Hacia una organización eficiente: no es “trabajar mucho”, es “trabajar bien”

Un capataz contrata a un operario para que pinte las líneas de la carretera.
El primer día el operario pinta 10 km, y el capataz queda bastante contento.
El segundo dia el operario pinta 5 km, y el jefe no dice nada.
El tercer día el trabajador pinta únicamente 2 km, y el jefe frunce el ceño, aunque tampoco dice nada.
El cuarto día sólo pinta la cantidad ridícula de 10 metros, y por fin el capataz, visiblemente enojado, le pregunta:
– ¿Cómo es posible que el primer dia pinte 10 kilómetros y hoy solo diez metros?
– Pues es lógico -contesta el operario-, puesto que cada día el bote de pintura me queda más lejos”

Esto, que es un viejo chiste, puede servir de paradigma para ejemplarizar un problema congénito de nuestras organizaciones públicas: la falta de eficiencia, no ya solo en el rendimiento individual, sino en la misma estructura organizativa y funcional. En efecto, este es un problema de estructura, organización-actuación y funcionamiento. Y también de actuación profesional.

Estructura. “En el marco de sus competencias de autoorganización, las Administraciones Públicas estructuran sus recursos humanos de acuerdo con las normas que regulan la selección, la promoción profesional, la movilidad y la distribución de funciones y conforme a lo previsto en este capítulo” (art. 72 del TREBEP). O dicho de otro modo; las AAPP deben hacer uso de sus competencias autoorganizativas para estructurar los recursos humanos de manera coherente y coordinada con las políticas de selección, carrera profesional, movilidad profesional, y distribución funcional. Qué pocas veces se hace esto, reservándose en cambio la citada potestad para los Reglamentos de Organización y Funcionamiento de los órganos de la Entidad, un documento mucho más centrado en aspectos como la regulación de las sesiones y los grupos políticos. Faltan Reglamentos, o en su defecto simplemente pautas, para el establecimiento de una organización óptima, funcional, eficaz y eficiente de las tareas. Y por supuesto falta adaptar la Relación de Puestos de Trabajo (RPT, a la que se refiere el art. 74 TREBEP) a lo que hace una Administración (y por tanto sus empleados públicos) en 2018. Trabajamos con estructuras y métodos del siglo XX.

Organización (principios constitucionales). Son esencialmente los principios del art. 103.1 de la Constitución (principios básicos de organización-actuación de las AAPP) son servicio, objetividad, eficacia, jerarquía, descentralización, desconcentración, coordinación y sometimiento a la ley, a los que el epígrafe 3º añade los de mérito y capacidad en relación al acceso al empleo público.

Funcionamiento (principios legales). Las Administraciones Públicas deberán respetar en su actuación y relaciones los siguientes principios (art. 3 Ley de Régimen Jurídico): 

  • a) Servicio efectivo a los ciudadanos.
  • b) Simplicidad, claridad y proximidad a los ciudadanos.
  • c) Participación, objetividad y transparencia de la actuación administrativa.
  • d) Racionalización y agilidad de los procedimientos administrativos y de las actividades materiales de gestión.
  • e) Buena fe, confianza legítima y lealtad institucional.
  • f) Responsabilidad por la gestión pública.
  • g) Planificación y dirección por objetivos y control de la gestión y evaluación de los resultados de las políticas públicas.
  • h) Eficacia en el cumplimiento de los objetivos fijados.
  • i) Economía, suficiencia y adecuación estricta de los medios a los fines institucionales.
  • j) Eficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos.
  • k) Cooperación, colaboración y coordinación entre las Administraciones Públicas.

Actuación (de los empleados públicos). Una vez estemos bien organizados, añadan los siguientes principios referidos en el art. 52 TREBEP: objetividad, integridad, neutralidad, responsabilidad, imparcialidad, confidencialidad, dedicación al servicio público, transparencia, ejemplaridad, austeridad, accesibilidad, eficacia, honradez, promoción del entorno cultural y medioambiental, y respeto a la igualdad entre mujeres y hombres.

Otros principios. Y añadan, a mayor abundamiento, los  principios de buen gobierno del artículo 26 de la Ley transparencia; los principios de contratación pública del art. 1.1 de la LCSP; o los principios de la Ley Orgánica del Tribunal de Cuentas, cuyo artículo 9 habla de legalidad, eficiencia, economía, transparencia, así como a la sostenibilidad ambiental y la igualdad de género. Podríamos citar muchas más leyes, pero pensamos que ya han quedado claras las pautas por las que se rige, o se debería regir, el aparato administrativo público.

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Forges era genial, aunque muy crítico con los funcionarios. Lo cierto es que, nos guste o no, no tenemos fama de ser muy eficientes… ¡Cambiémoslo!

Sin embargo vemos que hay organizaciones públicas que no cumplen ni uno solo de estos principios. Esto es insostenible. Y a los efectos del presente comentario, consideramos especialmente grave que las organizaciones no muevan un dedo para cumplir algunos de ellos, como los de racionalización y agilidad de los procedimientos administrativos y de las actividades materiales de gestión; buena fe, confianza legítima y lealtad institucional; responsabilidad por la gestión pública; planificación y dirección por objetivos y control de la gestión y evaluación de los resultados de las políticas públicas; o adecuación estricta de los medios a los fines institucionales. Mención especial para el principio de “Servicio efectivo a los ciudadanos”, para que no se nos olvide (porque se nos olvida) no solo para qué, sino por qué existe la Administración.

