¿Qué necesita un Ayuntamiento para tener un funcionamiento electrónico interno?

Uno de los pilares del proceso de implantación de la administración electrónica es garantizar un funcionamiento electrónico interno mediante la adquisición e integración de distintos programas y plataformas. Según la LRJ (especialmente los arts. 38 a 48), las herramientas esenciales para el funcionamiento electrónico del sector público son la sede electrónica, los certificados y sellos de las entidades públicas, los certificados de los empleados públicos, el sistema de gestión de expedientes y el sistema de gestión de expedientes de archivo. En la presente entrada nos referiremos a 10 cuestiones (+1) esenciales para la articulación de este funcionamiento electrónico.

1. Creación y articulación de una sede electrónica.

Resulta imprescindible la creación y el mantenimiento de al menos una sede electrónica en cada uno de los Ayuntamientos canarios. La sede electrónica es aquella dirección electrónica, disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde al Ayuntamiento, o bien a uno o varios organismos públicos o entidades de Derecho Público dependientes de aquel en el ejercicio de sus competencias.

2. Portal de internet y otros portales.

Se entiende por portal de internet el punto general de acceso electrónico cuya titularidad corresponda a un Ayuntamiento que permite el acceso a través de internet a la información publicada –a través de su enlace al Portal de transparencia- y, en su caso, a la sede electrónica definida en el punto anterior y al registro electrónico correspondientes. El registro electrónico del Ayuntamiento deberá adaptarse a lo previsto en la Ley en relación a las oficinas de asistencia en materia de registros.

Por su parte, el portal de transparencia es una web institucional, revestida de una serie de garantías jurídico-técnicas, que sirve de soporte para la publicación de los documentos que son objeto de publicidad obligatoria en cumplimiento del principio de publicidad activa contenido en las diferentes leyes de transparencia. También puede incluir la información cuyo acceso se solicite con mayor frecuencia.

El Portal de la Transparencia deberá adecuarse a los siguientes principios técnicos: a) Accesibilidad: se proporcionará información estructurada sobre los documentos y recursos de información con vistas a facilitar la identificación y búsqueda de la información; b) Interoperabilidad: la información publicada será conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, aprobado por el Reglamento del ENI, así como a las normas técnicas de interoperabilidad; c) Reutilización: se fomentará que la información sea publicada en formatos que permita su reutilización, de acuerdo con lo previsto en la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público y en su normativa de desarrollo (LTBG, arts. 10 y 11).

Se procurará, de acuerdo con el principio de eficiencia y sin perjuicio del principio de autonomía local, la integración con el Portal de transparencia del Estado: http://transparencia.gob.es/. El Portal de transparencia es instrumental y está al servicio de la estrategia de Gobierno abierto del Ayuntamiento.

Asimismo, el Ayuntamiento podrá disponer de un portal de facturación propio –denominado en su caso “portal del proveedor”- que estará integrado en todo caso con FACe; y un portal del licitador, para la presentación de documentos y ofertas en los procedimientos de licitación pública.

3. Sistemas de identificación de los Ayuntamientos.

Cada Ayuntamiento podrá identificarse mediante el uso de un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por el Reglamento Europeo de Firma Electrónica (eIDAS) y la ley de firma electrónica en lo que no se oponga el mismo. Estos requisitos y régimen podrán concretarse, en su caso, en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma y Sello Electrónicos y de Certificados del Ayuntamiento que apruebe la Alcaldía.

4. Actuación administrativa automatizada.

En aras del principio de eficiencia, los Ayuntamientos tenderán hacia un funcionamiento automático de sus procesos y gestiones electrónicos, tales como la generación de copias auténticas, especialmente a través de sellos de órgano. Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por un Ayuntamiento en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.

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La Edad Media ha finalizado. Lo mejor es que podemos disfrutar sus maravillosos vestigios arquitectónicos, pero no parece lógico funcionar a base de pergaminos

En el ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Ayuntamiento podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica: a) Sello electrónico de entidad, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica; b) Código seguro de verificación vinculado a la entidad pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

5. Firma electrónica del personal al servicio de los Ayuntamientos y sus entes dependientes.

Sin perjuicio de lo anterior, la actuación de un Ayuntamiento, órgano, organismo público o entidad de derecho público, cuando utilice medios electrónicos, se realizará mediante firma electrónica del titular del órgano o empleado público. Cada Ayuntamiento determinará los sistemas de firma electrónica que debe utilizar su personal, los cuales podrán identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en la que presta sus servicios.

Por razones de seguridad pública, respecto de puestos de trabajo especialmente sensibles, los sistemas de firma electrónica podrán referirse sólo el número de identificación profesional del empleado público.

6. Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación.

Los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre entidades públicas, órganos, organismos públicos y entidades de derecho público, serán considerados válidos a efectos de autenticación e identificación de los emisores y receptores, en las siguientes condiciones:

  • Cuando los participantes en las comunicaciones pertenezcan a una misma entidad pública, ésta determinará las condiciones y garantías por las que se regirá que, al menos, comprenderá la relación de emisores y receptores autorizados y la naturaleza de los datos a intercambiar.
  • Cuando los participantes pertenezcan a distintas Administraciones, las condiciones y garantías citadas en el apartado anterior se establecerán mediante convenio suscrito entre aquellas.

