Cómo involucrar a las empresas en la contratación electrónica

Ciertamente, hemos hablado de la “resistencia al cambio” (y de cómo vencerla) en numerosas ocasiones (recopilatorio). Pero cabe recordar que, aunque casi siempre que mencionamos este fenómeno pensamos en resistencias internas dentro de las organizaciones,  hay muchos tipos de resistencias, o, mejor dicho, personas o entidades que se pueden resistir. No obstante, lejos de considerar a los resistentes como enemigos, por el contrario cabe convencerlos, involucrarlos en los procesos de modernización, como parte del sistema que son.

Y una parte importantísima del sistema son las empresas. Y una parte importantísima de esas empresas son las PYMES, incluyendo dentro de las mismas a los emprendedores. Es muy importante que PYMES y emprendedores participen de lo público. En cualquier caso, todas estas empresas, las grandes por grandes (tienen medios) y las pequeñas por pequeñas (necesitan agilizar y economizar frente a una burocracia que les mata), deben o deberían utilizar la vía electrónica para comunicarse con las AAPP.

En ocasiones hemos visto casos de Administraciones que han fracasado –o al menos lo han hecho temporalmente- en sus proyectos de administración electrónica porque han implantado unos servicios electrónicos que los potenciales usuarios no han encontrado interesantes de utilizar, o incluso “no han encontrado”, valga el juego de palabras…

Podríamos argumentar que la Administración con implantar dichos servicios “cumple”, que a eso le obliga la LAESP, y que una vez hace efectivos los derechos electrónicos de los sujetos ya queda en  las manos y en la decisión de estos el utilizarlos o no…

Pero este razonamiento se queda pobre, porque los servicios electrónicos o son útiles o no tienen sentido. Es posible que en ocasiones los usuarios ni los conozcan y simplemente se trate de un problema de difusión, pero en otras funcionan mal o directamente no funcionan, o, en el peor de los casos suponen una burocratización aún mayor que la del procedimiento tradicional. Lo hemos afirmado en numerosas ocasiones: la administración electrónica solo tiene sentido cuando mejora lo que hay. Cuando la administración electrónica “es buena”, es muy buena, pero cuando es mala es muy mala. No queremos una mala administración electrónica que encima cargue de argumentos a sus detractores.

Expuesto este posible problema, en un escenario de buena implantación de servicios electrónicos “útiles” para los usuarios, la clave del éxito, de cara a la generalización de su uso, es una buena gestión estratégica (como casi siempre). En efecto, a la Administración no le puede resultar indiferente el número de usuarios de estos servicios, porque cuanto mayor sea aquél mayor será el ahorro de tiempo y dinero para el sistema en su conjunto, empezando por la Administración, sí, pero trasladando ese beneficio a otras Administraciones (interoperabilidad) y, sobre todo, a ciudadanos y empresas usuarios (reducción de cargas administrativas). Hay mucho en juego y muchas son las ventajas de esta generalización del uso de los servicios electrónicos, por lo que las distintas AAPP (no hablamos sólo de Ayuntamientos) deben, como decíamos al principio, convencer a los potenciales usuarios de estos “primores” de la tramitación electrónica. En cuanto a la manera de convencer es precisamente demostrando estos beneficios.

Hablando de contratación electrónica, muchas son las ventajas en cuanto a transparencia, legalidad, celeridad, ahorro y eficiencia de la licitación electrónica, la fase de la contratación pública que per natura más afecta a las empresas de servicios. Estas empresas, como personas jurídicas que a su vez están compuestas por personas físicas (con sus virtudes, sus defectos, sus opiniones y sus manías) también pueden resistirse a la vía telemática. Y pueden tener sus razones. Pero hay que demostrarles que existen razones mucho más poderosas para cambiar, para pasar ese “trago” en un primer trámite suponemos que dificultoso… y después hacerlo siempre de este modo en el futuro para todos sus trámites con todas las Administraciones, incluso instigando a aquellas que no lo permitan. Ya hemos dicho que una empresa grande tiene medios y que una pequeña prácticamente “no rasca bola” en la contratación tradicional llena de exigencias y documentación encuadernada por valor de bastantes euros (solo para presentarse) y con un peso también de bastantes kilos (en algún Ayuntamiento se utilizan carritos de supermercado para llevar estos mamotretos, no es broma).

Aún así, decimos, hay que mostrarles las ventajas, y la primera ventaja que ve una persona (incluidas evidentemente las personas que dirigen las empresas) es el ahorro económico. Hablábamos de estrategia. Cada maestrillo tiene su librillo pero yo voy a decir lo que hicimos en Alzira. Por el art. 27.6 de la LAESP se puede obligar a las personas jurídicas a comunicarse con el Ayuntamiento por medios electrónicos:

Reglamentariamente, las Administraciones Públicas podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con ellas utilizando sólo medios electrónicos, cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.

Dice “reglamentariamente”, de modo que aprobamos una Ordenanza que imponía la facturación electrónica (con algún límite atendiendo al volumen empresarial o del contrato a celebrar, a fin de ser escrupulosos con el anterior tenor literal). La prueba de que no era descabellado utilizar el 27.6 para esta cuestión es que a la postre la Ley de impulso de la factura electrónica  ha acabado por los mismos derroteros. Desde esta “imposición suave”, dando muchas facilidades, con mucha información y asistencia, conseguimos que todos los proveedores (con las excepciones mencionadas) facturaran a través del Portal del Proveedor. En esa campaña de información se explicaron las virtudes de la factura electrónica que se podían resumir en una frase muy sencilla: “cobrará usted antes”. Y por supuesto no era una milonga, era verdad. Ahora nuestro plazo de pago a proveedores es uno de los más breves de las administraciones españolas (mucho más breve que el que exige la ley), y bien que se nota cada vez que licitamos un contrato, que se presentan tropecientos.

Para una empresa con certificado, acostumbrada a operar en el Portal del Proveedor, manejarse en el inminente Portal del Licitador será coser y cantar. Tendremos a esos tropecientos licitando electrónicamente y por el efecto dominó también conseguiremos que lo hagan con otras AAPP, haciendo gala de esta buena costumbre recientemente adquirida. Todos ahorrarán sin perjuicio de que también es cierto, y justo reconocer, que las leyes cada vez vienen pidiendo menos documentación -algunos dicen, no exentos de razón, que “demasiado poca”-. En todo caso este es el buen camino: pedir menos documentos y recabarlos por medios electrónicos. Si esta no es otra Administración (diferente a esta) que baje Dios y lo vea.

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