¿Cómo elegir un buen gestor de expedientes?

Para la gestión ordinaria de los procedimientos, y en todo caso para el correcto cumplimiento de las Leyes 39 y 40 de 2015, un Ayuntamiento –y en su caso, sus entes dependientes- debe contar con un Sistema de Gestión de Expedientes (SGE), o “gestor de expedientes”, como herramienta para la tramitación electrónica y automática de los mismos.

Si se encuentra en esta fase de aquisición e implantación del gestor de expedientes, aconsejamos haber atado en corto, con carácter previo, la “pata jurídica” del proceso de cambio; y que la mayor parte del personal municipal, y en todo caso las personas que tengan alguna responsabilidad en la tramitación del procedimiento, dispongan de certificado de firma electrónica.

Sede electrónica Alzira
Sede electrónica del Ayuntamiento de Alzira

En el pliego de cláusulas administrativas que sirva de base para la adquisición de un buen SGDE deberían tenerse en cuenta las siguientes pautas:

  1. Se definirá el contrato como “de Servicios”, y no “de suministro informático”.
  2. El objeto del contrato se puede ampliar hasta cubrir mucho o incluso todos los ítems propios del proceso de implantación de la administración electrónica (gestor de expedientes más sede electrónica, más módulo de órganos colegiados, más plataforma de licitación electrónica, más sistema de gestión de expedientes de archivo, etc…).
  3. Se exigirá el cumplimiento del principio de neutralidad tecnológica.
  4. Se exigirá el total y absoluto cumplimiento de los Esquemas Nacionales de Seguridad y de Interoperabilidad (ENS y ENI).
  5. Se exigirá el cumplimiento, con carácter general, de la normativa sobre procedimiento administrativo y administrativo local, tanto estatal como autonómica canaria, especialmente su adaptación a las Leyes 39 y 40 de 2015.
  6. Se exigirá, en la medida de lo técnicamente posible, la integración con el software y las bases de datos preexistentes. Especialmente importante es la integración con el Archivo y el Portal de transparencia, y que permita automatizar el envío de datos tanto a las instancias internas (el propio Portal) como externas (Registro Público de Contratos, Tribunal de Cuentas, Ministerio…).
  7. Formará parte del contrato el servicio de atención al cliente.
  8. Formará parte del contrato un número mínimo de horas de formación para el personal usuario.

Sin perjuicio de la adquisición del SGE en el mercado privado, los Ayuntamientos podrán asimismo utilizar la herramienta InSiDe (Infraestructura y Sistemas de Documentación Electrónica), a través de todos o alguno de sus servicios: InSide Base, G-Inside, y Suite CSV.

En cualquier caso, el gestor de expedientes se integrará por un workflow predefinido por los empleados públicos tramitadores, y no por la empresa, teniendo en cuenta la adaptación de los procedimientos preexistentes de cara a su reingeniería, catalogación y adaptación a las normativa vigente en materia de procedimiento.

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3 thoughts on “¿Cómo elegir un buen gestor de expedientes?

  1. Hola, Víctor. Respecto al punto 4, sería recomendable en los pliegos la exigencia de la certificación del SGE y los servicios de los proveedores respecto al ENS, en base a la Resolución de 13 de octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Instrucción Técnica de Seguridad de conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad. Es decir, la certificación de su cumplimiento y a nivel ALTO, dado que al menos la dimensión Confidencialidad puede fácilmente alcanzar ese nivel en un Ayuntamiento, donde el SGE puede tratar cualquier tipo de expediente y abordar temas relacionados con Servicios Sociales, Policía Local, etc. Las medidas de nivel ALTO para Confidencialidad derivan normalmente en equivalentes para Integridad – Trazabilidad – Autenticidad y, en conjunto, requieren un escenario de securización más completo y detallado que el propio de RDLOPD para nivel ALTO.

    En este sentido, la exigencia de cumplimiento de LOPD-RDLOPD, para el SGE y para su plataforma de servicios si se ofrece en modo cloud, también debería estar presente en los pliegos. Estas cuestiones ya las tratas en el artículo sobre “patas jurídicas” pero las precisiones en los pliegos pueden ayudar a que las empresas licitantes ofrezcan también información más precisa sobre su propio nivel de cumplimiento de estos Marcos Normativos, nivel que herederá el Ayuntamiento al contratarlos.

  2. Muy interesante la publicación. Yo recomendaría, si me permiten, que antes de iniciar el proceso licitación se tuviera cuenta el artículo 157 de la Ley 40/2015:

    “3. Las Administraciones Públicas, con carácter previo a la adquisición, desarrollo o al mantenimiento a lo largo de todo el ciclo de vida de una aplicación, tanto si se realiza con medios propios o por la contratación de los servicios correspondientes, deberán consultar en el directorio general de aplicaciones, dependiente de la Administración General del Estado, si existen soluciones disponibles para su reutilización, que puedan satisfacer total o parcialmente las necesidades, mejoras o actualizaciones que se pretenden cubrir, y siempre que los requisitos tecnológicos de interoperabilidad y seguridad así lo permitan.

    En este directorio constarán tanto las aplicaciones disponibles de la Administración General del Estado como las disponibles en los directorios integrados de aplicaciones del resto de Administraciones.

    En el caso de existir una solución disponible para su reutilización total o parcial, las Administraciones Públicas estarán obligadas a su uso, salvo que la decisión de no reutilizarla se justifique en términos de eficiencia conforme al artículo 7 de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.”

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