Administración (de justicia) electrónica: nuestros comentarios a la Ley Orgánica 4/2018, de 28 de diciembre, de reforma de la Ley Orgánica del Poder Judicial

Acaba de ver la luz la Ley Orgánica 4/2018, de 28 de diciembre, de reforma de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial. Es el momento de analizarla desde el punto de vista de su impacto en la administración (de justicia) electrónica, en lo que parece un hito más del camino iniciado por la Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial. La tecnología es un medio. La mejora del servicio es el fin.

Antecedentes

Que la administración de justicia sea electrónica nos parece, ante todo, de lo más constitucional:  “La justicia emana del pueblo y se administra en nombre del Rey por Jueces y Magistrados integrantes del poder judicial, independientes, inamovibles, responsables y sometidos únicamente al imperio de la Ley” (art. 117 de la Constitución y 1 de la LOPJ). Y es que algunos de estos principios, como el de la independencia o el de responsabilidad, y la misma legalidad, se salvaguardan de mejor manera cuando los procedimientos son más ágiles, fehacientes y transparentes.

Lo cierto es que la Justicia no se encuentra entre las instituciones que tienen una imagen pública más moderna. Como señalaba el Preámbulo de la entonces novedosa Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial, “La reforma de la Justicia se ha convertido en un objetivo crucial e inaplazable. Los ciudadanos tienen derecho a un servicio público de la Justicia ágil, transparente, responsable y plenamente conforme a los valores constitucionales. Uno de los medios esenciales para conseguirlo es la implantación en España de la nueva Oficina judicial, cuyo objetivo es la racionalización y optimización de los recursos que se destinan al funcionamiento de la Administración de Justicia”.

La reforma se basaba esencialmente en la implantación de la nueva Oficina judicial y en la atribución de mayores funciones a los Secretarios Judiciales. De alguna manera ponía el acento en la parte administrativa de la Justicia, frente a la jurisdiccional, siendo ambas distintas, complementarias y, a su modo, igual de importantes. Así, como también señalaba el mismo Preámbulo, “Una de las claves fundamentales para que las Oficinas judiciales alcancen el objetivo de prestar un servicio próximo y de calidad, recogido en la Carta de Derechos de los ciudadanos ante la Justicia, reside indudablemente en los profesionales que trabajan para la Administración de Justicia, en concreto y por lo que ahora nos ocupa, los Secretarios judiciales. No ha de olvidarse que se trata de técnicos en Derecho, cuya capacitación les permite responsabilizarse de determinadas materias que si bien quedan fuera de la potestad jurisdiccional atribuida con exclusividad a Jueces y Tribunales, no por ello son menos importantes para la buena marcha del servicio público que constituye la Administración de Justicia”.

Además, en plena vorágine de buenas intenciones, ya en aquel momento se aprovechó para modificar también la Ley Orgánica del Poder Judicial: “La modernización de la Administración de Justicia que anima la Ley de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial ha introducido en el debate público una fructífera reflexión sobre la conveniencia de proyectarla también sobre otros ámbitos vinculados a la misma. Como consecuencia de ese diálogo reflexivo, generado dentro y fuera del Parlamento, se ha estimado pertinente introducir algunos cambios en la Ley Orgánica del Poder Judicial con el propósito de acompañar aquella implantación y atender, al tiempo, a ciertas mejoras técnicas que durante largo tiempo se vienen demandando” (Preámbulo de la Ley Orgánica 1/2009, de 3 de noviembre, complementaria de la Ley de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial).

