Administración electrónica para A.R.C.H.I.V.E.R.O.S.

En el día de ayer impartimos la clase “Actualización normativa: Leyes 39 y 40, y Ley de transparencia”, dentro del Circuito Formativo de la Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians. Una charla, en esencia, de administración electrónica adaptada a las funciones y la problemática de los A.R.C.H.I.V.E.R.O.S. (un nuevo acrónimo que hemos utilizado). Fuimos tratando los siguientes aspectos de interés:

Archivo

El archivo electrónico es obligatorio. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable (art. 17.1 LPA). Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable (arts. 17.2 LPAC y 46.2 LRJ). Además, los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos (arts. 17.3 y 46.3). En desarrollo de estos preceptos se está elaborando el Reglamento de desarrollo de las leyes de procedimento y régimen jurídico -Texto del proyecto Abre nueva ventana(PDF, aprox. 370 KB); MAINAbre nueva ventana (PDF, aprox.968 KB)-, que habla del archivo electrónico en sus arts 40 a 42. Por todo ello el archivo electrónico se puede considerar la piedra angular tanto de la administración electrónica como de la transparencia. Véase El archivo electrónico en la Ley de procedimiento (10 preguntas y respuestas). Véase La importancia del archivo electrónico en la lucha contra la corrupción.

arxivers

Un instante de la clase de ayer

Régimen jurídico

Siempre es importante conocer la normativa; la regulación, las obligaciones y los márgenes de legalidad que nos dan cobertura. Véase “Toda la normativa en materia de administración electrónica“. En relación al archivo electrónico cobran especial importancia las llamadas Normas Técnicas de Interoperabilidad, las cuales pueden (e incluso deben) ser desarrolladas o adaptadas por parte de cada Entidad.

Certificados

Un documento electrónico siempre incorpora, al menos, algún tipo de certificado electrónico (sello, firma…). Se puede definir certificado de firma electrónica como una declaración electrónica que vincula los datos de validación de una firma con una persona física y confirma, al menos, el nombre o el seudónimo de esa persona (eIDAS, art. 3.14). Véase la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma y Sello Electrónicos y de Certificados de la Administración (NTI- PFSEC). Los certificados electrónicos que pueden y deben utilizar las AAPP son los que vienen regulados en los arts. 40 a 45 de la Ley de Régimen Jurídico (precisamente el 46 es el Archivo electrónico), obviamente sin perjuicio de lo establecido en el Reglamento (UE) No 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS). Además de los certificados de firma son muy importantes, en gestión documental, los certificados de sello, como el sello de órgano o el sello de tiempo. También debemos plantearnos la cuestión del resellado frente a la caducidad de los certificados, pensando en el almacenamiento a largo plazo. Ver todos los certificados.

Herramientas (del Estado)

Es la parte instrumental o de soporte del procedimiento y el funcionamiento electrónico. En concreto en materia de archivo destaca la herramienta Archive, aunque debe tenerse en cuenta también InSiDe (Infraestructura y Sistemas de Documentación Electrónica) –ver todas las del Catálogo de Servicios de la Administración Digital (CSAD)-. Archive es una aplicación web de archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, que cumple con lo dispuesto al respecto en el RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica. Archive proporciona las herramientas necesarias para la creación por parte de un super-administrador de un sistema de administración y gestión de Centros de Archivo multidepartamental, así como la integración en Archive de las correspondientes aplicaciones consumidoras y la gestión de los documentos y expedientes electrónicos remitidos por las mismas (administracionelectronica.gob.es/ctt).

Interoperabilidad

Son importantes, obviamente, ambos Esquemas Nacionales (ENS y ENI). Aunque tienen un mayor protagonismo legal en la LRJ (Ley 40/2015), devienen absolutamente imprescindibles en las distintas fases del procedimiento administrativo electrónico, y en el funcionamiento general de la Administración, siendo de obligado cumplimiento y especialmente importantes en relación al Archivo electrónico. El Esquema Nacional de Interoperabilidad comprende por su parte el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad (LRJ, art. 156.1). El Esquema Nacional de Seguridad tiene por objeto establecer la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos en el ámbito de la presente Ley, y está constituido por los principios básicos y requisitos mínimos que garanticen adecuadamente la seguridad de la información tratada (LRJ, art. 156.2). Un Esquema Nacional de Seguridad que ya está muy presente, como hemos visto, en la regulación legal del Archivo de los arts. 17 LPAC y 46 LRJ (“…los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados”). Por último, las copias auténticas deben incorporar los metadatos del documento original. Se puede definir metadato como un dato que a su vez define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos según su aplicación (Glosario de Términos del ENI).

