La persistencia de la Administración electrónica

El futuro no pertenece a nadie. No hay precursores, no existen más que rezagados (Jean Cocteau).

Por aquello de que es verano, estaba releyendo durante este inusual tiempo libre un epígrafe correspondiente a un artículo que escribimos hace unos 14 años y medio (adjunto la ficha del trabajo y el texto de referencia)…
  • Título del trabajo: “Actualización de la Administración y su acercamiento a los ciudadanos
  • Título del epígrafe: “El futuro del futuro“.
  • Autor: Víctor Almonacid Lamelas
  • Fecha de redacción: Febrero-Marzo 2003
  • Fecha de publicación: Marzo 2003
  • Origen: Noticias Jurídicas
  • Texto:

Ya estamos en el futuro (por mucho que les cueste reconocerlo a quienes por un motivo u otro se niegan a adaptarse a los nuevos tiempos), por lo que, a partir de aquí, todo lo que sea mirar hacia delante supone planificar el futuro del futuro, que no es una película de ciencia-ficción, en la que la Administración y sus funcionarios sean hologramas programados, sino que ya está ahí. Tan lejano parece ahora el año 2020 como antaño parecía el actual 2003, y sin embargo en él estamos. <INCISO: Jamás se acabará por sustituir a seres humanos por máquinas, ya que todos somos personas y necesitamos relacionarnos los unos con los otros, porque los problemas no se pueden contar a un ordenador, y a veces hay que resolver las cuestiones de forma “personalizada”, cosa que implica la toma de decisiones que no siempre son “mecánicas”. Si aspiramos a la excelencia, a la gestión de calidad, no debe obviarse el valor del trato personal, realizado por profesionales de las relaciones humanas, gente bien preparada teóricamente y que además utilicen la empatía. No obstante, para otras tareas de tipo más “mecánico”, sí pueden emplearse máquinas (ya se ha visto el ejemplo de las máquinas expendedoras de certificados de empadronamiento). Lo cierto es que esto no debe suponer una disminución de efectivos en la Administración Local, ya que hay trabajo de sobra para todos, y más aún a mayor descentralización (nuevas competencias y funciones) y a mayor desarrollo tecnológico (se hará necesario mantener en la Plantilla a profesionales que dominen la utilización y el mantenimiento de las nuevas tecnologías)>. Todo lo que se queda anquilosado en el pasado, todo lo que no sirve, queda obsoleto. Difícilmente se pueden garantizar los principios de eficacia y eficiencia manteniendo estructuras administrativas basadas en épocas superadas social y tecnológicamente. Deberíamos implantar las nuevas aplicaciones informáticas que están lanzando al mercado las empresas del sector. Se trata de programas estándar, pero adaptables a cada Administración según sus características propias y volumen de gestión, que facilitan tanto las tareas administrativas más rutinarias y perpetuas (programas de gestión de solicitudes hasta la fase de Decreto-Acuerdo, con su consiguiente notificación), como las necesidades coyunturales o periódicas (en estos meses se están presentando numerosos programas de gestión informática de estas elecciones locales 2003).

Santa Rita 2003
En 2003 servidor era el Secretario del Ayuntamiento de Benissa. La impagable (e inédita) imagen se corresponde con la comida de Santa Rita que hicimos los funcionarios ese año, con dos representantes de Intervención (indumentaria roja) y dos de Secretaría (indumentaria pija). Por supuesto el pique de modas entraba dentro del tono jovial del día de celebración de nuestra patrona


Si las empresas privadas se adaptan, ¿por qué no la Administración?, ¿quizá porque no se rige por los principios de la oferta y la demanda y la competencia (entre empresas) que son los incentivos para mejorar y avanzar? Eso no es cierto, el monopolio desapareció, y la Administración presta sus servicios en régimen de libre concurrencia, salvo los servicios públicos (concepto en crisis desde hace ya bastantes años) cuya prestación no se puede realizar por personas privadas, y estos cada vez son menos (aunque en nuestra opinión hay un núcleo mínimo irreductible que jamás se debería privatizar). No estamos defendiendo la teoría de que las AAPP se conviertan en empresas privadas, pero desde el punto de vista objetivo e incluso jurídico, no hay ningún inconveniente en que la Administración se organice y actúe en vanguardia de la tecnología, y no ya en el mismo nivel que las modernas empresas privadas, sino incluso por encima, dada la importancia de sus cometidos y su mayor necesidad de eficiencia.

Por otra parte la Administración obtiene sus recursos de los ciudadanos (sin perjuicio de que hay Administraciones que quizá perciben menos recursos de los que se precisan para el mantenimiento de los servicios que están obligadas a prestar), y existe por y para ellos. Es importante que Administración y ciudadano se sientan identificados, y esto, desde nuestro punto de vista, sólo es posible en la Administración Local, y dentro de ésta, la Municipal.