Por su parte, la Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial, modificó nada menos que una veintena de leyes importantes, incluyendo 77 artículos de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa y un epígrafe de nuestra querida, y ya difunta, Ley 30/1992, de 29 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

En cuanto a las aportaciones de “corte tecnológico” introdujo las siguientes:

Utilización de medios electrónicos en el juicio oral: Se establece por primera vez que el documento electrónico que contenga la grabación, siempre que incorpore la firma electrónica reconocida del Secretario judicial, constituirá el acta a todos los efectos (vid los arts. 146.2 y 147 de la LEC). Por su parte, los nuevos artículos 743 de la LECrim y 89 de la LPL quedaron redactados en sus apartados 2 y 5 como sigue:

2. Siempre que se cuente con los medios tecnológicos necesarios el Secretario judicial garantizará la autenticidad e integridad de lo grabado o reproducido mediante la utilización de la firma electrónica reconocida u otro sistema de seguridad que conforme a la Ley ofrezca tales garantías. En este caso, la celebración del acto no requerirá la presencia en la sala del Secretario judicial salvo que lo hubieran solicitado las partes, al menos dos días antes de la celebración de la vista, o que excepcionalmente lo considere necesario el Secretario judicial, atendiendo a la complejidad del asunto, al número y naturaleza de las pruebas a practicar, al número de intervinientes, a la posibilidad de que se produzcan incidencias que no pudieran registrarse, o a la concurrencia de otras circunstancias igualmente excepcionales que lo justifiquen, supuesto en el cual el Secretario judicial extenderá acta sucinta en los términos previstos en el apartado siguiente.

5. El acta prevista en los apartados 3 y 4 de este artículo, se extenderá por procedimientos informáticos, sin que pueda ser manuscrita más que en las ocasiones en que la sala en que se esté celebrando la actuación carezca de medios informáticos. En estos casos, al terminar la sesión el Secretario judicial leerá el acta, haciendo en ella las rectificaciones que las partes reclamen, si las estima procedentes. Este acta se firmará por el Presidente y miembros del Tribunal, por el Fiscal y por los defensores de las partes.

Publicaciones electrónicas: Se introduce la posibilidad de que la publicidad en los boletines oficiales sea sustituida, en los términos que reglamentariamente se determinen, por la utilización de medios telemáticos, informáticos o electrónicos (vid arts. 164, 497.4 y 500.2 LEC en relación con el art. 236 LOPJ).

 – Subasta electrónica: Se procede a la modificación de la regulación de las subastas judiciales, para permitir que bajo la dirección del Secretario judicial puedan efectuarse pujas electrónicas, siempre que se cuente con los medios técnicos para ello. De esta manera, la participación en las subastas judiciales podrá realizarse a través de internet, sin requerir la presencia física obligatoria de los intervinientes en una sala. Con ello además se evita la discriminación, puesto que hay más participación, se fomentan la transparencia y publicidad, se obtienen mejores precios y se evitan las prácticas de colusión, es decir el pacto entre dos personas para perjudicar a terceros.

Se trata, en síntesis, de que los Jueces y Magistrados dediquen todos sus esfuerzos a las funciones que les vienen encomendadas por la Constitución: juzgar y hacer ejecutar lo juzgado. Para ello es preciso descargarles de todas aquellas tareas no vinculadas estrictamente a las funciones constitucionales que se acaban de señalar, y a ello tiende el nuevo modelo de la Oficina judicial. En ella, se atribuirán a otros funcionarios aquellas responsabilidades y funciones que no tienen carácter jurisdiccional y, por otra parte, se establecerán sistemas de organización del trabajo de todo el personal al servicio de la Administración de Justicia, de forma que su actividad profesional se desempeñe con la máxima eficacia y responsabilidad. En este nuevo diseño, jugarán un papel de primer orden los integrantes del Cuerpo Superior Jurídico de Secretarios judiciales. La implantación de la nueva Oficina judicial y la correlativa distribución de competencias entre Jueces y Secretarios judiciales exige adaptar nuestra legislación procesal a las previsiones que ya contiene la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, relativas a las Oficinas judiciales y a los Secretarios judiciales, y a dicha reforma integral de nuestras Leyes procesales se dirige la Ley” 13/2009, como también señala su Preámbulo.

LexNet

La Real Orden de 12 de febrero de 1900, de Francisco Silvela, publicada en la Gaceta de Madrid del 19 de febrero, disponía: “En todas las oficinas del Estado, provinciales y municipales se admitan cuantas instancias y documentos se presenten hechos con máquinas de escribir, en los mismos términos y con iguales efectos de los escritos o copiados a mano”. Han pasado 119 años y no parece prematuro pensar en que seguramente es hora de dar un nuevo salto. Ese salto, hablando de la administración de justicia, podría ser LexNet.

