Cómo organizar nuestro tiempo (III) – Lo urgente y lo importante 

Hablemos de administración electrónica, eso que para algunos entra en vigor en 2020 (y que hasta entonces está prácticamente prohibido), y que para otros seguramente sí hay que implantar pero no tenemos tiempo porque estamos muy ocupados. Bien, centrémonos en estos últimos que son los que podemos salvar porque los primeros son cadáveres profesionales que, como no vean pronto la luz y se salven ellos solos dando un giro de 180º, se les va a hacer muy largo el tiempo que les quede hasta la jubilación.

¿Cómo podemos abordar, en definitiva, aquello que sabemos que es importante si nos sentimos absolutamente desbordados por lo que se supone que es urgente? A veces no es fácil, pero sí podemos dar 10 sencillas pautas para poder responder satisfactoriamente a la pregunta:

  1. Ante todo, identificando lo que de verdad es urgente y lo que de verdad es importante. Esta es la más importante de todas (que no la más urgente).
  2. Cambiando nuestra forma de trabajar, pero sobre todo nuestra manera de enfocar el trabajo. Si conseguimos ser más eficientes podremos hacer más cosas en el mismo tiempo.
  3. En relación con la anterior, entendiendo y asumiendo que los cambios que deriven de trabajar lo importante nos van a permitir ser mucho más eficaces en el día a día (por ejemplo, la automatización nos permitirá “sacar” muchos más expedientes, y todos dentro de plazo). Vale la pena dedicar un tiempo a aprender a manejar una carretilla elevadora aunque durante ese tiempo dejes de trasladar cajas, ladrillos o sacos a pulso. Es mucho más importante aprender ese manejo que cualquier urgencia inmediata que tengamos de apilar 300 sacos antes de mañana. No te preocupes: pasado mañana vas a apilar 3.000 (y sin dolor de espalda).

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    Ni la persona más fuerte del mundo puede levantar más cajas ni transportarlas más rápido que una carretilla elevadora. Eso sí, hay que dedicar un tiempo a aprender a manejarla
  4. Formándonos. Una mayor aptitud nos ayudará mucho. La formación es importante, por cierto, aunque no se perciba como algo urgente.
  5. Aprendiendo a trabajar en equipo“Si caminas solo, llegarás más rápido; si caminas acompañado, llegarás más lejos” (Proverbio chino).
  6. Alejándote de hábitos y personas tóxicos.
  7. Trabajando por objetivos, cumpliendo hitos, adelantando el trabajo sin pensar en el horario.
  8. Pensando por ti mismo. Se suele decir que el criterio de oportunidad es político, pero eso no puede significar que los funcionarios trabajemos como meros soldados que cumplen órdenes sin ponderarlas. No tiene sentido, por ejemplo, que un proyecto se deje de abordar simplemente porque va más allá de esta legislatura y a un concejal no le importa todo lo que quede más lejos del día de elecciones. El objetivo de una entidad pública no es ganar unos comicios, sino prestar un buen servicio público hoy al tiempo que se sientan las bases de un mejor servicio público de cara al futuro.
  9. Automatizando. Véase el art. 9.1.a) del borrador de Reglamento de desarrollo de las leyes de procedimiento y régimen jurídico -Texto del proyecto-
  10. Organizando y amortizando el tiempo de trabajo teniendo en cuenta los consejos ya vistos en:
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