Cómo organizar nuestro tiempo (II) – Reuniones

Otro de los agujeros negros que absorben sin piedad nuestro valioso tiempo son las inútiles reuniones. Entiéndase. No afirmamos que las reuniones, per se, sean inútiles, ni mucho menos. Podemos y debemos reunirnos para tratar cara a cara algunos asuntos. Pero cuándo hacerlo, cómo hacerlo o cuánto duran, eso es harina de otro costal. Si acertamos en estas y otras cuestiones, ganaremos mucho tiempo o, al menos, dejaremos de perderlo.

  • ¿Cuándo reunirse? Si se trata de un órgano colegiado de periodicidad establecida, cuando corresponda de forma ordinaria. Si se trata de asuntos más informales, inmediatos o incluso improvisados, piense primero si tienen la suficiente enjundia como para convocar una reunión ad hoc. O simplemente si la reunión va a servir para algo, como explicamos en el siguiente punto. En cuanto al “cuándo” de “a qué hora”, ni que decir tiene una reunión a las 16 h tiene pocas probabilidades de éxito. Mejor a primera hora, y mejor en día diferente si es que ya tiene programada otra reunión para ese mismo día (de ser posible). En cuanto a ese tanteo improductivo de “¿cuándo os viene bien?”, lo entendemos pero no somos partidarios de consensuar todos los horarios con todas las personas cada vez, precisamente porque en esta serie de entradas estamos hablando de cómo no perder el tiempo. Está claro que hay determinadas reuniones que no pueden llevarse a cabo sin determinadas personas, pero es prácticamente imposible encajar las agendas de todo el mundo por lo que en algún momento alguien tendrá que decir “El lunes 17 a las 9 h en la sala 2”. Y si falta alguien pues ya se pondrá al día.
  • ¿Por qué reunirse? Porque se tiene la casi completa y segura convicción de que el asunto o los asuntos a tratar van a quedar en una mejor situación después de la reunión. Piense si una reunión monográfica sobre un problema (o cuestión, o expediente) va a ayudar en algo, aunque sea un poco, a que se avance, resuelva o tenga más posibilidades de resolverse dicho problema. Quizá una reunión no sea lo que necesita ese asunto. Vamos a atacarlo por otro lado.
  • ¿Cómo reunirse? Pues hoy en día, con lo fácil que lo ponen las TICs, deberíamos utilizar frecuentemente alguno de los sistemas de tele reunión. En este mismo blog dábamos cuenta de este circo que nos montaron el año pasado: “Dando fe de un despropósito administrativo”. Lo que entonces ocurrió, básicamente, es que nos convocaron a asistir a una reunión totalmente absurda en Madrid para resolver un simple malentendido ocasionado por la (habitual) falta de coordinación entre AAPP. Fue una completa pérdida de tiempo y dinero y no sirvió absolutamente para nada. Por videoconferencia lo habríamos arreglado sin problemas. Incluso por teléfono. Obviamente, si se trata de reuniones con personas de su propia organización nos decantamos por el sistema presencial. Y también en los casos en los que por la naturaleza de los asuntos a tratar parezca mucho más conveniente un careo e incluso un apretón de manos que los medios telemáticos, los cuales se quedan fríos (o simplemente inadecuados) para algunas cosas.
  • ¿Quién debe reunirse? No a todas las reuniones deben asistir todas las personas. La naturaleza y el fondo de los asuntos a tratar tendrá mucho que ver, evidentemente, con las personas finalmente convocadas. En caso de duda tienda a reducir el número de convocados. Menos es más, tanto en los asuntos como en los asistentes. Si se trata de una reunión “de mandos”, algo como el Comité de Dirección, es muy importante que los asistentes transmitan posteriormente la información dentro de sus servicios o departamentos, filtrando en su caso algunos aspectos, a fin de que la comunicación interna sea completa. Pensemos en organizaciones medianas y sobre todo grandes, y en cómo la falta de comunicación muchas veces deja en mal lugar, por ejemplo, al personal de atención al público, quienes se enteran más tarde que los usuarios de las noticias fraguadas en las “altas esferas”, lo que se traduce en una mala atención e incluso una mala imagen.
  • ¿De qué hablar? De pocas cosas (pero bien). Si usted es el responsable de la convocatoria procure no engordar el orden del día. No aproveche que el Pisuerga pasa por Valladolid. Siempre habrá otra ocasión para hablar de ese otro tema. Resuelvan lo que tienen entre manos en este momento. Calidad y no cantidad en cuanto a los temas y las conversaciones. La reunión será más resolutiva. Se puede hablar de fútbol (es un decir) durante 2 minutos al principio (pero no 10), quizá mientras se espera al resto, una espera que por cierto no debe durar más allá de los 5 min de cortesía, en este caso no solo por operatividad sino también por simple respeto a quienes sí son puntuales. En cuanto al tono, por supuesto debe ser cordial. Si le corresponde a usted dirigir la sesión sea realista-optimista, y sea receptivo. Si le toca más bien escuchar, hágalo pero también intente aportar (a ser posible en positivo). En efecto, una variante de este ¿de qué hablar? sería el ¿quién debe hablar?. En las reuniones con poca gente tenemos claro que deberían intervenir todos los asistentes, porque para eso se les ha convocado. En las reuniones más numerosas y de carácter más informativo, quien pida la palabra (además de quien dirija la sesión, claro está).
  • ¿Cuánto debe durar una reunión? 1 h está bien (y cualquier duración inferior siempre que se haya llegado a una conclusión resolutoria). Hora y media, aceptable. Pasar de 2 h no suele ser productivo. No es ningún fracaso dar por finalizada una reunión si vemos que se encuentra en un punto muerto.

