Diccionario de administración electrónica

Me piden algunos compañeros que “traduzca” algunas de las palabras con las que no están familiarizados y que podríamos denominar “jerga de administración electrónica”. El detonante principal de esta entrada es una conversación en Delegación de Gobierno, en plena reunión de elecciones, con el compañero Secretario que se sentó a mi lado. Resumidamente me dijo que me leía, pero que muchas veces no entendía el lenguaje “informático” (así le llamó) que utilizaba. Creo que es una buena idea satisfacer su petición en abierto, para acercar cada vez más ese procedimiento electrónico, que pronto será el único, no solo a los compañeros sino al público en general. Solo un matiz: no son términos informáticos sino jurídicos, y para demostrarlo hemos confeccionado el presente Glosario a partir de definiciones legales (extraídas fundamentalmente de las leyes 59/2003 y 11/2007, cuyo anexo es extremadamente útil para estos menesteres), y también, aunque en menor medida, del lenguaje coloquial más o menos consolidado:

  • Actuación administrativa automatizada (AAA): Actuación de una administración producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular. Incluye la producción de actos de trámite o resolutorios de procedimientos, así como de meros actos de comunicación.
  • Aplicación: Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolución de un problema mediante el uso de informática.
  • Aplicación de fuentes abiertas: Aquella que se distribuye con una licencia que permite la libertad de ejecutarla, de conocer el código fuente, de modificarla o mejorarla y de redistribuir copias a otros usuarios.
  • Archivo electrónico: Sistema de almacenamiento único de los documentos electrónicos que corresponden a procedimientos finalizados.
  • Autenticación: Acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o ente, del contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y documentos, y de la integridad y autoría de estos últimos.
  • Backoffice: En la gestión empresarial el back office (en español signifca literalmente oficina trasera u oficina de trastienda) es el conjunto de actividades de apoyo al negocio, es la parte de las empresas que realizan las tareas destinadas a gestionar la propia empresa y que no tienen contacto directo con el cliente, como las labores informáticas y de comunicaciones, de gestión de recursos humanos, contabilidad o finanzas (Fuente: Wikipedia). En el ámbito escrito de la administración electrónica suele identificarse con el software interno que regula los procedimientos, tanto desde el punto de vista informático como jurídico. Más ampliamente se puede definir como la parte informática no visible de la administración que se corresponde con un servicio telemático puesto a disposición del ciudadano.
  • Canales: Estructuras o medios de difusión de los contenidos y servicios; incluyendo el canal presencial, el telefónico y el electrónico, así como otros que existan en la actualidad o puedan existir en el futuro (dispositivos móviles, TDT, etc).
  • Certificado electrónico: Herramienta de firma expedida por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad (ver artículo 6 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica).
  • Certificado electrónico reconocido: Certificado expedido por un prestador de servicios de certificación que cumple los requisitos legales en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes, y a la fiabilidad y las garantías de los servicios de certificación que presten (ver artículo 11 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre).