En todo caso deberá garantizarse la seguridad del entorno cerrado de comunicaciones y la protección de los datos que se transmitan, conforme al Esquema Nacional de Seguridad.

7. Aseguramiento e interoperabilidad de la firma electrónica.

Los Ayuntamientos deberán determinar los trámites e informes que incluyan firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada basada en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica.

Con el fin de favorecer la interoperabilidad y posibilitar la verificación automática de la firma electrónica de los documentos electrónicos, cuando un Ayuntamiento utilice sistemas de firma electrónica distintos de aquellos basados en certificado electrónico reconocido o cualificado, para remitir o poner a disposición de otros órganos, organismos públicos, entidades de Derecho Público o Administraciones la documentación firmada electrónicamente, podrá superponer un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado.

Las pautas establecidas en los últimos 5 epígrafes podrán desarrollarse y concretarse, en su caso, en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma y Sello Electrónicos y de Certificados del Ayuntamiento que apruebe la Alcaldía.

8. Sistema de Gestión de Expedientes de Archivo (SGEA), o “Archivo electrónico”. 

Todos los Ayuntamientos contarán con un Archivo electrónico, definido como un sistema de almacenamiento único de los documentos electrónicos que corresponden a procedimientos finalizados. El Archivo electrónico municipal cumplirá las siguientes reglas:

  • Como regla general, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos.
  • Los documentos electrónicos deberán conservarse en todo caso en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo.
  • Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
  • Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados.
  • En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.

Los Ayuntamientos podrán cumplir con esta obligación mediante su adhesión a la herramienta Archive, y en todo caso a una solución del sector privado que permita el archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, de acuerdo con las reglas anteriores, especialmente en cuanto al cumplimiento riguroso del Esquema Nacional de Seguridad.

9. Sistema de Gestión de Expedientes (SGE), o “gestor de expedientes”.

Para la gestión ordinaria de los procedimientos, el Ayuntamiento –y en su caso, sus entes dependientes- contarán con un Sistema de Gestión de Expedientes (SGE), o “gestor de expedientes”, como herramienta para la tramitación electrónica y automática de los mismos. Dentro de este hito relativo a la adquisición e implantación del gestor de expedientes, se procurará que la mayor parte del personal municipal, y en todo caso las personas que tengan alguna responsabilidad en la tramitación del procedimiento, dispongan de certificado de firma electrónica.

Sin perjuicio de la adquisición del SGE en el mercado privado, para facilitar el cumplimiento de lo previsto en el presente objetivo operativo los Ayuntamientos podrán utilizar la herramienta InSiDe (Infraestructura y Sistemas de Documentación Electrónica), a través de todos o alguno de sus servicios: InSide Base, G-Inside, y Suite CSV.

En todo caso, el gestor de expedientes se integrará por un workflow predefinido por los empleados públicos tramitadores, que tendrán en cuenta la adaptación de los procedimientos preexistentes de cara a su catalogación y adaptación a las normativa vigente en materia de procedimiento.

10. Adhesión a algunos servicios del CSAD.

El Ayuntamiento podrá adherirse o utilizar los servicios recogidos en el Catálogo de Servicios de la Administración Digital, especialmente los siguientes:

  1. Punto de Acceso General (PAG)
  2. Carpeta Ciudadana
  3. Cl@ve: Sistema de identificación electrónica
  4. Apoder@: Registro electrónico de apoderamientos (REA)
  5. Habilit@: Registro de funcionarios habilitados
  6. GEISER / ORVE / SIR: Solución de registro electrónico
  7. Inside y Archive: Documento, expediente y archivo electrónico
  8. Plataforma de Intermediación de Datos (PID)
  9. Notific@: Notificaciones electrónicas
  10. SIA: Sistema de información administrativa

En esta línea, el Centro de Transferencia de Tecnología ‐ CTT, publica un directorio general de aplicaciones o/y soluciones cuyo objetivo es favorecer la reutilización por todas las AAPP.  Se trata de un servicio estatal donde se publica un directorio general de aplicaciones o/y soluciones cuyo objetivo es favorecer su reutilización por todas las Administraciones Públicas. Es posible encontrar soluciones (proyectos, servicios, normativa, activos semánticos, etc.) útiles para el desarrollo de la Administración electrónica. El entorno CTT‐PAe o directorio de soluciones del CTT, es el lugar indicado para encontrar una solución, proyecto o/y servicio para reutilizar en tu administración y contiene la información divulgativa sobre su uso. El CTT es la respuesta al mandato del artículo 158 de la LRJ y del artículo 17 del Reglamento del ENI. El CTT es el directorio general de aplicaciones para su reutilización en la Administración General del Estado e interopera con los directorios establecidos por otras Administraciones Públicas

…Y 11. Adquisición o reutilización de software

Los Ayuntamientos deberán disponer, en todo caso, de las herramientas y recursos necesarios para cumplir la normativa sobre procedimiento y funcionamiento electrónico, especialmente en lo relativo a garantizar la relación electrónica con los obligados por la ley y con las personas físicas que así lo prefieran.

Por ello, además del SGE o gestor de expediente referido, adquirirán o utilizarán cuantas herramientas, programas, plataformas o servicios en nube precisen, para el cumplimiento de sus obligaciones legales y de acuerdo con los principios de legalidad, eficiencia, autonomía local, servicio público, accesibilidad, interoperabilidad, y reutilización de la información.

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