El registro de entrada de documentos en la nueva Ley de procedimiento (10 cuestiones)

1.- ¿Ya está en vigor o nos esperamos a 2018?

El registro electrónico está en vigor desde 31 de diciembre de 2009. Para adaptarnos al registro electrónico que regula la nueva LPA tenemos hasta el 2 de octubre de 2018. Ver Ley de procedimiento ¿qué entra en vigor en 2018?.

2.- Régimen jurídico básico del Registro electrónico

Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos.

También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares. Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende. El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General de cada Administración como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal. Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles. En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que pueden iniciarse en el mismo (art. 16.1 LPA). Ver el artículo 16 LPA  Registros

3.- Digitalización y copias auténticas

Por otra parte, los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización. Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecerse la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios (art. 16.5 LPA).Ver artículo 27  Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas. Ver ¿Qué es una copia electrónica auténtica?

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No vuelva a sentirse así ante la nueva LPA. En la foto, el gran Paco Martínez Soria

4.- ¿Si no se registra ningún “papel” cómo tiene constancia el ciudadano de los documentos que ha presentado?

El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos (art. 16.3 LPA). Ver Artículo 19  Comparecencia de las personas. Ver artículo 28  Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo.  Ver ¿Cómo se deben presentar los documentos ante la administración? Ver ¿Qué es y para qué sirve la “Declaración Responsable”?

5.- Registro de funcionarios habilitados (para la asistencia y la identificación)

El Registro de funcionarios habilitados (RFH) es una herramienta del Catálogo de Servicios de la Administración Digital que recoge los datos de aquellos funcionarios que están habilitados para actuar en nombre de los ciudadanos frente a la Administración General del Estado y establece el alcance de dicha representación. Todas las AAPP deben tener uno, ya que dispone la LPA que en el caso en que el ciudadano no disponga de medios de autenticación y firma para relacionarse de manera electrónica con las Administraciones, la LPA prevé que, siempre que el ciudadano se identifique y deje constancia de su consentimiento expreso, un funcionario podrá actuar en su nombre, utilizando el sistema de firma del que disponga para ello. También se establece en la misma ley que las Administraciones Públicas podrán realizar copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados mediante funcionario habilitado. La Orden HAP/7/2014, de 8 de enero, regula el Registro de funcionarios habilitados para la identificación y autenticación de ciudadanos en el ámbito de la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes

6.- Registro Electrónico de Apoderamientos 

El apoderamiento es una habilitación que los ciudadanos pueden otorgar a terceros para actuar en su nombre en determinados trámites o actuaciones. El Registro Electrónico de Apoderamientos (REA) permite, por medios electrónicos, hacer constar y gestionar las representaciones que los interesados otorguen a terceros, con el fin de que éstos puedan actuar en su nombre de forma electrónica ante la AGE y/o sus organismos públicos vinculados o dependientes. El ciudadano que actúa como poderdante puede apoderar a cualquier otro ciudadano o empresa para que actúe en su nombre. Puede crear un apoderamiento sobre un trámite o una categoría de trámites, consultar sus apoderamientos, revocarlos o modificar la vigencia de éstos. A su vez, el ciudadano que actúa como apoderado puede representar a cualquier otro ciudadano o empresa, confirmar apoderamientos para trámites, consultar sus apoderamientos o renunciar a los mismos (Catálogo de Servicios de la Administración Digital). El Registro Electrónico de Apoderamiento está regulado por la Orden HAP/1637/2012. Es el mismo registro mencionado en el actual artículo 6 de la LPA ( ver artículo 6  Registros electrónicos de apoderamientos) En efecto, el REA cobra un mayor protagonismo en la LPA, ya que en esta se potencia la figura de la representación de los interesados. Se incluyen nuevos medios para acreditarla en el ámbito exclusivo de las Administraciones Públicas, como son el apoderamiento apud acta, presencial o también electrónico, y la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública u Organismo competente. Se dispone la obligación de cada Administración Pública de contar con un registro electrónico de apoderamientos, pudiendo las Administraciones territoriales en aplicación del principio de eficiencia, adherirse al del Estado.