Y es que uno de los problemas actuales de la Administración es que muchos no sabrían contestar a las preguntas clave que nos afectan. Ni siquiera plantearlas. Bastantes conocen el qué. Muy pocos el cómo. Prácticamente nadie el para qué. Y nadie, y me incluyo, daría una respuesta completa a la pregunta de por qué. Y otra más… ¿En qué consiste eso de trabajar bien?:

  • No se trata solo de ser electrónicos, aunque también. Como dijimos hace poco en el Congreso LOCALTIC (escuchar charla completa), podemos perder el tiempo (a medio o incluso corto plazo todos verán que es perderlo) en reivindicar con vehemencia que lo que hacemos no lo debe hacer una máquina, pero yo no quiero hacer lo que puede hacer una máquina. Yo quiero hacer lo que solo puede hacer una persona, y dando otra vuelta de tuerca que debe entenderse en pos de la funcionalidad y no de la vanidad, yo quiero hacer lo que pueda hacer realmente bien, lo que haga mucho mejor que una máquina y mejor que la mayoría de las personas. Cada uno debe buscar su valor añadido. Obviamente lo ideal que es que la organización nos incentive a ello.
  • No se trata solo de ser eficientes, aunque también. Piensen en aquello tan representativo de la antigua administración como lo de “poner cuños” ¿Es usted empleado público? ¿En su centro de trabajo aún “ponen cuños”? Pues bien. Primero: ya no hay que poner cuños porque dicha actuación consiste en una acción física que conlleva un estampado sobre un documento en papel, pero los documentos administrativos actualmente solo pueden ser electrónicos. Y segundo… ¿Cómo se ponían en su momento los cuños? Ya les digo yo que de la manera más ineficiente posible: uno a uno, rebañando tinta cada vez, cogiendo un papel del montón de la derecha, poniéndolo en el centro, estampando el caucho con una fuerza estruendosa, y pasando el papel ya mancillado al montón de la izquierda. Si una persona ha dedicado toda una mañana de su vida a hacer esto, que nadie se ofenda, pero no ha aportado absolutamente nada (excepto ponerse perdido de tinta quizá). Y lo digo desde la total autocrítica, porque yo mismo he dedicado alguna mañana de mi vida a firmar, con bolígrafo, unos 1.500 certificados (¿ahora entienden por qué vimos la administración electrónica hace tantos años?), una habilidad, la de firmar 1.500 documentos, al alcance de cualquier persona con una cierta musculatura y coordinación en uno de sus brazos. No sé ustedes pero yo pensé que podía aportar mucho más a la sociedad.
  • No se trata solo de ser legales, aunque también. Puesto que el cumplimiento de la legalidad, así como de los principios generales del Derecho (muchos de los cuales como hemos visto están incorporados a las normas), nos empuja inexorablemente a trabajar de manera eficiente. No me vale esa supuesta agilidad de obviar trámites o procedimientos enteros, porque dictar actos nulos o anulables no es precisamente eficiente. En el mejor de los casos el expediente debe repetirse o completarse, y en el peor podemos acabar en sede jurisdiccional (contencioso, social, o incluso penal…). Pero ojo, las leyes deben interpretarse con arreglo a los citados principios, pues no hay mayor freno para una buena gestión que aplicar de manera inapelable solo una parte del ordenamiento jurídico, la que ralentiza; o peor, y por qué no decirlo, directamente instrumentalizar las normas como arma arrojadiza para abortar todos los proyectos.
  • No se trata solo de comunicación y coordinación, aunque también. Estos son temas, como el del liderazgo y el de la motivación, que hemos abordado en diversas ocasiones en este mismo blog (véanse los enlaces).
  • No se trata solo de ser smart, aunque también. Uno de mis sueños, si me permiten la cursilada, es ver todos los servicios públicos de un mismo territorio perfectamente integrados, apoyados sobre la base de la tecnología y orientados a la calidad de vida de las personas, siendo al mismo tiempo sostenibles en el aspecto económico y el medioambiental.

Se trata, en definitiva, de prestar los servicios públicos de la mejor manera posible. Pero para que el producto que salga por la puerta (física o virtual) de la Administración sea bueno, la cadena de montaje debe estar perfectamente engrasada. Se habla mucho de excelencia, pero para llegar al excelente primero se debe aprobar. Y para aprobar hay que prepararse bien. Y si vienes de suspender, prepárate (organízate) de una manera distinta, porque buscamos resultados también distintos, y distintos es “mejores”. E incluso si aprobaste, cambia, porque la estrategia que te sirvió para aprobar “el cole” no te servirá para licenciarte. Y menos para la aprobar la oposición. Y mucho menos para pasar con buena nota un examen que nos ponen prácticamente diario, casi siempre “por sorpresa”, y en el que te van cambiando continuamente las preguntas.

Ánimo, que darle la vuelta a esto es muy bonito.

Anexos

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