramos ciertas buenas prácticas y facilitáramos el desempeño del trabajo en lugar de “torpedearlo”

      Aprovecho para felicitar a Víctor por sus dos decisiones, la primera de no viajar y la segunda de contarlo públicamente. espero que esto nos permita mejorar y “Transformar la Administración”.

      un abrazo

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