Los órganos colegiados en el procedimiento electrónico

Como no puede ser de otra manera, debemos procurar la integración del funcionamiento de los órganos colegiados de la entidad con el resto del procedimiento y de los trámites electrónicos, especialmente por lo que respecta a las convocatorias y las actas.

En general se procederá a la adaptación de dicho funcionamiento a lo previsto en los artículos 17 y 18 de la Ley de Régimen Jurídico (no directamente aplicables a la administración local), y en particular se procederá a la digitalización de convocatorias y actas, fomentando en la medida de lo posible la “telepresencia”. Y así:

  • Todos los órganos colegiados se podrán constituir, convocar, celebrar sus sesiones, adoptar acuerdos y remitir actas tanto de forma presencial como a distancia, salvo que su reglamento interno recoja expresa y excepcionalmente lo contrario.
  • En las sesiones que celebren los órganos colegiados a distancia, sus miembros podrán encontrarse en distintos lugares siempre y cuando se asegure por medios electrónicos, considerándose también tales los telefónicos, y audiovisuales, la identidad de los miembros o personas que los suplan, el contenido de sus manifestaciones, el momento en que éstas se producen, así como la interactividad e intercomunicación entre ellos en tiempo real y la disponibilidad de los medios durante la sesión. Entre otros, se considerarán incluidos entre los medios electrónicos válidos, el correo electrónico, las audioconferencias y las videoconferencias.

    Videoacta
    Portal de reproducción de las Vídeoactas del Ayuntamiento de Alzira
  • Las convocatorias serán remitidas a los miembros del órgano colegiado a través de medios electrónicos, haciendo constar en la misma el orden del día junto con la documentación necesaria para su deliberación cuando sea posible, las condiciones en las que se va a celebrar la sesión, el sistema de conexión y, en su caso, los lugares en que estén disponibles los medios técnicos necesarios para asistir y participar en la reunión.
  • Quienes acrediten la titularidad de un interés legítimo podrán dirigirse al Secretario de un órgano colegiado para que les sea expedida certificación de sus acuerdos. La certificación será expedida por medios electrónicos, salvo que el interesado manifieste expresamente lo contrario y no tenga obligación de relacionarse con las Administraciones por esta vía.
  • Podrán grabarse las sesiones que celebre el órgano colegiado. El fichero resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por el Secretario de la autenticidad e integridad del mismo, y cuantos documentos en soporte electrónico se utilizasen como documentos de la sesión, podrán acompañar al acta de las sesiones, sin necesidad de hacer constar en ella los puntos principales de las deliberaciones.
  • El acta de cada sesión podrá aprobarse en la misma reunión o en la inmediata siguiente. El Secretario elaborará el acta con el visto bueno del Presidente y lo remitirá a través de medios electrónicos, a los miembros del órgano colegiado, quienes podrán manifestar por los mismos medios su conformidad o reparos al texto, a efectos de su aprobación, considerándose, en caso afirmativo, aprobada en la misma reunión.
  • Cuando se hubiese optado por la grabación de las sesiones celebradas o por la utilización de documentos en soporte electrónico, deberán conservarse de forma que se garantice la integridad y autenticidad de los ficheros electrónicos correspondientes y el acceso a los mismos por parte de los miembros del órgano colegiado.

    VideoActas Levante
    Tuvimos la suerte de poder incluir en la Ley de grabación de Plenos municipales (CV) la regulación de las actas audiovisuales o vídeo actas

Si su organización es un Ayuntamiento o Diputación (o Consell o Cabildo insular), vista la no aplicación directa de la regulación de la de la Ley de Régimen Jurídico a la administración local, se observa la necesidad de incorporación y regulación de estas cuestiones en el Reglamento Orgánico Municipal. En todo caso, por razones de seguridad jurídica, se aconseja la utilización de la potestad reglamentaria (y autoorganizativa) de cada entidad a fin de regular los aspectos particulares de sus órganos colegiados, así como los supuestos que generan casuística como los casos en los que estaría permitida la teleasistencia (y televoto).

Para ampliar: “La fe pública electrónica: Secretarios, certificados, sellos de órgano, telepresencia, vídeoactas…”

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