Vigor (en)

El pasado sábado (cómo no) se publicó el Acuerdo de Convalidación del Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto, por el que se modifica la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (entre otras cosas). Su Disposición final séptima queda así redactada:

«La presente Ley entrará en vigor al año de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.
No obstante, las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán efectos a partir del día 2 de octubre de 2020.»

Bien, centrándonos exclusivamente en el archivo electrónico, uno de los instrumentos mencionados, difícilmente se puede interpretar que entra en vigor en 2020. Desde luego no dice eso la citada D.F.7ª ni tampoco la D.Tª 4ª (esa gran olvidada en todo este sainete) que, ab initio, señala: “Mientras no entren en vigor las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico…”. Según su tenor literal, en efecto, el legislador quiso dar eficacia demorada (y también entrada en vigor demorada aunque no es exactamente lo mismo) a determinadas previsiones. Y sin duda este es el concepto clave. En efecto, dicha expresión, la de las previsiones, inequívoca porque en este caso sí aparece tanto en la D.F.7ª como D.Tª 4ª, solo puede interpretarse en el sentido de que la eficacia demorada se refiere al régimen jurídico que contiene la ley sobre el archivo único electrónico, el cual ya estaba en vigor y además necesita estarlo para dar cumplimiento al resto de la Ley. Salvo que tramitemos procedimientos y expedientes electrónicos, compuestos de documentos electrónicos (en cumplimiento de lo que YA está en vigor), y después defendamos que lo que quiere en realidad la Ley es que, una vez finalizados, debamos imprimirlos en papel o papel timbrado, quizá refirmarlos de forma manuscrita, y finalmente almacenarlos en carpetas o libros físicos.

Expediente electrónico

Aunque deberíamos a acostumbrarnos a decir simplemente “expediente”, porque este siempre debe ser electrónico. En efecto, en la LPA se equipara a «expediente administrativo», ya que el formato electrónico es obligatorio, y lo define como «el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla» (art. 70.1). El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.

Recursos humanos

La administración electrónica son cambios organizativos (no solo tecnología). También nuevas aptitudes. Leyes como las de transparencia, procedimiento y régimen jurídico exigen conductas activas desde el punto de vista interno de la organización. Exigen, no solo en cumplimiento de las mismas sino también en adaptación a lo que es o debe ser el servicio público en el bien entrado siglo XXI, un redimensionamiento total de las estructuras. Muy probablemente sea necesario un departamento de Archivo más potente allá donde existe, o uno allá donde no existe. Quizá sea también el momento de crear un Departamento de Archivo, Transparencia, Seguridad y Protección de Datos, obviamente en Entidades ya de cierto volumen de gestión, de tamaño mediano o grande. En las pequeñas (la mayoría de Ayuntamientos), las Diputaciones provinciales tienen mucho que decir al respecto, porque archivo electrónico también es administración electrónica evidentemente. No todo es adherirse a Archive o asistir a un curso de formación. Tienen que pasar cosas internamente, a nivel de Recursos Humanos. Tiene que gestionarse el cambio.

Oficinas de Asistencia en Materia de Registros (OAMR)

La creación de estas Oficinas es, probablemente, el cambio organizativo más importante y que más claramente demanda la LPAC, una Ley que siendo la más electrónica de la Historia, tiene un gran impacto en la atención presencial. Las AAPP no solo “atenderán”  (y por supuesto ya pasó a mejor vida eso de poner cuños), sino que se erigen en el paradigma de una nueva generación del servicio público por cuanto asistirán a los ciudadanos en los términos del art. 12 de la LPA. En definitiva, las OAMR sustituyen (en realidad integran) a los clásicos Registros. Un Registro que, como no puede ser de otra manera, es electrónico:

Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos.

En realidad en la OAMR empieza todo: la atención ciudadana, el procedimiento, la gestión documental… Son los funcionarios habilitados los que generan copias auténticas a través de la digitalización. Las copias auténticas son documentos electrónicos tramitables y archivables, que como su propio nombre indica cumplen con los principios de integridad y autenticidad. Ver La CLAU: una Oficina de asistencia en materia de registros de la Ley 39/2015… Y algo más.

Se acabó

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