La fe pública electrónica: Secretarios, certificados, sellos de órgano, telepresencia, vídeoactas…

Imagine que circula usted por la autopista a 150 km/h y de repente ¡zas!, le capturó un radar. Es este uno de los numerosos ejemplos de la vida real en los que la fehaciencia electrónica produce efectos –administrativos y de Derecho- totalmente asumidos por todos. Lo que a nuestro juicio no tiene sentido es que admitamos, con menor o incluso ningún grado de aceptación, la seguridad jurídica de un certificado de firma o un sello de órgano que la de un dispositivo colocado al aire libre, que podría incluso estar estropeado, pero que tiene presunción de veracidad respecto de expedientes sancionadores e incluso penales.

Resulta curioso comprobar lo mal que ha envejecido el ROF, que regula de una manera muy correcta, pero absolutamente inaplicable al procedimiento actual e incompatible con la LPA, formalismos como el libro de actas, el expediente en papel o la propia firma o rúbrica. Pero el tiempo pasa y las normas más antiguas deben ser interpretadas conforme a la realidad del momento como señala el Código Civil, mientras que las normas más modernas resuelven casi literalmente algunos problemas. El resto los debería resolver el sentido común, plasmado en Informes, Circulares y Doctrina que unifique nuestros criterios de interpretación, actuación y funcionamiento. Pensamos que la presente entrada podría ser considerada doctrina. Todo esto tiene que ver con el procedimiento electrónico de forma general y con la “nueva” fe pública en particular. Sobre la fe pública electrónica ya hemos hablado en más de una ocasión.

También es doctrina la legislación sectorial, y la autonómica, que en este sentido sería “de aplicación” a todo el territorio nacional. Una de las normas más modernas en materia de administración electrónica es el Decreto 220/2014 de 12 de diciembre, del Consell, por el que se aprueba el Reglamento de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana. Según su artículo 2.3, se aplica a las entidades que integran la Administración local de la Comunitat Valenciana, de manera bien directa o bien supletoria, deberíamos añadir a tenor del resto del articulado. A los efectos que ahora importan, vale la pena transcribir enteramente la Disposición adicional segunda de este Decreto, totalmente ilustrativa del cambio de tendencia regulatoria que abandera la nueva LPA. Establece lo siguiente:

  1. Las comunicaciones que se realicen entre los miembros de los órganos colegiados del ámbito de la Administración de la Generalitat utilizarán preferentemente medios electrónicos para su funcionamiento, incluidos los audiovisuales, así como en el archivo de la documentación. El uso de medios no electrónicos podrá tener carácter complementario.

  2. Los órganos colegiados se regirán, a los efectos de la acreditación electrónica de su voluntad, por lo establecido en este decreto y, en general, conforme con lo dispuesto para el intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación, sin perjuicio de la validez del correo electrónico o medios similares para las comunicaciones internas que deban efectuarse.

  3. La convocatoria de las sesiones, el orden del día y la documentación relativa a los asuntos que integren se comunicarán a los miembros por correo electrónico en la dirección que a tal efecto tengan designada, sin perjuicio de la utilización de otros sistemas de gestión del conocimiento incorporados a entornos cerrados de comunicación o, en su caso, en la sede electrónica del órgano colegiado, tales como comunidades virtuales de interés, foros u otros que se puedan establecer.

  4. Los órganos colegiados podrán realizar sus sesiones mediante videoconferencia, multiconferencia u otros sistemas tecnológicos o audiovisuales, que garanticen la seguridad tecnológica, la participación de todos ellos en condiciones de igualdad, y la validez de su realización, debates y de los acuerdos que se adopten. En especial, se entenderá que el lugar de realización de la reunión virtual es el del domicilio del órgano colegiado y, en su defecto, el del órgano, Administración o entidad al que esté adscrito.

  5. Las actas, libros de acuerdos y demás documentos de los órganos colegiados podrán estar archivados electrónicamente con todas las garantías adecuadas para su autenticidad y conservación.

  6. En los órganos colegiados no compuestos en su totalidad por miembros de una misma administración pública, aquellos que no pertenezcan a la misma podrán, en cualquier momento, solicitar que las comunicaciones con ellos se efectúen por vía no electrónica, que, en todo caso, será complementaria. Ello no perjudicará la comunicación electrónica con el resto de miembros, ni lo señalado en el anterior apartado.