    Reunido
    Reunido…
  • ¿Cómo negociar? Si se ha convocado la reunión es porque finalmente se ha considerado necesario tratar y hablar sobre un tema. Y hablar es informar, pero también es interactuar, debatir. Y debatir, evidentemente, es algo que se hace con la finalidad de llegar a algún acuerdo o conclusión más o menos consensuada, no para que cada uno tenga su minuto de gloria y luego se ponga a mirar el móvil mientras hablan los demás. Es cierto que lo de los acuerdos debe matizarse en el ámbito de las reuniones técnicas, en las que evidentemente las personas menos expertas en un tema deberían mostrar una actitud humilde. Está claro que todos podemos opinar sobre todo (y si no vean lo que pasa en las RRSS), pero al menos seamos conscientes de que no todos podemos saber de todo. Un respeto por los técnicos. Un respeto por todo el mundo, en general. Que se valore el criterio técnico tampoco significa que siempre se deba hacer literalmente lo que dice el más experto (de hecho no nos gusta esa expresión porque puede ser demasiado teórica o incluso engañosa), toda vez que el resto de ópticas, opiniones e intereses en juego enriquecen y ponderan la toma de decisiones. En cierto modo, reunirse es negociar. Y negociar es ceder. Recuerdo a un excompañero que acudía a las reuniones y, en cierto punto de las mismas decía: “Esa es su opinión, que me parece muy bien, pero la mía es totalmente distinta. Y no voy a ceder ni un milímetro. Y no voy a cambiar de opinión nunca… Y como me llegue un solo expediente de una manera distinta a como yo lo quiero, os voy a meter un reparo que os vais a tener que ir de España… Y ahora me voy de la reunión, que tengo cosas que hacer más importantes que estar aquí de tertulia”. No parece una actitud en absoluto constructiva, ni profesional la verdad. El objetivo de una reunión no es tener razón, sino que las cosas se hagan (y se hagan bien). En todo caso en la Administración existe una jerarquía, en cuya cúspide se encuentra el órgano político. El sistema completa esa aparente discrecionalidad con un doble control, más o menos eficaz, tanto interno como externo. En los expedientes podemos encontrar informes jurídicos y técnicos de los que es francamente difícil apartarse, incluso aunque no tengan el carácter de vinculantes.
  • ¿Qué debe pasar entre una reunión y la siguiente? Como en el “cole”, hay que llevarse deberes para casa. Si no se trabajan los temas tratados, no tiene sentido reunirse para simplemente debatir. La Administración trabaja, no habla. O mejor dicho, habla para preparar y planificar los temas y estrategias, pero que los asuntos cobren vida depende de una actitud activa, resolutiva, ejecutiva… Hay que ejecutar, y de hecho de alguna manera en la Administración somos, entiéndase la expresión, el brazo ejecutor del Poder ejecutivo. Imagine que sale de una reunión en la que se ha llegado a conclusiones bastante satisfactorias. Si celebramos la siguiente sesión, por ejemplo un mes después, teorizando sobre los mismos temas, retomando la conversación en el mismo punto exacto en el que nos encontrábamos, repitiendo y enredando, ya le digo yo que en su organización deben hablar menos y hacer más. Nunca se pueden tener todos los cabos atados antes de empezar, de modo que empiece. El futuro no es lo que va a pasar, es lo que vamos a hacer (J.L. Borges).
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 Véase también:
  • Cómo organizar nuestro tiempo (III) – Lo urgente y lo importante 
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