La importancia del archivo electrónico en la lucha contra la corrupción

Muy buenas sensaciones las que nos ha dejado el Congreso ACAL (en las RRSS con el hashtag #CACYL), que durante tres días ha desarrollado en Segovia su excelente PROGRAMA, en el que tuve el honor de participar. Sin perjuicio de las crónicas oficiales del evento, a las cuales me remito, dedicaré las siguientes líneas a resumir lo que fue mi intervención en la mesa redonda “Archivos, transparencia y corrupción”, en la que me dediqué a defender la idea, muy manida ya en mi discurso, de que el archivo electrónico es la piedra angular y transversal, tanto de la administración electrónica como de la transparencia.

CACYL
Un momento de la mesa redonda sobre “Archivos, transparencia y corrupción” del reciente Congreso de la ACAL

Y lo hice apoyado en tres argumentos, que se corresponden precisamente con tres acepciones de ese concepto amplísimo que es transparencia, o, si prefieren, tres paradigmas de la misma. A saber:

1.- Lucha contra la corrupción. Se dice, no de forma errónea pero sí incompleta, que la transparencia es un buen arma contra la corrupción porque las cosas se publican. Pero la mayoría de documentos e informaciones no se publican. Es cierto que en el estricto cumplimiento del principio de publicidad activa, algunos sí, y es lo bueno de la administración electrónica: los expedientes, y todos sus documentos, nacen electrónicos; algunos de ellos se publican y notifican, pero como mínimo todos se registran. Lo electrónico deja rastro, todo queda almacenado. El archivo electrónico es prácticamente incompatible con la corrupción, porque almacena información en condiciones de la máxima fehaciencia.

2.- Derecho de acceso a la información. Y es que para la efectividad de dicho derecho es imprescindible que se establezca un sistema lo más automático posible, que “beba” de un archivo electrónico. Como dijimos en esta ocasión, “…para que el derecho de acceso sea electrónico (y accesible, interoperable y reutilizable) resulta imprescindible disponer de un archivo electrónico. Razones de eficacia y eficiencia, evidentemente, también aconsejan que el Portal y el derecho de acceso sean no solo “electrónicos”, sino también en la medida de lo posible “automáticos”, salvo que queramos que el cumplimiento del principio de publicidad activa se convierta en un suplicio o la demanda ciudadana masiva de información paralice el normal funcionamiento de la administración. La importancia del archivo electrónico, elemento troncal y absolutamente capital para el desarrollo tanto del procedimiento electrónico como de las obligaciones de transparencia”. Puede llegar un día en el que reconozcamos el derecho de una persona a acceder a determinada información, pero que a dicho reconocimiento no adjuntemos el acceso porque “no hemos encontrado” el documento que solicita (o sí, pero está lleno de telarañas). En la siguiente intervención en una Jornada de COSITAL Network desarrollamos esta idea:

3.- Legalidad/seguridad jurídica. Un archivo electrónico no es cualquier cosa. Se sitúa en la cúspide de la legalidad, fehaciencia y seguridad jurídica, cumplimiento una serie de principios que se deben garantizar precisamente a partir del cumplimiento previo y sine qua non del Esquema Nacional de Seguridad. No va a ser fácil para las AAPP cumplir el nuevo art. 17 de la LPA, pero si lo hacen tendrán media ley de procedimiento implantada, y tres cuartos de la de transparencia. Dicho precepto es exigente. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. En cualquier caso, los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos. En definitiva, una vez implantado el archivo electrónico que demanda la LPA, encajen ahí la corrupción.

Por lo demás, hice un alegato a la colaboración entre colectivos, toda vez que todos y todas remamos en el mismo barco. Es el momento de grandes proyectos multidisciplinares, transversales, colaborativos. Y es por ello que tenemos que trabajar, reunirnos, y formarnos juntos perfiles profesionales tan distintos como Secretarios, Archiveros e Informáticos. A este respecto, anuncié oficialmente la próxima salida al mercado de un Diccionario de Administración Electrónica cuya finalidad principal es que todos hablemos el mismo idioma. Como también dijimos en la “Jornada sobre interoperabilidad y archivo electrónico en el marco europeo“, no será posible la interoperabilidad entre sistemas hasta que no seamos interoperables las personas…

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2 thoughts on “La importancia del archivo electrónico en la lucha contra la corrupción

  1. Interoperabilidad, archivo electrónico, transparencia y derecho de acceso a la información son todo caras de la misma moneda. Enhorabuena Víctor; una excepcional y clarividente síntesis.

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