Solo un matiz, en concreto en relación con el citado párrafo cuarto, que permite la celebración de sesiones mediante videoconferencia. Ya lo permitía, de hecho, la Disposición adicional primera de la LAESP al señalar: “Los órganos colegiados podrán constituirse y adoptar acuerdos utilizando medios electrónicos”, y lo permite, e incluso lo fomenta, la nueva Ley de Régimen Jurídico en los términos que a continuación veremos.  Independientemente de la aplicabilidad de estas reglas a la administración local –al final y al cabo, la normativa de régimen local se antepone a la de procedimiento común en nuestro caso-, ni que decir tiene que los órganos colegiados municipales pueden constituirse por medios electrónicos. Pero estas normas también dicen “adoptar acuerdos”, lo cual hace referencia no ya a la fase previa de convocatoria, sino a el mismo desarrollo de la sesión. Si admitimos pues que las sesiones se pueden desarrollar, en cuanto a su debate y votación (en base a ella se adoptan acuerdos), por medios electrónicos, y si admitimos además los medios telemáticos comprendidos dentro de los electrónicos, tenemos que sería legal la telepresencia –por videoconferencia o incluso por teléfono!?- de un concejal. Pero si admitimos la telepresencia de un concejal debemos admitir la de todos, porque todos tienen los mismos derechos. Parece claro que la videoconferencia es una herramienta de funcionamiento laboral, pero quizá no institucional, salvo en casos excepcionales y que debe regular el ROM –por ejemplo: un concejal ingresado en el Hospital-.

Portal de reproducción de las Vídeoactas del Ayuntamiento de Alzira
Portal de reproducción de las Vídeoactas del Ayuntamiento de Alzira

En nuestra opinión se debe regular y matizar en cuanto a su aplicación a la administración local, en primer lugar porque algunas normas del procedimiento administrativo común no son aplicables los órganos colegiados locales, o al menos no antes del filtro legal de la normativa específica sobre régimen local. Sin duda el Pleno municipal es un órgano colegiado, pero uno muy especial. En segundo lugar, y en relación con lo anterior, el principio democrático se encuentra reforzado por derechos pero también por obligaciones, que en este caso conllevarían la exigencia de la presencia física de un representante del pueblo en el máximo órgano decisorio, al tiempo que permitir sin condiciones la telepresencia puede suponer el desalojo físico del salón de sesiones. Por tanto, al margen de la estética desoladora e incluso de la pérdida de credibilidad de la institución, flexibilizar al máximo estas semi-ausencias podría propiciar situaciones de facto en las que se celebre un pleno sin concejales presentes en cuerpo (en lo del alma no vamos a pronunciarnos) y el Presidente o el Secretario deban decidir si hay quórum o no. Mejor tenerlo regulado en el ROM. Una regulación, por cierto, que debería respetar la jerarquía del artículo 17 de la citada Ley de Régimen Jurídico, que arroja luz sobre la cuestión y da, entendemos, sobrada cobertura jurídica a esta telepresencia, la cual, insistimos, habrá que moderar en el reglamento interno al que precisamente alude el artículo:

“Todos los órganos colegiados se podrán constituir, convocar, celebrar sus sesiones, adoptar acuerdos y remitir actas tanto de forma presencial como a distancia, salvo que su reglamento interno recoja expresa y excepcionalmente lo contrario. En las sesiones que celebren los órganos colegiados a distancia, sus miembros podrán encontrarse en distintos lugares siempre y cuando se asegure por medios electrónicos, considerándose también tales los telefónicos, y audiovisuales, la identidad de los miembros o personas que los suplan, el contenido de sus manifestaciones, el momento en que éstas se producen, así como la interactividad e intercomunicación entre ellos en tiempo real y la disponibilidad de los medios durante la sesión. Entre otros, se considerarán incluidos entre los medios electrónicos válidos, el correo electrónico, las audioconferencias y las videoconferencias”.

