¿Qué es la fe pública?

Para definir este concepto jurídico-formal acudiremos a la R.A.E., pero no en el sentido que imaginan… A continuación reproduzco la carta que les envié en nombre de COSITAL:

Estimados Sres.

COSITAL (Colegio Oficial de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local) es el Colegio Profesional que representa a un numeroso Colectivo de profesionales que trabajan en los Ayuntamientos y demás Corporaciones Locales de España. Nuestra tarea consiste en facilitar que la acción de los Gobiernos Locales se lleve a cabo conforme a la normativa de un Estado de Derecho.

El Ordenamiento jurídico nos reserva unas funciones de carácter público obligatorio en dichas administraciones, tales como la fe pública, el asesoramiento legal preceptivo, el control y la fiscalización interna de la gestión económico-financiera y presupuestaria, la contabilidad, la tesorería y la recaudación. Funciones que se ejercen al servicio de la ciudadanía y bajo la dependencia de los órganos de gobierno de los Entes Locales democráticamente elegidos.

Regulados por primera vez en la Constitución de Cádiz de 1812, actualmente somos un colectivo formado por más de 6.000 profesionales que al servicio de los ciudadanos, trabajamos en las entidades locales realizando informes, asesorando jurídicamente a los alcaldes, dando fe pública de los actos y acuerdos y emitiendo certificaciones de los mismos, realizando labores de contabilidad y tesorería, asesorando durante los procesos electorales, y colaborando en el cumplimiento de la legalidad en la administración más cercana y mejor valorada por el ciudadano español, la Administración Local. Todas estas funciones, incluida por supuesto la de fe pública, tienen una amplia base legal, siendo necesarias según la normativa en todas las Entidades Locales, y estando legalmente atribuidas a los Secretarios y Secretarios-Interventores.

El motivo del presente es, sobre la base anterior, solicitar humildemente sea corregido o matizado el significado de “fe pública” en el Diccionario de la lengua española, ya que en la actualidad se omite cualquier referencia a nuestro colectivo, y si bien podría incluso entenderse genéricamente incluido en la expresión “secretarios de otros institutos oficiales” consideramos que por número de profesionales y por relevancia social debería constar expresamente. La expresión se define actualmente en los siguientes términos:

~ pública.

  1. f. Autoridad legítima atribuida a notarios, escribanos, agentes de cambio y bolsa, cónsules y secretarios de juzgados, tribunales y otros institutos oficiales, para que los documentos que autorizan en debida forma sean considerados como auténticos y lo contenido en ellos sea tenido por verdadero mientras no se haga prueba en contrario.

De acuerdo con la realidad de nuestras funciones se sugiere esta otra:

~ pública.

  1. f. Autoridad legítima atribuida a notarios, escribanos, agentes de cambio y bolsa, cónsules y secretarios de juzgados, tribunales, ayuntamientos, y otras entidades públicas, para que los documentos que autorizan en debida forma sean considerados como auténticos y lo contenido en ellos sea tenido por verdadero mientras no se haga prueba en contrario.

Y esto es cuanto entendemos que debíamos observar. Sin más reciban un cordial saludo.

Atentamente.

Pues no nos han contestado. La verdad es que aquí hay un poco de ninguneo, en parte sin duda provocado por nosotros que no hemos sabido salir del armario y explicarle a la sociedad nuestras funciones, y sobre todo nuestro importante rol, no ya tanto como fedatarios públicos sino sobre todo como controladores y garantes de la legalidad y la transparencia, algo que en parte también tiene que ver con la fe pública, aunque no lo parezca. Pero la gente no sabe lo que es un Secretario de Ayuntamiento, ni muchas veces tampoco un Interventor (aunque le suena el interventor del banco). Y en gran parte no lo sabe porque nadie se lo ha dicho: ni nosotros mismos, ni la RAE, ni siquiera Wikipedia. Si uno lee “secretario de administración” en Wikipedia deduciría claramente que se trata de un funcionario “menor”, dedicado a tareas de mecanografía y archivo simple; por su parte “interventor” ni siquiera está). He intentado rectificarlo pero de momento no me han dejado.

Secretarios, Interventores y Secretarios Interventores. Mucha fe pública en la foto
Secretarios, Interventores y Secretarios-Interventores. Mucha fe pública en la foto.