Esta funcionalidad creada por el Ministerio de Justicia dispone de una web informativa https://lexnetjusticia.gob.es/ que incluye una serie de Guías, y que desde el punto de vista de los servicios web está a su vez vinculada al Punto de Acceso General de la Administración de Justicia, una completa sede electrónica que permite, entre otras gestiones, la presentación telemática de escritos, recepción de notificaciones electrónicas, apoderamientos Apud Acta, las citadas subastas electrónicas, la verificación de documentos (CSV), o acceder al propio LexNET.

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Además, con la aplicación LexNetApp podemos conocer la disponibilidad de nuevos mensajes o avisos en LexNET sin necesitad de conectarse a la aplicación web tradicional, reduciendo tiempo de acceso innecesarios en caso de no disponer de mensajes. Allí se encuentra disponible la siguiente información de apoyo para colectivos profesionales:

  • Información sobre nuevas notificaciones recibidas en LexNET (pendientes de descarga).
  • Información sobre el estado de aceptación de escritos presentados por el usuario.
  • Nuevos avisos publicados en LexNET.

Lo cierto es que este sistema ha funcionado mejor en la teoría que en la práctica. Los referidos servicios on line son francamente correctos, pero quizá este era un cambio que había que gestionar con más formación e información. Por otra parte, quien nos sigue habitualmente sabe que somos especialmente insistentes con la cuestión de la seguridad (ENS, seguridad en la firma, seguridad en los accesos y comparecencias electrónicas…). Y si no nos tomamos en serio este tema puede pasar lo que ha pasó precisamente con LexNET hace año y medio. Según la fuente Noticias Jurídicas, a raíz del fallo del sistema en julio de 2017, un total de 140 usuarios accedieron de forma irregular a 150 buzones que no les pertenecían y visualizaron 1.023 mensajes de forma no autorizada, aunque no descargaron contenidos. Por otro lado, 74 usuarios sí lo hicieron, sobre 431 mensajes consistentes en notificaciones ya practicadas y limitadas a los 60 días anteriores. El Ministerio de Justicia atribuyó este fallo de la LexNET a la empresa de seguridad que la desarrolla (bien, pero el ENS, la LOPDGDD y el RGPD los debe cumplir también y sobre todo el Ministerio). De acuerdo con la Resolución R/00433/2018, “el error de seguridad se produjo al no incorporar una comprobación de los permisos que disponía el usuario activo en el sistema para acceder a buzones de terceros”. Por lo tanto, la AEPD establece que se ha producido una infracción del artículo 9 de la entonces LOPD tipificada como grave, que obligaba a las entidades que manejen datos personales de usuarios a “adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado”. Ojo con estas cosas. Sin duda este suceso ha sido tenido en cuenta en la reforma que nos ocupa, muy preocupada por la seguridad (como si dicha seguridad consistiera únicamente en regular, y no en tomar medidas reales).

Ley Orgánica 4/2018 de 28 de diciembre

En este escenario de absoluta transición hacia lo electrónico se aprueba la Ley Orgánica 4/2018, de 28 de diciembre, de reforma de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial. Resulta curiosa la lectura del PREÁMBULO, que en nada se refiere a la digitalización de los trámites, excepto si consideramos la cuestión indirectamente incluida en las “mejoras en la gestión de la Administración de Justicia, mejorando la planificación y ordenación en materia de recursos humanos a fin de responder más eficazmente a las necesidades de la propia Administración de Justicia”.