En resumen, la fe pública electrónica es un bebé. Dicho de otro modo, esto no ha hecho más que empezar. Mientras aún estamos debatiendo sobre el alcance de la firma electrónica del Secretario, otros instrumentos automáticos de fehaciencia electrónica se abren paso para convivir con la firma de aquella persona física. Algunas de estas herramientas se encuentran ya bastante consolidadas, como el sello de órgano, el estampado de tiempo o la compulsa electrónica, mientras que otras son inéditas, al menos para algunos, como es el caso del vídeoacta. Como hemos visto, las normas están empezando a hablar no solo de medios electrónicos, sino también de medios audiovisuales. Está claro que son prácticos –teleconferencia- pero ahora debemos decidir si además son fehacientes, e incluso si son democráticos (está claro que existe un derecho de participación democrática, pero debe atemperarse con otros aspectos importantes, como las reglas sobre el quórum o la misma identidad del órgano, aspectos que también afectan al procedimiento y a la propia estética de la democracia).

Por otra parte. una de las ventajas de la firma electrónica es que se puede plasmar sobre cualquier formato electrónico de documento, por lo que evidentemente el Secretario puede firmar la grabación del Pleno y sin duda este documento tendría –tiene- valor de acta. En el vídeo que cierra la presente entrada explicamos de forma más precisa qué es un Vídeoacta y qué ventajas representa. Más la pregunta que nos hacemos a continuación es: ¿la mera grabación del pleno o de cualquier otro acto más o menos solemne tiene eficacia jurídica en sí misma? El mundo del Derecho está lleno de ejemplos afirmativos. No, no sería un acta sin la firma del Secretario, pero sí una grabación en la que se demuestra, con nitidez de imagen y sonido, que un concejal toma posesión o injuria, por poner dos ejemplos totalmente divergentes; o bien que un contratista ha propuesto un cohecho durante una mesa de contratación. Esto nos lleva al tema de la prueba, que es uno de los más interesantes en esa nueva rama del derecho –rama impropia, pues en realidad no es nueva la materia, sino la forma-, llamada por algunos “Derecho de las TIC”. El apartado 8 del art. 3 de la Ley 59/2003 señala a partir de su redacción dada por la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información lo siguiente:

“El soporte en que se hallen los datos firmados electrónicamente será admisible como prueba documental en juicio. Si se impugnare la autenticidad de la firma electrónica reconocida con la que se hayan firmado los datos incorporados al documento electrónico se procederá a comprobar que se trata de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, que cumple todos los requisitos y condiciones establecidos en esta Ley para este tipo de certificados, así como que la firma se ha generado mediante un dispositivo seguro de creación de firma electrónica.

La carga de realizar las citadas comprobaciones corresponderá a quien haya presentado el documento electrónico firmado con firma electrónica reconocida. Si dichas comprobaciones obtienen un resultado positivo, se presumirá la autenticidad de la firma electrónica reconocida con la que se haya firmado dicho documento electrónico siendo las costas, gastos y derechos que origine la comprobación exclusivamente a cargo de quien hubiese formulado la impugnación. Si, a juicio del tribunal, la impugnación hubiese sido temeraria, podrá imponerle, además, una multa de 120 a 600 euros.

Si se impugna la autenticidad de la firma electrónica avanzada, con la que se hayan firmado los datos incorporados al documento electrónico, se estará a lo establecido en el apartado 2 del artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil”.

Hoy en día el mundo del Derecho es esto. Y afecta, entendemos que mucho, a la profesión de Secretario de Ayuntamiento. Somos partidarios de atribuir toda la fehacencia posible a los medios electrónicos. En todo caso, y hablando exclusivamente de grabaciones, véase sobre todo el efecto transparencia, y también “el disuasorio”, ya que, dicho sea con todo el respeto, si grabáramos todas las reuniones se dirían menos tonterías, e incluso se frenarían descalificaciones que pueden acabar en condenas por injurias y calumnias. En el caso de un particular entendemos que solo se le puede grabar evidentemente con su consentimiento, salvo, en mi opinión, que intervenga abiertamente en un acto público –por ejemplo un ciudadano que habla en el punto de “ruegos y preguntas”-.

Anuncios

2 thoughts on “La fe pública electrónica: Secretarios, certificados, sellos de órgano, telepresencia, vídeoactas…

  1. La fe pública electrónica a través de las videoactas se traduce en la transparencia, tan necesaria en la gestión administrativa. Los ayuntamientos, parientes pobres de la administración, esperamos un empujón y que tanta duplicidad de órganos administrativos sirvan para ayudarnos a crecer de la etapa bebé a pupilo, con la seriedad que requiere pasar de estar limitados a grabaciones publicadas en redes sociales mediaticas sin fuerza legal.
    M Antonia Bueno

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s