Pero pasa el tiempo y la cosa se complica. La clásica función de fe pública se ve absorbida, incluso diluida, por algunas de las herramientas jurídico técnicas que facilitan la gestión electrónica de expedientes. La mayoría de estas herramientas son automáticas (“nos sustituyen”) pero cabe asumirlo con normalidad y asegurar, eso sí, un núcleo duro de la fe pública local que no puede ejercer ninguna persona o herramienta en el mundo distinta de un secretario. Se trata de salvar esta función de la obsolescencia. Los notarios se hallan en la misma tesitura, pero como colectivo cabe reconocer que siempre han ido uno o dos pasos por delante de los Secretarios en esta cuestión. Cierto es que ellos viven de la fe pública y para nosotros es una más de nuestras funciones, pero tampoco nos interesa perder importancia relativa o estratégica en el sistema… O mejor dicho, al sistema no le interesa que perdamos importancia, máxime cuando los discursos políticos –hasta el Real– señalan la corrupción y la desviación de poder como el problema principal de España, junto con el paro. Precisamente la administración electrónica se erige como el principal remedio ante esta enfermedad. Pero esto es a nivel técnico. A nivel “humano” ningún otro funcionario se identifica más con la legalidad en un Ayuntamiento como el Secretario o Secretario-Interventor (por supuesto también los Interventores). La fe pública significa que el documento o acto sobre el que damos fe tiene presunción de veracidad -existe un debate abierto sobre si la presunción se extiende a la legalidad-. En esto consiste la fehaciencia, la cual se apoya en la total objetividad e independencia de quien tiene atribuida legalmente la función de dar fe, a quien se exige una rectitud de juicio que se eleva incluso por encima de la del resto de los funcionarios, los cuales ya de por sí están totalmente impregnados por estos principios. Según el diccionario de la RAE fehaciente es “fidedigno, que da testimonio de la certeza de algo”, y como sinónimos aparecen los términos irrefutable, evidente, cierto, fidedigno, indiscutible, irrebatible, y obvio. 

En consecuencia, la firma electrónica de los Secretarios de Ayuntamiento es especial –no es una firma más, es “la firma” como a-firma mi compañero Eduardo Balaguer-, y es por ello que pensamos que precisa de un certificado especial, al menos de momento –y es que también debe llegar el día en que todo se simplifique y que esto de la administración electrónica deje de tener tanta complejidad práctica, no pocas veces dificultad (para regocijo de sus detractores)-. En esta línea, acabamos de aprobar y tenemos a punto de firmar –yo lo haría electrónicamente- un acuerdo de COSITAL Valencia con la Agencia Certificadora de la Comunidad Valenciana (ACCV) sobre firma electrónica de los secretarios, y lo hacemos aún teniendo en cuenta que el citado Reglamento europeo de identificación electrónica privatiza la función de certificación, por lo que pronto otras entidades privadas –de ámbito por supuesto europeo, no solo estatal- entrarán en competencia con la FNMT, la ANCERT o la propia ACCV. De momento debemos definir en qué consiste en 2015 la firma del Secretario, particularmente por lo que respecta a la función de fe pública, y queremos que al menos una entidad certificadora nos emita un certificado a medida. Lo renovaremos con la periodicidad exigida hasta nuestra jubilación o pérdida de la condición de funcionario, y existe la pequeña duda de si se mantendría en los posibles periodos de excedencia (yo creo que sí).Es sin duda fidedigno, cierto y obvio (no vamos a decir irrefutable), que uncertificado de empadronamiento emitido automáticamente por el programa –a requerimiento (presencial o electrónico) de un ciudadano a quien la Comisaría le pide este documento para renovarse el DNI-, y que está rubricado por el sello de órgano, da fe de que dicho interesado está empadronado en el municipio. El certificado da fehaciencia de que en el presente lo está, porque en algún momento del pasado hubo un alta y aún no se ha producido la baja. Poco más hay que razonar. Da fe asimismo sobre la dirección exacta y otros datos de carácter personal. En este caso y otros similares no tiene sentido defender a ultranza la firma del Secretario, amparada en una hipotética fe pública de una persona física que sin embargo ahora por razones de eficiencia –y sin merma de un ápice de seguridad jurídica- se genera de forma automatizada. Sin embargo existe, y cabe asegurar, un reducto de fe pública electrónica reservada, reservadísima, a los Secretarios y Secretarios Interventores. Esto se traduciría en un certificado específico de firma personal del secretario vinculado a su persona y a su condición profesional. Este es un tema complejo, incluso más de lo que parece. Tiene que ver con el nuevo Reglamento europeo de identificación electrónica, con la movilidad de los SITAL, con la longevidad de la firma, y con muchas más cosas. Pero sobre todo tiene que ver con la configuración de esta nueva fe pública, que pasa de ser una (“la de siempre”), a muchas (sello de tiempo, sello de órgano, compulsa electrónica…). Algunas de estas nuevas manifestaciones de la fe pública electrónica pertenecen ya al ámbito de la actuación administrativa automatizada, pero otras permanecen en el reducto indelegable de los Secretarios municipales, que de este modo pierden –perdemos- “cantidad” en cuanto a actos en los que debemos ejercer la fe pública, pero ganamos en “calidad”, asumiendo algunos que nadie más en el mundo -ni persona ni máquina- pueden rubricar. Pronto definiremos exactamente los que van a cada grupo.

En resumen: mientras que en el aludido diccionario de la RAE “fe pública” sigue definida así (para los curiosos, sigan leyendo y verán lo que es “fe púnica”), los tiempos avanzan y ahora mismo estamos configurando la nueva fe pública electrónica.

Hace algún tiempo nos planteamos: ¿desaparece la función de fe pública de los Secretarios con la administración electrónica? Pues no, de hecho se refuerza. Además, si la hemos descubierto para algunos en esta misma entrada no la vamos a matar el día de su “nacimiento”…

Anexo I. ArtículoLas funciones y responsabilidades de los Secretarios de Ayuntamiento en la Administración electrónica”

Anexo II. Base histórica y legal de las funciones de fe pública de los Secretarios municipales.