En cuanto a la adaptación tecnológica, deberá llevarse a cabo simultáneamente en la Administración y en la sociedad. Desde aquí aconsejamos a los Ayuntamientos que todavía no lo hayan hecho a crear su propia página web oficial. Debe contener información útil de carácter municipal (acuerdos plenarios, Ordenanzas Fiscales…), lo cual es una forma moderna y práctica de facilitar el derecho de información que tienen los ciudadanos. Algunos se sorprenderían de los visitantes que puede tener en un solo día una página en la red. El correo electrónico (e-mail) para sugerencias, también afortunadamente ya bastante extendido, es una manifestación muy actual del derecho de participación. El buzón o e-mail de Entrada-Salida (cuyo sustento jurídico se encuentra como hemos visto en el art. 38.9 LRJPAC) se halla en una fase mucho más experimental, por los problemas ya aludidos que puede representar la cuestión de la firma electrónica, que sin embargo son perfectamente superables. No nos cabe duda de que en un futuro próximo esta tendencia se generalizará. En cuanto al seguimiento informatizado de expedientes en tramitación, decir que tiene sus detractores, tanto desde el punto de vista de quien piensa que supone un trabajo extra de introducción de datos en la red, como desde aquel otro que opina que existen determinados datos a los que no puede tener acceso cualquier ciudadano, como así es. Esto es evidente, ya que si desde en principio hemos defendido la vigencia de la Constitución, debemos salvaguardar los límites constitucionales al derecho de acceso a archivos y registros. No todo se puede informatizar, ni nadie lo pretende. Sin embargo se puede llegar a una solución que satisfaga a todos, que respete la Constitución y la Ley, los principios y las formas, pero que sea eficaz, y sobre todo, eficiente. Y ello porque los recursos financieros no abundan, sino que deben emplearse de la forma más inteligente posible, y la inteligencia es tecnología, y la tecnología eficacia, la cual, minimizando costes, se convierte en eficiencia. Este principio es el objetivo último de la gestión administrativa moderna, al cual aspiran tanto los “gestores” públicos como los “usuarios” particulares (todos en definitiva), que desean que con el dinero público se presten cada vez más servicios, pero que no desean pagar más impuestos. Entendemos que es nuestro deber mover los resortes necesarios para que esto sea posible”.

Valoración (crítica y autocrítica): llevamos muchísimo tiempo repitiendo lo mismo y las conclusiones en el momento actual son prácticamente las mismas que las de entonces: debemos digitalizar nuestra burocracia en general y los expedientes en particular porque, entre otras cosas, es lo más eficiente. Hablábamos ya desde la óptica del ciudadano, pensando en mejorar el servicio público. Reivindicábamos para ello (y no hemos dejado de hacerlo desde entonces) la importancia de la Administración Local por su proximidad con las personas.

Han pasado ya muchos años en cualquier caso. En la sociedad han cambiado muchas cosas con respecto a principios de siglo. Muchísimas. En la Administración a veces pienso que quizá solo ha cambiado el notable impacto de las leyes 39 y 40 de 2015, aunque ojalá sea algo más. Sea por lo que fuere se percibe una (lenta) evolución. Al menos nos agrada pensar que también hemos influido algo con nuestra persistencia. Hoy en día matizaríamos, no obstante, alguna cuestión, obviamente teniendo en cuenta que la normativa también ha cambiado mucho desde entonces, por ejemplo en materia de acceso a la información, entonces llamado derecho de acceso a archivos y registros (en aquel momento la fuerza de la LOPD del 99 era mucho mayor). Hablábamos de un correo de Entrada (y Salida), que sé que suena cómico después de tantos años ya manejando las expresiones “sede electrónica”, “registro electrónico” y “notificación electrónica”. Hablábamos de problemas con la firma electrónica que parece que algunos todavía tienen… Y también matizaríamos alguna de las afirmaciones: “Jamás se acabará por sustituir a seres humanos por máquinas”… En las tareas mecánicas y repetitivas qué duda cabe de que sí, nos sustituirán. Obviamente no en las más “humanas”, como la atención al público o el liderazgo.

Pero sobre todo instábamos a cambiar, a adaptar, a mejorar, a modernizar, a gestionar ese cambio. A acercar la Administración a los ciudadanos. “Actualización de la Administración y su acercamiento a los ciudadanos” era el título del artículo. La tecnología siempre ha sido un medio, no un fin, para ser la mejor Administración posible. Pero aún no lo somos.

P.D.: Me hace gracia que se cita, hablando del “futuro del futuro”, el año 2020. Ahora falta poco más de dos años… Ya verán qué pronto llega. Mientras tanto, otras cosas de las que entonces hablamos, ya han llegado.
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