Las 10 cosas que deberías saber para implantar la Ley 39/2015 en el Ayuntamiento

«Es importante gestionar el cambio, pero aún más importante es cambiar la gestión»

Fuente original: “10 cosas que deberías saber para implantar la ley 39/2015 en el Ayuntamiento“, ppt para la colección LAS 10 COSAS QUE DEBERÍAS SABER PARA, del Departamento de Formación de la Diputación de Alicante (Víctor Almonacid Lamelas – Diciembre 2016). Otros documentos de esta colección: “10 cosas que deberías saber para implantar la transparencia en el Ayuntamiento“.

  1. Derechos de las personas. El derecho principal para la mayoría de personas físicas es el de elegir el medio a través del cual se relacionan con la Administración. Las personas jurídicas, sus representantes, las entidades sin personalidad, los profesionales colegiados, las propias AAPP y sus empleados no tienen esa opción y todos sus trámites y comunicaciones serán electrónicos. También tienen la posibilidad de actuar por medio de representante. Además, un derecho importante de las personas es el de acceso a la información conforme a la Ley de Transparencia.
  2. ¿Identificación o firma? La Ley 39/2015 se refiere a ambas, si bien sigue exigiendo la firma para los trámites más importantes (presentar una instancia o un recurso, renunciar a un derecho…). Mecanismos: los de identificación que establece la Ley en base al eIDAS (Reglamento europeo de identificación electrónica y servicios de confianza); otros que establece el eIDAS, como la firma biométrica o la firma electrónica en nube. Cabe destacar el Proyecto Cl@ave y otros similares, para la identificación/firma de los interesados. Mecanismos de firma: eDNI 2.0, eDNI 3.0, otros eCertificados de firma avanzada o cualificada.
  3. Documentos a presentar por parte del interesado. Generalización de la declaración responsable. No presentación de documentos que no exija una norma (y adecuación de normas internas a la Ley 39). Interoperabilidad. No exigencia de documentos que obren en poder o se originen en una administración. Se recabarán en su nombre. Se debe tener todo ello en cuenta en la la reingeniería y catalogación de procedimientos y cartas de servicios.
  4. Oficinas de asistencia en materia de registros. Pasa a ser el servicio “piedra angular” del Ayuntamiento. Nuevo paradigma legal en atención al público. Creación de Registros de funcionarios habilitados: asistencia y digitalización. Generación de copias auténticas. Registro electrónico único: presentación de documentos (telemática y/o presencial).“Oficina virtual”: sede electrónica, “ventanilla única” y SIR. Comunicaciones interadministrativas: siempre electrónicas.

    C

    ¡Funciona!

  5. Tramitación electrónica. El expediente es (íntegramente) electrónico. Documentos electrónicos y gestor de expedientes. Firma de los empleados públicos. Fe pública y actuación administrativa automatizada. Plazos: sábados inhábiles y plazos en horas. Debe cumplir:  Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).
  6. Resoluciones administrativas. Órganos unipersonales: Decretos electrónicos del Alcalde y de los Concejales delegados. Gestión de la firma electrónica de las autoridades. Órganos colegiados: JGL y Pleno (sin perjuicio de los regímenes especiales). Funcionamiento electrónico de órganos colegiados (desde la convocatoria hasta la elaboración de un acta audiovisual). Necesidad de regulación en el ROM (seguridad jurídica).
  7. Notificación electrónica. Es la preferente, si bien se debe indicar de forma expresa por parte de las personas físicas. Formas: DEH y por comparecencia. Procedimiento para la notificación por comparecencia: puesta a disposición, acceso y dies a quo. Otros aspectos: adecuación de las notificaciones no electrónicas a la Ley, avisos electrónicos, y adecuación de los “pies de recursos”.
  8. Archivo electrónico. Necesidad de archivo electrónico único de todos los documentos. Principios del archivo electrónico: integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación. Problema de longevidad de la firma y “resellado”. Relaciones con la Ley de transparencia.
  9. Seguridad jurídica. En el marco del Reglamento de Administración electrónica, este habilitará a la Alcaldía para aprobar los documentos derivados del ENS, el ENI y las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), tales como: • Documento de política de seguridad de la información • Documento de política de identificación y firma electrónica • Documento de política de gestión documental y archivo electrónico • Documento de protocolos de digitalización • Documento de protocolos del ciclo de vida de documentos y expedientes electrónicos • Documento de política de sellado de tiempo • CSV • Uso del sistema de claves concertadas.
  10. Gestión del cambio. Comprende al menos las siguientes actuaciones: Planificación estratégica; adecuación del Reglamento de Administración electrónica y otros Reglamentos/ordenanzas; reingeniería de procedimientos; liderazgo; integración con plataformas de otras AAPP (Archive, SIR…); adquisición de software y equipamiento; aspectos organizativos; formación e información interna; desarollo de nuevas aptitudes (y generación de un entorno y una cultura innovadores). Difusión y asistencia externa.

Para saber más:

125 PREGUNTAS Y RESPUESTAS SOBRE EL PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO EN LA NUEVA LEY DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO COMÚN (ACTUALIZADO)

© Víctor Almonacid Lamelas y Diputación de Alicante 2016.

Publicado el enero 10, 2017 en Administración electrónica, Ayuntamientos, Contratación electrónica, Uncategorized. Añade a favoritos el enlace permanente. Deja un comentario.

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