7.- ¿Qué es SIR?

Es el Sistema de Interconexión de Registros. Se trata de una infraestructura básica que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre todas las Administraciones Públicas, tal y como se establece en la LPA y en el ENI. A través de SIR, este intercambio de información se realiza de forma segura y con conformidad legal, independientemente de la aplicación de registro utilizada, siempre que esté certificada en SICRES 3.0 (según la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales). La implantación de SIR permite eliminar el tránsito de papel entre Administraciones, aumentando la eficiencia y eliminando los costes de manipulación y remisión del papel, gracias a la generación de copias auténticas electrónicas de la documentación presentada en los asientos de registro. La conexión e intercambio de registros con SIR puede realizarse bien usando servicios en red, como ORVE o GEISER, o bien adaptando la aplicación de registro propia de la entidad para que cumpla la especificación SICRES 3.0 y que consolide la información del Directorio Común DIR3. En este último caso, se debe superar un proceso de certificación que verifique el cumplimiento de la norma y los requisitos de conexión con SIR (Catálogo de Servicios de la Administración Digital). Ver ¿Qué es interoperabilidad?

8.- Registro Electrónico Común del Estado

El Registro Electrónico Común (REC) es un servicio que proporciona una vía de tramitación para todas aquellas solicitudes, escritos y comunicaciones realizadas por el ciudadano y dirigidas hacia la Administración General del Estado u otros organismos públicos que se encuentren integrados en la plataforma SIR, que no se ajusten a procedimientos administrativos ya contemplados en los registros electrónicos de las sedes electrónicas de las distintas Administraciones. El REC consta de un frontal y de una aplicación web integrada con la plataforma del Sistema de Interconexión de Registros (SIR). El frontal del REC se aloja en la sede del Punto de Acceso General –PAG, y presenta a los ciudadanos un formulario electrónico genérico que permite adjuntar documentación, enviándose al organismo competente para su tramitación. El organismo competente puede recuperar las solicitudes mediante la aplicación web del REC o mediante u otra aplicación de registro integrada en SIR y tramitarlas si corresponde a sus competencias. En el caso de que la solicitud del ciudadano no corresponda al organismo destinatario, éste podrá reenviarla electrónicamente al Organismo competente si está integrado en SIR. Permite el cumplimiento de la obligación de la AGE de contar con un Registro Electrónico General, con las condiciones que se establecen en el artículo 16 de la LPA.

9.- Cómputo de plazos en los registros

  • Horario de las oficinas de registro. Cada Administración Pública publicará los días y el horario en el que deban permanecer abiertas las oficinas que prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos, garantizando el derecho de los interesados a ser asistidos en el uso de medios electrónicos.
  • Cómputo de plazos en el registro electrónico. El registro electrónico de cada Administración u Organismo se regirá a efectos de cómputo de los plazos, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar de modo accesible y visible.
  • Funcionamiento del registro electrónico. Se regirá por las siguientes reglas: a) Permitirá la presentación de documentos todos los días del año durante las veinticuatro horas. b) A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles, y en lo que se refiere al cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil.Los documentos se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo fueron en el día inhábil. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán anteriores, según el mismo orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior. c) El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir las Administraciones Públicas vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el registro electrónico de cada Administración u Organismo. En todo caso, la fecha y hora efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el documento.
  • Calendario de días inhábiles del registro electrónico. La sede electrónica del registro de cada Administración Pública u Organismo, determinará, atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus competencias el titular de aquélla y al calendario previsto en el artículo 30.7, los días que se considerarán inhábiles a los efectos previstos en este artículo. Este será el único calendario de días inhábiles que se aplicará a efectos del cómputo de plazos en los registros electrónicos, sin que resulte de aplicación a los mismos lo dispuesto en el artículo 30.6 (art. 31 LPA).

10.- Pago de tasas

Por último, en cuanto al pago de tasas y similares, podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la presentación de documentos a las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su abono por otros medios (art. 16.6 LPA).