Pero sí se contienen, desde luego, medidas que continúan ese camino electrónico ya iniciado en 2009. En este sentido, el nuevo precepto más importante es el art. 230, que quedaría así:

LOPJ electronica

Bien, en primer lugar nos llama la atención que, una vez más, el legislador “matiza” la obligatoridad de la utilización de los medios “técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos” (parece una sola palabra pronunciada muy rápido, como si de alguna manera los cuatro términos significaran los mismo), con los límites que se establecen en la propia Ley y en la normativa orgánica de protección de datos personales. No por verlo tantas veces deja de hacernos gracia, y es que no nos cabe duda de que la mayoría piensa que los medios electrónicos son menos seguros que el papel. El papel es buenísmo para la seguridad, ¿verdad? Ya. Menos mal que el personal de limpieza de algunas dependencias públicas no tiene interés en malutilizar los datos e informaciones hallados en las papeleras, porque podrían hacer un destrozo. Por supuesto no está de más, como bien añade el precepto, recordar que “Los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley.”. En todo caso seguimos pensando que la seguridad es algo que se consigue, nunca al 100% por cierto, a través de la adopción de medidas (de eso va el ENS), y desde luego no tanto expresando temor o desconfianza en el texto de las leyes.

Luego hay una disposición sobre “gestión del cambio” con aparente mano dura: “Las instrucciones generales o singulares de uso de las nuevas tecnologías que el Consejo General del Poder Judicial o la Fiscalía General del Estado dirijan a los jueces y magistrados o a los fiscales, respectivamente, determinando su utilización, serán de obligado cumplimiento”. Bien, aunque tampoco somos capaces de concebir para qué podrían servir dichas instrucciones si no son obligatorias. En todo caso parece razonable no obligar a nada cuya puesta a disposición de medios no esté asegurada.

También encontramos un epígrafe muy interesante que nos recuerda a nuestras queridas actas audiovisuales o vídeoactas: “Las actuaciones orales y vistas grabadas y documentadas en soporte digital no podrán transcribirse, salvo en los casos expresamente previstos en la ley”.

Sobre obligatoriedad de las relaciones electrónicas, un tema del que hablamos mucho cuando abordamos el procedimiento administrativo, la Ley que analizamos también contiene su propia disposición: “Las personas que demanden la tutela judicial de sus derechos e intereses se relacionarán obligatoriamente con la Administración de Justicia, cuando así se establezca en las normas procesales”. Evidentemente habrá que adaptar esas “normas procesales” para que todo este tenga sentido.

Por último, el precepto contiene una pequeña alusión a otro de nuestros conceptos preferidos, la interoperabilidad: “Los sistemas informáticos que se utilicen en la Administración de Justicia deberán ser compatibles entre sí para facilitar su comunicación e integración, en los términos que determine el Comité Técnico Estatal de la Administración de Justicia Electrónica”.

Además de lo dispuesto en el nuevo art. 230, destacamos los siguientes ítems de la administración electrónica, siempre con un paralelismo más evidente con las Leyes 39 y 40:

  • Tablón Edictal Judicial Único. Se modifica el apartado 1 del artículo 236, que queda redactado de la siguiente forma: «1. La publicidad de los edictos se realizará a través del Tablón Edictal Judicial Único, en la forma en que se disponga reglamentariamente.»
  • Libros electrónicos de Sentencias. Se modifica el artículo 265, que queda redactado de la siguiente forma: «Artículo 265. En cada juzgado o tribunal se llevará, bajo la custodia del letrado de la Administración de Justicia respectivo, un libro de sentencias, en el que se incluirán firmadas todas las definitivas, autos de igual carácter, así como los votos particulares que se hubieren formulado, que serán ordenados correlativamente según su fecha. Cuando la tramitación de los procedimientos se realice a través de un sistema de gestión procesal electrónico, el mismo deberá generar automáticamente, sin necesidad de la intervención del letrado de la Administración de Justicia, un fichero en el que se incluyan las sentencias y autos numerados por el orden en el que han sido firmados.»
  • Comunicaciones electrónicas. Se modifica el artículo 271, que queda redactado de la siguiente forma: «Artículo 271. Los actos de comunicación se practicarán por medios electrónicos cuando los sujetos intervinientes en un proceso estén obligados al empleo de los sistemas telemáticos o electrónicos existentes en la Administración de Justicia conforme a lo establecido en las leyes procesales y en la forma que estas determinen.Cuando los sujetos intervinientes en un proceso no se hallen obligados al empleo de medios electrónicos, o cuando la utilización de los mismos no fuese posible, los actos de comunicación podrán practicarse por cualquier otro medio que permita la constancia de su práctica y de las circunstancias esenciales de la misma según determinen las leyes procesales.»

