El archivo electrónico en la Ley de procedimiento (10 preguntas y respuestas)

1. ¿El archivo de la Administración (por ejemplo el Ayuntamiento) debe ser obligatoriamente electrónico? Sí, cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable (art. 17.1 LPA).

earchivo
El archivo de una Administración se caracteriza por dos notas: es uno/único y es electrónico

2. ¿A partir de qué fecha? Las previsiones relativas al archivo único electrónico producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la LPA (2 de octubre de 2018), de acuerdo con la DF7ª LPA. Dicha DF se contradice con la DT 4ª, que señala que “mientras no entren en vigor… el archivo único electrónico…”. Esta referencia a la entrada en vigor es incorrecta, pues la de toda la Ley se produce el 2 de octubre de 2016, por lo que el plazo de 2018 debe entenderse en relación a la producción de efectos y sobre todo “como máximo”, especialmente teniendo en cuenta que el art. 31.2 de la Ley 11 de 2007 ya establecía que “Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza”. En cuanto a la digitalización de todos los documentos no electrónicos preexistentes, se trata de una árdua tarea que conlleva varios años, y para la que en buena lógica la Ley no señala plazos. Obviamente la Ley tampoco señala plazos mínimos para realizar las tareas que igualmente se deben realizar, por lo que no aconsejamos en absoluto postergar la tarea de la digitalización del archivo para 2018, teniendo en cuenta además que el inicio de los trabajos en dicha fecha supondría un incumplimiento también de este plazo prorrogado, porque en ese momento la Administración “deberá mantener un archivo electrónico único”.

3. ¿Los documentos no electrónicos también deberán almacenarse en un soporte electrónico? Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos (art. 46.1 LRJ).

4. ¿En qué tipo de formato electrónico se deben archivar los documentos? Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable (arts. 17.2 y 46.2 LPA).

5. ¿El cumplimiento de qué principios deben garantizar estos medios o soportes electrónicos en los que se almacenen los documentos? Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos (arts. 17.3 y 46.3 LPA).

6. ¿Qué es Archive? Archive es una solución para archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, elaborada por la AGE. Siguiendo el modelo OAIS de gestión de archivos, cubre todo el ciclo de vida de los documentos y sus sucesivas fases de archivo a largo plazo. Los expedientes y documentos son importados y clasificados en series documentales y pasan por diversos estados (automática o manualmente), según la política de conservación asignada. Proporciona notificación de cambios de estado en los expedientes. Permite generar, para cada Archivo y Serie Documental, metadatos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad. Respecto a Políticas de Conservación, contempla la eliminación permanente o parcial, la conservación permanente y pendiente de dictamen. Incluye herramientas para generación de SIPs (Submission Information Package), visualización de AIPs (Archival Information Package) y generación de DIPs (Dissemination Information Package) para el intercambio entre Archivos. Ofrece servicios web para enviar SIP, buscar expedientes, obtener actas de ingreso, etc. Están previstas funcionalidades para resellado de documentación y conversiones masivas de formato, así como gestión avanzada de metadatos para la definición de los SIPs y AIPs.

7. ¿Qué es InSiDe? Es la abreviatura o acrónimo de lnfraestructura y Sistemas de Documentación Electrónica. Se trata de una suite de productos para la gestión de documentos y expedientes electrónicos que cumple los requisitos para que ambos puedan almacenarse y/o obtenerse según el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Supone la gestión documental íntegramente electrónica de los documentos de la gestión viva del expediente, como paso previo al archivado definitivo de la documentación en un formato interoperable y duradero. Facilita la gestión documental electrónica de los expedientes vivos, así como los servicios de Interconexión con la Administración de Justicia y en general, con otras administraciones.

8. ¿Qué servicios presta InSide? Existen tres servicios InSide: InSide Base, que permite almacenar y modificar documentos y expedientes electrónicos en cualquier gestor documental compatible con el estándar CMIS, permite la asociación de documentos a expedientes, gestión del índice y de metadatos obligatorios asociados, y también la validación y visualización de los documentos y expedientes para su impresión, así como la gestión de las firmas; y G-Inside (Generador de Inside), servicios web en la nube para validar y generar documentos y expedientes conforme al ENI. Permite la conversión a documento y expediente electrónico, la validación sintáctica y la generación de PDF de visualización, y no almacena documentos; y Suite CSV, funcionalidades de generación o consulta de CSV, almacenamiento de documentos con CSV, teniendo en cuenta aspectos de interoperabilidad de las AA.PP, Permite el uso de plantillas normalizadas, aceptadas por Notific@ para impresión y ensobrado.

9. ¿Qué es la Política de gestión de documentos electrónicos? Son las orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

10. ¿Dónde se fijan las Normas Técnicas de Interoperabilidad de la Política de gestión de documentos electrónicos? El Reglamento del Esquema Nacional de Interoperabilidad alude a la fijación de las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (D.A.1ª.h). Las AAPP deben aprobar sus propias NTI. Véase al respecto la de la AGE, aprobada por Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la NTI de Política de gestión de documentos electrónicos, así como su Guía de aplicación. Véase también el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE).

Y una más:

11. ¿En qué beneficia el Archivo electrónico para el mejor cumplimiento de la Ley de transparencia? “La constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados” (Exposición de Motivos LPA). Además, “quienes de conformidad con el artículo 3, tienen capacidad de obrar ante las Administraciones Públicas, son titulares, en sus relaciones con ellas, de los siguientes derechos… d) Al acceso a la información pública, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico” (art. 13 LPA).

ANEXOS. 

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