La clave es la firma electrónica (II)

Como expusimos en la anterior entrada homónima, “la firma electrónica es la clave de la administración electrónica”. Por lo que respecta a su impacto sobre las profesiones y los profesionales que ejercen la función de fe pública (Secretario de Ayuntamiento y Notario) podría decirse que la firma electrónica marca un antes y un después en el ejercicio concreto de esta función, que queda no ya solo afectada sino totalmente redefinida. Precisamente para analizar esta enorme incidencia de la firma electrónica en la profesión, celebramos el pasado día 2 de diciembre una interesante Jornada en COSITAL Valencia, destinada a los Secretarios de Ayuntamiento pero (totalmente) abierta, como no podía ser de otra manera, a los archiveros, a los informáticos y a los propios notarios, quienes estaban representados en el programa. También estuvo presente la ACCV y el sector privado. Estamos llamados a entendernos. A continuación dejo unas notas sobre lo que fue mi intervención.

Está a punto de aprobarse la nueva Ley de procedimiento, la cual refundirá e integrará la Ley 30/92 (procedimiento) con la Ley 11/2007 (procedimiento electrónico). La premisa de la que partimos es que, no ya por causa de la futura ley, sino por la realidad -administrativa, tecnológica, social…- en la que nos hallamos, el único procedimiento que debemos concebir es el electrónico. Y la clave, la piedra angular, del procedimiento electrónico es la firma electrónica. La del ciudadano, respecto de la cual nos debemos plantear si debemos exigir siempre y en todo caso el equivalente electrónico a la firma manuscrita (lo cual ha sido un fracaso evidente, el del eDNI), o por el contrario debemos ir quizá hacia modelos como el de la AEAT u otros sistemas de identificación más ligeros, como la solicitud de contraseñas, de varios datos personales de forma acumulativa, sistemas de identificación biométrica, el PIN 24h, o la operación en entornos seguros de “la nube”, que tengan un grado alto de operatividad sin menoscabo de la seguridad jurídica y otras garantías procedimentales. Como vemos, conceptos “sencillos” en el procedimiento administrativo clásico, como la firma o también la fe pública, hoy día se disgregan y subdividen en varios subconceptos. Así entroncamos con la cuestión de la firma de los funcionarios, especialmente con la de los habilitados de carácter nacional. Esta subdivisión añade complejidad a la cuestión, por lo que es importante plantearla y acaso resolverla dentro del colectivo. 

César Herrero, promotor y autor intelectual de la Jornada, y un servidor
Inauguración: César Herrero, promotor y autor intelectual de la Jornada, junto a un servidor

Pero lo problemático no es ya la triple configuración legal de la firma (electrónica, avanzada y reconocida), ni siquiera la multiplicidad de autoridades certificadoras (FNMT, ACCV, CATCert…), sino las muchas dimensiones que, entrando en harina, derivan de una función a priori recia y inmutable como es la añeja fe pública de los Secretarios (y de los Notarios, de los que debemos aprender). La herramienta de la fe era (y es) la firma, pero ahora esta nueva “fe pública electrónica” puede ser o ejercerse, directa, por el Secretario; o bien por la persona que la ostente por delegación (electrónica) de aquel; o por el sello de órgano; o por el sello de tiempo; o por la compulsa electrónica… Habrá que categorizar las numerosas manifestaciones de la nueva fe pública y automatizar (aunque esto suponga “delegar en la máquina”) las más mecánicas, como los certificados de empadronamiento o las publicaciones electrónicas, dando valor a la fe pública personalizada y reservada, o reservadísima, a los habilitados de carácter nacional para determinados actos importantes, teniendo en cuenta que los Secretarios municipales deben salir y salen naturalmente reforzados de la implantación de la administración electrónica, por ser esta más legal, eficiente y transparente, y por representar estos funcionarios dichos principios y valores.

Se deben pues analizar y resolver cuestiones como la convocatoria electrónica de los órganos colegiados; la total obsolescencia (obviaremos la palabra derogación para no herir sensibilidades) del ROF; las notificaciones electrónicas; la necesidad de firma de las resoluciones de los órganos unipersonales; el significado o función ejercida con esa firma en caso afirmativo; las actas electrónicas y/o las vídeoactas; los libros electrónicos de resoluciones y actas; las pruebas electrónicas en los procedimientos administrativos y judiciales; la contratación electrónica; el ENS y el ENI (y las responsabilidades de los funcionarios en relación con su cumplimiento); los derechos electrónicos de los ciudadanos y el “nuevo” derecho de acceso a la información (de los ciudadanos y de los concejales)… 

Se deben poner en valor asimismo las funciones, bien de fe pública, bien relacionadas con la fe pública y el resto de cuestiones mencionadas, de otros funcionarios, especialmente los archiveros, cuya responsabilidad en la custodia de los documentos e informaciones almacenadas en los sistemas y su rol protagonista en aspectos clave como el archivo electrónico o las derivadas de la Ley de transparencia, deberían igualmente reforzar su papel. Se debe contar asimismo con los informáticos, reconociendo su importancia y rol transversal en las organizaciones, y en general con todas las personas, departamentos y colectivos que resultan claves en los procesos de cambio que debemos abordar en las organizaciones públicas.

"Debemos intensificar el la relación Secretarios - archiveros - informáticos para resolver los problemas derivados del expediente electrónico"
“Debemos intensificar la relación Secretarios – archiveros – informáticos para resolver los problemas derivados del expediente electrónico”

En este escenario -condicionado además, en lo jurídico, por la citada futura Ley de procedimiento y por el nuevo Reglamento europeo de identificación electrónica-, se hace particularmente necesaria una hoja de ruta de actuaciones que deriven de una intensa colaboración entre los colectivos, asociaciones y entidades más involucrados o afectados por el procedimiento electrónico (habilitados nacionales, archiveros, informáticos, ACCV, Diputación, Ministerio…), a través de Jornadas, cursos, convenios, y grupos de trabajo que redacten documentos conjuntos y en su caso normas homologadas.

ANEXO. Las funciones y responsabilidades de los Secretarios de Ayuntamiento en la administración electrónica.

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