    Ciudadano - usuario
    Ciudadano – usuario
  • Ciudadano (en sentido amplio): Cualesquiera personas físicas, personas jurídicas y entes sin personalidad que se relacionen o sean susceptibles de relacionarse con las Administraciones Públicas, dentro de un marco de derechos y obligaciones recíprocos. Como cliente de los servicios electrónicos el ciudadano suele denominarse “usuario”.
  • Cookie: Información web almacenada en el navegador del usuario de la cual dispone el sistema para conocer sus gustos o tendencias.
  • Derechos electrónicos: “Versión 2.0″ o cambio de formato en el ejercicio de los clásicos derechos administrativos, como conocer en todo momento la situación del expediente y tener acceso al mismo. La única diferencia es que ahora, además, dichos derechos se pueden ejercer por medios electrónicos.
  • Dirección electrónica: Identificador de un equipo o sistema electrónico desde el que se provee de información o servicios en una red de comunicaciones.
  • Documento electrónico: Toda información de cualquier naturaleza existente en forma electrónica, y archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Para que un documento electrónico tenga la naturaleza de documento público o documento administrativo (electrónico) deberá cumplir lo dispuesto en la normativa específica aplicable. Esta normativa señala que las administraciones públicas podrán emitir válidamente por medios electrónicos los documentos administrativos a los que se refiere el art. 46 de la Ley 30/92, siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas conforme a la LAESP. En definitiva, un documento electrónico es aquel firmado electrónicamente. Además los documentos administrativos incluirán referencia temporal (estampado o sello de tiempo), que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera.
  • Dron: Vehículo aéreo no tripulado, probablemente idóneo para servicios Smart City pero insuficientemente regulado en la actualidad.
  • Espacios comunes o ventanillas únicas: Modos o canales (oficinas integradas, atención telefónica, páginas en Internet y otros) a los que los ciudadanos pueden dirigirse para acceder a las informaciones, trámites y servicios públicos determinados por acuerdo entre varias Administraciones.
  • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI). Algún profesional de la administración puede decir –y dice, con incomprensible orgullo- que no conoce la normativa sobre interoperabilidad, pero ninguno afirmará desconocer la Ley 30/92. Su Exposición de Motivos habla de “administración única” la cual difícilmente puede no ser electrónica. Esta idea la retoma con mucha fuerza la non nata ley de procedimiento administrativo. El mejor servicio público pasa por reducir las cargas administrativas de los ciudadanos, lo cual únicamente es posible no solo con la implantación individual de la administración electrónica, sino a través de la comunicación y homologación “de todas las administraciones electrónicas”, es decir, de la interoperabilidad. Se regula en la LAESP y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero. Interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procesos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) comprende el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad. La interoperabilidad es un concepto clave de la administración electrónica y de la transparencia.
  • Esquema Nacional de Seguridad (ENS). A mayor grado de informatización mayor necesidad de seguridad informática y jurídica. Por otra parte la seguridad es necesaria en todos los expedientes y gestiones administrativas, y no solo en los electrónicos. En todo caso, a nivel jurídico y también psicológico, el ciudadano debe tener garantizada la seguridad de sus datos y sus transacciones electrónicas, y también la garantía de que estas se van a producir con el suficiente grado de confidencialidad. En cierto modo el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) es la fase siguiente de la LOPD, cuya normativa por cierto reconoce la responsabilidad de los Secretarios de Ayuntamiento (como responsable del fichero y/o responsable de seguridad). La misma sede electrónica constituye el punto de acceso a los procedimientos electrónicos de cada organismo, y por este motivo, está sujeta a posibles incidentes de seguridad, en función de las vulnerabilidades de las tecnologías sobre las que esté construida. El Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica (en el momento de redacción del presente, en fase de modificación) da cumplimiento a lo previsto en el artículo 42 de la LAESP. Su objeto es establecer la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos y está constituido por principios básicos y requisitos mínimos que permitan una protección adecuada de la información. Por tanto, la finalidad del Esquema Nacional de Seguridad es la creación de las condiciones necesarias de confianza en el uso de los medios electrónicos, a través de medidas para garantizar la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones y los servicios electrónicos, que permita a los ciudadanos y a las Administraciones públicas, el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través de estos medios. Las responsabilidades derivadas del incumplimiento del ENS serían las que correspondieren a cada caso concreto, en virtud de lo dispuesto en la Ley 30/1992.
  • Estándar abierto: Aquel que reúne las siguientes condiciones:
      • sea público y su utilización sea disponible de manera gratuita o a un coste que no suponga una dificultad de acceso,
      • su uso y aplicación no esté condicionado al pago de un derecho de propiedad intelectual o industrial.
  • Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
  • Firma electrónica: Conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
  • Firma electrónica avanzada: Firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
  • Firma electrónica reconocida: Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Esta firma tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.
  • Firmante: Persona que posee un dispositivo de creación de firma y que actúa en nombre propio o en nombre de una persona física o jurídica a la que representa.
  • Frontoffice: Parte visible del backoffice que el ciudadano identifica con los servicios de información y gestión electrónica que la administración tiene publicados.
  • Hash: Se llaman funciones hash criptográficas a aquellas funciones hash que se utilizan en el área de la criptografía. Este tipo de funciones se caracterizan por cumplir propiedades que las hacen idóneas para su uso en sistemas que confían en la criptografía para dotarse de seguridad. Estas propiedades las hacen resistentes frente ataques maliciosos que intentan romper esa seguridad (fuente: Wikipedia). En el ámbito de la administración electrónica se utilizan para encriptar información confidencial que no debe conocerse hasta un momento concreto del procedimiento, por ejemplo las ofertas de los licitadores en un procedimiento de licitación electrónica.
  • Medio electrónico: Mecanismo, instalación, equipo o sistema que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones; incluyendo cualesquiera redes de comunicación abiertas o restringidas como Internet, telefonía fija y móvil u otras.
