Criterios para la identificación de los interesados en las notificaciones por medio de anuncios y publicaciones

Planteada la problemática en mi propia organización, y estudiada por nosotros mismos con la inestimable ayuda de los expertos de GOVERTIS, hemos podido resolverla, razón por la cual consideramos como siempre conveniente y útil compartir dicha solución con el resto de personas y organizaciones, ya que como siempre decimos las problemáticas se repiten pero no tenemos que inventar la rueda cada vez a la hora de afrontarlas.

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Esta entrada tendrá muchas visitas porque a todo el mundo le interesa la LOPD. Sin embargo la adecuación al ENS, su primo hermano, es tanto o más importante y muchos viven la mar de felices ignorando esta obligación

La clave normativa se encuentra en la Disposición adicional séptima de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), relativa a la “Identificación de los interesados en las notificaciones por medio de anuncios y publicaciones de actos administrativos”. Dicha disposición se refiere a cuatro supuestos:

  1. Cuando sea necesaria la publicación de un acto administrativo que contuviese datos personales del afectado, se identificará al mismo mediante su nombre y apellidos, añadiendo cuatro cifras numéricas aleatorias del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente. Cuando la publicación se refiera a una pluralidad de afectados estas cifras aleatorias deberán alternarse.

  2. Cuando se trate de la notificación por medio de anuncios, particularmente en los supuestos a los que se refiere el artículo 44 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se identificará al afectado exclusivamente mediante el número completo de su documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente.

  3. Cuando el afectado careciera de cualquiera de los documentos mencionados en los dos párrafos anteriores, se identificará al afectado únicamente mediante su nombre y apellidos. En ningún caso debe publicarse el nombre y apellidos de manera conjunta con el número completo del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente.

  4. A fin de prevenir riesgos para víctimas de violencia de género, el Gobierno impulsará la elaboración de un protocolo de colaboración que defina procedimientos seguros de publicación y notificación de actos administrativos, con la participación de los órganos con competencia en la materia.

Al respecto de esta Disposición Adicional séptima de la LOPDGDD parece ser que muchas AAPP ya conocen y se están rigiendo por el criterio de la la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), quien como sabemos emitió unas orientaciones a fin de aplicar tal disposición https://www.aepd.es/prensa/2019-03-04.html

La AEPD publica unas orientaciones para la publicación de actos administrativos por parte de las AAPP

www.aepd.es

(Madrid, 4 de marzo de 2019). La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado unas orientaciones para promover la protección de los datos personales de los ciudadanos cuando las Administraciones Públicas realizan publicaciones de actos administrativos.

Tal y como indica la AEPD al final del documento, la recomendación tiene carácter provisional hasta el momento en el que los órganos de gobierno y las administraciones públicas competentes aprueben disposiciones para la aplicación de la mencionada Disposición Adicional séptima.

Bien es cierto no obstante que esta provisionalidad, como en otros casos, puede alargarse en el tiempo por distintas circunstancias, de modo que en este momento es, por así decirlo, “lo mejor que tenemos”.

A mayor abundamiento, puede que sea el momento de rescatar la RECOMENDACIÓN 2/2008, DE 25 DE ABRIL, DE LA AGENCIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID, SOBRE PUBLICACIÓN DE DATOS PERSONALES EN BOLETINES Y DIARIOS OFICIALES EN INTERNET, EN SITIOS WEBS INSTITUCIONALES Y EN OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS Y TELEMÁTICOS (vid. aquí la Recomendacion sobre Publicacion Digital Boletin APDCM) de la extinta Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid (APDCM). Es bastante completa, por lo que, independientemente que fuera emitida por la Agencia de Madrid y no por la española, y además tenga ya más de 10 años, aún puede servirnos de gran ayuda.

Por otra parte, entendemos que cuando desde el B.O.E nos aconsejan publicar el número completo del DNI, entrando con ello en aparente contradicción con la AEPD, tratan de decir que estamos ante un supuesto de notificación infructuosa (artículo 44 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre) y dado que en este caso actúan como Tablón Edictal Único, se sujetan a lo establecido en el apartado segundo de la citada Disposición Adicional 7ª:

<< Cuando se trate de la notificación por medio de anuncios, particularmente en los supuestos a los que se refiere el artículo 44 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se identificará al afectado exclusivamente mediante el número completo de su documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente.>>

Por tanto, en estos supuestos de notificación infructuosa (pero únicamente en ellos), SÍ que ha de publicarse en el diario o boletín oficial (o portal), íntegramente, el número completo de su documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente. Simplemente porque lo dice la Ley y ceñido a los supuestos de notificación por medio de anuncios, pero no en los demás casos, en los que no existe un precepto equivalente al art. 44 LPAC ni en dicha Ley ni en ninguna otra fuera de la LOPDGDD. Y volviendo a esta, sí habrá que estar atento a las dos situaciones excepcionales que refiere la citada D.A.7ª: cuando el afectado carezca de documento de identidad se le identificará mediante su nombre y apellidos; y cuando nos encontremos ante un caso de víctimas de violencia de género, se elaborará (no tenemos constancia de que se haya hecho) un protocolo de colaboración que defina procedimientos seguros de publicación y notificación, en cuyo caso se estará a lo dispuesto en dicho protocolo.

En cuanto al resto de casos, apostamos por el criterio de la AEPD, provisional hasta que los órganos de gobierno y las administraciones públicas competentes aprueben disposiciones para la aplicación de la Disposición, pero que da homogeneidad en tanto que pretende evitar que la adopción de otras fórmulas pueda dar lugar a la publicación de cifras numéricas de los documentos identificativos de las personas en posiciones distintas, posibilitando la recomposición íntegra de dichos documentos. Para ello, se ha seleccionado como decíamos un grupo aleatorio de cuatro cifras numéricas, que deberían ser las mismas en todas las publicaciones.

La publicación de documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente podrá realizarse de la siguiente forma:

• Dado un DNI con formato 12345678X, se publicarán los dígitos que en el formato que ocupen las posiciones cuarta, quinta, sexta y séptima. En el ejemplo: ***4567**.

• Dado un NIE con formato L1234567X, se publicarán los dígitos que en el formato ocupen las posiciones, evitando el primer carácter alfabético, cuarta, quinta, sexta y séptima. En el ejemplo: ****4567*.

• Dado un pasaporte con formato ABC123456, al tener sólo seis cifras, se publicarán los dígitos que en el formato ocupen las posiciones, evitando los tres caracteres alfabéticos, tercera, cuarta, quinta y sexta. En el ejemplo: *****3456.

Dicho todo lo cual, una última advertencia. Hagan lo que hagan recuerden que:
“En ningún caso debe publicarse el nombre y apellidos de manera conjunta con el número completo del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente”. Esta es la única combinación que jamás utilizaremos.
Las orientaciones completas pueden consultarse aquí.
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