Por lo demás esta Ley entrará en vigor, en su mayor parte, a los veinte días de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado» (se publicó el 29 de diciembre).

Conclusión

La Justicia es, además de uno de los tres poderes del Estado moderno, un servicio público (sabemos que esta afirmación no es pacífica, pero aquí expresamos nuestra opinión). También podríamos citar Sentencias sobre el concepto “administración de la Administración de Justicia”, la cual está organizada territorialmente (al contrario que el “poder judicial”, que es único), y se realiza en las dependencias administrativas de los Juzgados, al frente de los cuales está el Secretario y trabajan diversos funcionarios (les sonarán los antaño conocidos como “Oficiales, Auxiliares y Agentes”). La Ley Orgánica 4/2018, de 28 de diciembre pretende seguir en la línea, ya iniciada hace casi una década, de digitalizar este servicio, esta “administración”. La digitalización, no nos cansamos de decirlo, es el camino. La meta es mejorar la calidad del servicio. Hasta ahora ese camino ha estado lleno de altibajos. Esperamos y deseamos que se haya aprendido de los errores, que para eso están, y la Justicia pueda conseguir modernizarse definitivamente, en el sentido más amplio de la palabra, que tiene muchas lecturas. Todo ello bajo la antenta mirada del Comité Técnico Estatal de la Administración de Justicia Electrónica y de la sociedad.

© Todos los derechos reservados. Nosoloaytos. Web oficial de Víctor Almonacid Lamelas 2018. Aviso legal.

Anexos.

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2 respuestas a “Administración (de justicia) electrónica: nuestros comentarios a la Ley Orgánica 4/2018, de 28 de diciembre, de reforma de la Ley Orgánica del Poder Judicial

  1. Mi enhorabuena por dedicar estas reflexiones a la “Administración Judicial Electrónica”, que en general no es objeto de gran atención. Con ánimo constructivo, tengo que hacer algunos comentarios:

    No es en la LOPJ donde se recoge en detalle el proceso judicial electrónico, sino en la ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, y, parcialmente, en las leyes procesales.

    La mayor parte del art. 230 LOPJ no ha sido redactada por la L.O. 4/2018 sino que procede de la reforma de 2015 (L.O. 7/2015, de 21 de julio). Lo que ahora se modifica en el art. 230 LOPJ es lo siguiente: a) se añade, en el apartado 3, el inciso final “salvo en los casos expresamente previstos en la ley”; b) en el apartado 5, se convierte en obligatoria la utilización de medios electrónicos, como ya exigen las leyes procesales desde 2015; y c) en el apartado 6, se suprime el informe del CGPJ para las “aplicaciones informáticas que se utilicen en la Administración de Justicia” y, en su lugar, se atribuye su “definición y validación funcional” al Comité Técnico Estatal de la Administración de Justicia Electrónica.

    No tengo espacio para explicarlo todo, pero lo preocupante es esto último, que avanza en la “colonización” de la Justicia, a través de la excusa de la digitalización, por el Ministerio, o sea, por el Gobierno. En este momento, los procesos judiciales que se tramitan de forma completamente digital (decenas de miles) están bajo el control del Gobierno y no de los Jueces, situación gravísima e inaceptable desde el punto de vista de la separación de Poderes, que ha sido denunciada ante la Comisión Europea.

    Descendiendo a cuestiones prácticas, uno de los problemas que está encontrando la digitalización total de los procesos judiciales es la remisión de los expedientes administrativos, a través de INSIDE, que parece plnatear dificultades, incluso a Administraciones de gran capacidad técnica. Como sugerencia, ¿podrías dedicar un post a los problemas de la remisión electrónica del expediente administrativo a Juzgados y Tribunales?. Un saludo.

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