  • Notificación electrónica o telemática (llamada así indistintamente, si bien estas dos palabras no son exactamente sinónimas): Aquella efectuada por medios electrónicos y que pone fin a un procedimiento electrónico siempre que así lo haya manifestado expresamente el interesado. La práctica de notificaciones por medios electrónicos podrá efectuarse mediante alguna de las formas siguientes (art. 35.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, otro de los que desarrolla parcialmente la Ley 11/2007): 1. Dirección electrónica habilitada; 2. Correo electrónico con acuse de recibo; 3. Comparecencia electrónica; 4. Otros medios de notificación electrónica. La notificación electrónica es opcional para el ciudadano, si bien las administraciones tienen la posibilidad de imponer reglamentariamente a las personas jurídicas o colectivos de personas físicas la obligatoriedad de comunicarse electrónicamente con ellas (art. 27.6 LAESP). A partir de la aprobación de la LPA dicha obligatoriedad la impondrá directamente la Ley.
  • Open data:  Filosofía y (buena) práctica que persigue que los datos estén disponibles de forma libre para todo el mundo, sin restricciones de derechos de autor, de patentes o de otros mecanismos de control. Tiene una base similar a otros movimientos y comunidades abiertos, como el software libre, el código abierto (open source) y el acceso libre (open access) -Fuente: Wikipedia-. Se trata de un concepto propio del Gobierno abierto, basado en la transparencia y la apertura de datos que sean útiles y reutilizables (ver RISP) por parte del ciudadano. A mayor abundamiento, la Ley 8/2015, de 25 de marzo, de Transparencia de la Actividad Pública y Participación Ciudadana de Aragón define apertura de datos como “la puesta a disposición de datos en formato digital, estandarizado y abierto, siguiendo una estructura clara que permita su comprensión y reutilización, con el fin de promover la transparencia de la gestión pública para su análisis y evaluación, fomentar la interoperabilidad entre Administraciones, y generar valor y riqueza a través de productos derivados de dichos datos realizados por terceros” (art. 3).
  • Open Government: Gobierno abierto, entendido como un sistema actual de gobierno de democracia reforzada, que se apoya en la transparencia y la rendición de cuentas como medio para procurar una mayor participación y colaboración del ciudadano y de la totalidad de actores públicos. Por su parte, la citada Ley 8/2015, de 25 de marzo, de Transparencia de la Actividad Pública y Participación Ciudadana de Aragón lo define como “aquel que promueve una comunicación y un diálogo de calidad con los ciudadanos y las ciudadanas con el fin de facilitar su participación y colaboración en las políticas públicas, que garantiza la información y la transparencia de su actuación para fomentar la rendición de cuentas, y que diseña sus estrategias en un marco de gobernanza multinivel” (art. 3).
  • Reutilización (de la información del sector público, RISP): Consiste en el uso por parte del ciudadano (en el sentido amplio definido, incluyendo a personas físicas, jurídicas y asociaciones), de los datos generados y custodiados por los organismos del sector público, con fines comerciales o no.
  • Publicidad activa: Obligación de difundir de forma permanente, periódica y actualizada aquella información pública más relevante para garantizar la transparencia de la actividad de la Administración Pública (art. 3 Ley 3/2014, de 11 de septiembre, de Transparencia y Buen Gobierno de La Rioja). Consiste en la publicación, en formato electrónico, de la información legalmente establecida, con vistas a su reutilización.
  • Punto de acceso electrónico: Conjunto de páginas web agrupadas en un dominio de Internet cuyo objetivo es ofrecer al usuario, de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios dirigidos a resolver necesidades específicas de un grupo de personas o el acceso a la información y servicios de a una institución pública.
  • Sede electrónica: Aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias. El establecimiento de una sede electrónica conlleva la responsabilidad del titular respecto de la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios a los que pueda accederse a través de la misma.
  • Sello de órgano: Herramienta de identificación y firma de trámites y actos administrativos por medio de sistemas informáticos en los que no hay intervención directa de la persona física, funcionario o autoridad (ver AAA).
  • Sellado de tiempo: Acreditación a cargo de un tercero de confianza de la fecha y hora de realización de cualquier operación o transacción por medios electrónicos.
  • Sistema de firma electrónica: Conjunto de elementos intervinientes en la creación de una firma electrónica. En el caso de la firma electrónica basada en certificado electrónico, componen el sistema, al menos, el certificado electrónico, el soporte, el lector, la aplicación de firma utilizada y el sistema de interpretación y verificación utilizado por el receptor del documento firmado.
  • Smart City: Municipio que opta por la implantación de una tecnología sostenible, esencialmente dispositivos electrónicos, en sus bienes, espacios y servicios públicos con la finalidad de mejorar su calidad. contribuir al medio ambiente y aumentar la calidad de vida de los ciudadanos.
  • Smartphone: Teléfono inteligente conectado a Internet y que por tanto permite interactuar con la administración a través de la red o de las aplicaciones de ciudad.
  • Software libre: Programa informático de acceso completo a su código con permiso para ser usado en cualquier máquina y en cualquier situación, para modificarlo y para ser redistribuido, normalmente aplicándole de nuevo las características de software libre (art. 3 Ley 3/2014, de 11 de septiembre, de Transparencia y Buen Gobierno de La Rioja).
  • Spam: Correos electrónicos no solicitados, no deseados o con remitente desconocido.
  • Timeline: Historial de publicación en una red social (institucional o no).
  • Trending topic: Tendencia o tema del momento en una red social.
  • VídeoActa: Es un sistema de gestión de actas que permite la elaboración de las actas de las sesiones de los órganos colegiados administrativos (como el Pleno municipal) de una manera más rápida, transparente y segura. Se basa en la integración vídeo y documentos electrónicos firmados digitalmente. El sistema combina la grabación en vídeo de la sesión con el documento electrónico que contiene el orden del día, todo ello firmado electrónicamente con el certificado digital o el DNI electrónico del Secretario, quien da fe legal del acto. Al conjunto formado por ambos elementos, vídeo y documento electrónico, se le denomina VideoActa (Fuente: Ambiser).
  • Wearable: Prenda de vestir o dispositivo unido al cuerpo (como pulseras) con componentes electrónicos.
  • WhatsApp:  Aplicación de mensajería instantánea preparada para teléfonos inteligentes o con sistema operativo y conexión a Internet.
  • Wifi Servicio de conexión inalámbrica de dispositivos electrónicos.
  • Wiki : Estrictamente, “enciclopedia colectiva en la red”; sistema de trabajo colaborativo de elaboración de documentos de autor colectivo.
  • Workflow: Flujo de trabajo (literalmente) o estructura del procedimiento electrónico, desgranado según el orden legal y competencial de los trámites. 
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5 thoughts on “Diccionario de administración electrónica

