¿Cómo se deben presentar los documentos ante la administración?

De los “papeles que se pierden” a las copias auténticas. ¿Cómo ha evolucionado el proceso de presentación de documentos de los ciudadanos ante la Administración? Ciertamente ha cambiado mucho desde la aprobación de la LAESP, y aún más desde la de la LPA, que entra en vigor en medio año justo (sin olvidar detalles importantes como la posibilidad de sustituir los “papeles” por una declaración responsable). A continuación exponemos el régimen jurídico que prevé esta última en cuanto a la presentación de documentos por parte de los ciudadanos y las empresas.

Los interesados deberán aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos exigidos por las Administraciones Públicas de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable. Asimismo, los interesados podrán aportar cualquier otro documento que estimen conveniente. Los interesados no estarán obligados a aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier Administración, con independencia de que la presentación de los citados documentos tenga carácter preceptivo o facultativo en el procedimiento de que se trate, siempre que el interesado haya expresado su consentimiento a que sean consultados o recabados dichos documentos. Se presumirá que la consulta u obtención es autorizada por los interesados salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa o la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso. En ausencia de oposición del interesado, las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto. Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo distinto al que tramita el procedimiento, éstos deberán ser remitidos en el plazo de diez días a contar desde su solicitud. Cumplido este plazo, se informará al interesado de que puede aportar este informe o esperar a su remisión por el órgano competente.

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Si el viajero del tiempo visitara 2016, vería que algunas administraciones actuales almacenan tanto papel como en el s. XIX, pero la Ley dice otra cosa.

Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario. Asimismo, las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración. A estos efectos, el interesado deberá indicar en qué momento y ante que órgano administrativo presentó los citados documentos, debiendo las Administraciones Públicas recabarlos electrónicamente a través de sus redes corporativas o de una consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto. Se presumirá que esta consulta es autorizada por los interesados, salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa o la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso, debiendo, en ambos casos, ser informados previamente de sus derechos en materia de protección de datos de carácter personal. Excepcionalmente, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los citados documentos, podrán solicitar nuevamente al interesado su aportación. Cuando con carácter excepcional, y de acuerdo con lo previsto en la LPA, la Administración solicitara al interesado la presentación de un documento original y éste estuviera en formato papel, el interesado deberá obtener una copia auténtica, según los requisitos establecidos en el artículo 27 LPA con carácter previo a su presentación electrónica. La copia electrónica resultante reflejará expresamente esta circunstancia. Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrán solicitar de manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para lo que podrán requerir la exhibición del documento o de la información original. Las copias que aporten los interesados al procedimiento administrativo tendrán eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas. Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten (LPA, art. 28).

En todo caso los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 LPA y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización. Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios (LPA, art. 16.5).

Por último, recordemos que esta digitalización a la que nos referimos no es un simple “escaneo”. La ley define el término como un proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento (LPA, art. 27.3.b). Véase en este sentido la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la NTI de Digitalización de Documentos, así como su Guía de aplicación.

En resumen, que esta graciosa parodia (por desgracia, si no real, al menos realista), ha pasado a la Historia. ¿O no?

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2 thoughts on “¿Cómo se deben presentar los documentos ante la administración?

  1. De acuerdo, pero si por ejemplo un reglamento de una entidad local EXIGE la presentación del original… ¿Dónde se encuadra esta situación?:
    53.1.c “salvo que, de manera excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario”
    o en
    Derogatoria única “Quedan derogadas todas las normas de igual o inferior rango *en lo que contradigan o se opongan* a lo dispuesto en la presente Ley.”
    En caso de que sea la primera, hay cientos de reglamentos que van a seguir exigiendo la presentación de documentos originales hasta el infinito, y van a dejar a los usuarios pendientes de la adaptación normativa (2-10-2017) si es que ésta se produce…

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