ANEXOS. 

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9 thoughts on “El registro de entrada de documentos en la nueva Ley de procedimiento (10 cuestiones)

  1. Una duda. Si un ciudadano se presenta con sus documentos en un pendrive, disco duro u otro sistema similar, ¿la oficina de asistencia en materia de registros los puede admitir de esa forma? Gracias.

    • Si tiene los medios, y los documentos que presentas son originales y cumplen las normas de interoperabilidad no debería haber problema para que te los admitan. Lo que sí entiendo que podrían hacer, es pedirte que los presentes a través del registro telemático directamente, si disponen de él (y supongo que si no tienes la capacidad de usarlo, te tendrían que guiar/ayudar)

  2. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán anteriores, según el mismo orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior.

    ¿QUÉ SIGNIFICA?
    OPCIÓN A) QUE SI LO ENTREGA A LAS DIEZ DE LA NOCHE, SE CONSIDERA ENTREGADO A LAS DIEZ DE LA NOCHE DEL DIA HÁBIL, PERO SIEMPRE ANTES DEL QUE HAYA TENIDO ENTRADA A LAS DIEZ DE LA NOCHE DEL DÍA HABIL

    OPCIÓN B) QUE SE CONSIDERAN ENTREGADO A PRIMERA HORA DEL DÍA HABIL POR EL ORDEN DE HORA DE LLEGADA DEL DÍA INHABIL, Y A CONTINUACIÓN LOS QUE VAYAN ENTRANDO EL DÍA HABIL

    LA OPCION A) , ES LA QUE MÁS ENTIENDO, PERO ME PARECE INCONGRUENTE, PORQUE ENTONCES, EL QUE LO ENTREGUE A LAS NUEVE DE LA MAÑANA DEL DÍA HABÍL SE PONDRÍA POR DELANTE DEL QUE LO ENTREGA A LAS DIEZ DE LA NOCHE DEL DÍA INHABIL

    ¿ALGUIEN ME LO PUEDE EXPLICAR?
    GRACIAS

    • Yo creo que ninguna (y la A no me parece que tenga mucho sentido, porque se repite lo mismo, es como decir “antes de las 8 es antes de las 8”). Yo creo que la idea va por la palabra “antes de”, es decir, que si tienes que presentar algo antes del lunes día 26 de marzo, y lo presentas el domingo a las 23:00, entonces sí estás cumpliendo con la condición de “antes del 26 de marzo”. Sin embargo esto no podía ser en papel, imagínate que tú echas la carta en el buzón el domingo por la tarde, que por cualquier motivo esté abierto, en ese caso, no estarías cumpliendo la condición de “antes del 26 de marzo”, porque será recibido o tratado el propio lunes 26 de marzo, así que se consideraría presentado ese día.

      ¿Puede ser?

  3. Buenas tardes:
    Yo tengo un problema con un registro que hice en el cual se supone que escanearon toda la documentación que yo aporté y resulta que precisamente las 2 hojas más importantes no aparecen escaneadas en dicho registro y a mi me está causando un grave perjuicio…..como es posible esto? Hay alguna forma de recurrir dicho error? Porque en la documentación que me entregaron no viene ni el numero de hojas escaneadas ni a que corresponde, yo confié en el registrador y ahora que?
    Si alguien me puede ayudar con esta cuestión por favor?
    Un saludo y gracias.

    • Muy buen ejemplo de las consecuencias de hacer las cosas sin saber muy bien lo que se está haciendo. Esperamos que nos digas cómo se ha solucionado la cosa.

      Supongo que… cuando te entregaron la documentación (el justificante de lo que registras), deberías haberlo comprobado, y haberte quejado en ese momento, indicando que el escaneado no era correcto. Para eso está el justificante, si no lo compruebas… quizá te digan que es tu problema. Tendrías que demostrar que lo presentaste todo, y eso creo que te va a ser difícil. La persona que hizo el escaneo debería ser responsable, y debería estar identificada. ¿la documentación que presentaste era original? ¿estaba firmada? ¿por quién?

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