El cargo de Secretario de Ayuntamiento tiene su antecedente en el escribano del concejo, que ya desde el siglo XII desarrollaba las funciones de fedatario público. Sin embargo, esa importante figura municipal quedó consagrada como se ha dicho en las cortes constituyentes de 1812. En las distintas leyes municipales del siglo XIX, la última de 1877, se van estableciendo las obligaciones, funciones, deberes y atribuciones de los Secretarios que, curiosamente, poco habrían de variar a lo largo del tiempo. Para atender las demandas de esta “clase secretarial” se organizó el Cuerpo de Secretarios de Ayuntamiento en el año 1905, en cuyo Reglamento se recoge que el Secretario asistirá, sin voz ni voto, a las sesiones municipales; redactará el acta de cada sesión; preparará los expedientes; certificará los actos oficiales; dirigirá y vigilará a los empleados de la Secretaría; auxiliará a la Junta Pericial; ordenará el Archivo Municipal, si no hubiera Archivero y llevará los libros de contabilidad en los Ayuntamiento que no tuvieran Contador. Además, era el encargado de autorizar las capitulaciones matrimoniales, en los pueblos que no contaban con Notario Público, siempre y cuando los bienes aportados por el marido y la mujer no excedieran de la cuantía de 2.500 pesetas en total. La Ley de Régimen Local de 1955 reconoce al Secretario una serie de atribuciones que denotan la gran importancia que esa figura tenía para la Corporación (era miembro de la misma) y para los propios funcionarios. Es jefe de las dependencias municipales, de los servicios generales y de todo el personal; asesora a la Corporación y al presidente y da fe de sus actos; se encarga del archivo cuando no existe funcionario especial encargado del servicio y tiene atribuidas funciones de Interventor si este cargo no existiera en el Ayuntamiento. Otra de las funciones del Secretario era la apertura de la correspondencia oficial en presencia del Alcalde.

Por último, el vigente artículo 92 bis de la Ley Reguladora de las Bases del Régimen Local señala al respecto (“Funcionarios de administración local con habilitación de carácter nacional”):

  1. Son funciones públicas necesarias en todas las Corporaciones locales, cuya responsabilidad administrativa está reservada a funcionarios de administración local con habilitación de carácter nacional: a)La de Secretaría, comprensiva de la fe pública y el asesoramiento legal preceptivo.

Además, “La escala de funcionarios de administración local con habilitación de carácter nacional se subdivide en las siguientes subescalas:

a) Secretaría, a la que corresponden las funciones contenidas en el apartado 1.a) anterior.

c) Secretaría-intervención a la que corresponden las funciones contenidas en los apartados 1.a) y 1.b), salvo la función de tesorería”.

A su vez, el RD 1174/1987, de 18 de septiembre, por el que se regula el Régimen jurídico de los Funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional delimita las funciones de cada puesto de trabajo señalando:

Artículo 2. La función de fe pública corresponde: a. La preparación de los asuntos que hayan de ser incluidos en el orden del día de las sesiones que celebren el Pleno, la Comisión de Gobierno decisoria y cualquier otro órgano colegiado de la Corporación en que se adopten acuerdos que vinculen a la misma, de conformidad con lo establecido por el alcalde o presidente de la Corporación y la asistencia al mismo en la realización de la correspondiente convocatoria, notificándola con la debida antelación a todos los componentes del órgano colegiado. b. Custodiar desde el momento de la convocatoria la documentación íntegra de los expedientes incluidos en el orden del día y tenerla a disposición de los miembros del respectivo órgano colegiado que deseen examinarla c. Levantar acta de las sesiones de los órganos colegiados referidos en el apartado a y someter a aprobación al comienzo de cada sesión el de la precedente. Una vez aprobada, se transcribirá en el libro de actas autorizada con la firma del Secretario y el visto bueno del Alcalde o Presidente de la Corporación. d. Transcribir al libro de resoluciones de la Presidencia las dictadas por aquélla y por los miembros de la Corporación que resuelvan por delegación de la misma. e. Certificar de todos los actos o resoluciones de la Presidencia y los acuerdos de los órganos colegiados decisorios, así como de los antecedentes, libros y documentos de la entidad. f. Remitir a la Administración del Estado y a la de la Comunidad Autónoma, en los plazos y formas determinados reglamentariamente, copia o, en su caso, extracto de los actos y acuerdos de los órganos decisorios de la Corporación, tanto colegiados como unipersonales. g. Anotar en los expedientes, bajo firma, las resoluciones y acuerdos que recaigan. h. Autorizar, con las garantías y responsabilidades inherentes, las actas de todas las licitaciones, contratos y documentos administrativos análogos en que intervenga la entidad. i. Disponer que en la vitrina y tablón de anuncios se fijen los que sean preceptivos, certificándose su resultado si así fuera preciso. j. Llevar y custodiar el registro de intereses de los miembros de la Corporación y el Inventario de bienes de la entidad.

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