  1. Estimado Victor, gracias por está compilación al lenguaje de los mortales ciudadanos.

    Sobre estos dos aspectos, Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y Open Government, creo que queda mucho por hacer, no se si llegará el día en que la información facilitada por un ciudadano a una administración puede ser utilizada por otra sin problema y sobre el gobierno con estructura de cristal difícil lo veo.

    Un saludo.

  2. Muchas gracias. Respecto a la interoperabilidad, claro que llegaremos. Todos los documentos e información que obran en poder de una administración son accesibles por parte de otra. Si tu “fotocopia” del DNI la tiene la Consejería de Medio Ambiente de la Comunidad de Murcia y la necesita el Ayuntamiento de Burgos, a quien se la tiene que pedir es a la Comunidad de Murcia, no a ti. En una fase más avanzada se la pediría a la Policía Nacional, de cuyas bases de datos podría recabarla directamente, mediante un acceso. Y en un mundo ideal no te la pediría. Si empezamos por el final, por no pedirla, tendremos mucho avanzado.

  3. Te ofrezco mi aportación.
    Título: Diccionario ampliado de términos de la Administración por vía Electrónica y elementos para su regulación.

    Entradilla: Incluye las voces de gestión propias de las Administraciones Públicas, la Justicia y la práctica privada. De las normas jurídicas y técnicas. Elementos y conceptos. Trasposición desde las técnicas basadas en soporte papel, a electrónicas. Desmaterialización del proceso administrativo, en general. Del átomo al byte.

    Son:
    374 Páginas en pdf. Todos los artículos, conceptos, voces de glosario, servicios, instituciones y normas están enlazados con la fuente mediante URL.
    2.865 voces o entradillas, de las cuales:
    • Artículos de Normas Jurídicas 701
    • Glosario. Voces 805
    • Servicios de la AE 432
    • Normas jurídicas españolas, Directivas, Reglamentos 167
    • Normas técnicas 50
    • Instituciones 30
    • Véase. Voces que llevan a otra voz 680

    Esta edición no recoge las nuevas normas que aún se encuentran en proceso de debate y votación en el Congreso de los Diputados. A su entrada en vigor, a los dos años de su publicación, sustituirán por completo a las Leyes 30/1992 y 11/2007.
    • Proyecto de Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
    • Proyecto de Ley de Régimen Jurídico del Sector Público.
    Está prevista una re edición del diccionario, pasadas tres semanas desde la publicación de la futuras leyes.
    Esa edición conservará todos los conceptos ‘antiguos’ e incorporará los ‘nuevos’
    Por antiguos nos referiremos a:
    • Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos,
    • Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común
    • Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos parcialmente derogado por las anteriores.

    Lo pongo a su disposición. Libre uso “Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 • Internacional License”. Espero sus comentarios para poder pasar de la edición ‘beta’ a la definitiva. Les ruego lean las dos primeras páginas de introducción.

    Descarga (3.8 MB) desde: https://dl.dropboxusercontent.com/u/5660371/Diccionario_AE_201509.pdf

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