Hace tiempo que venimos produciendo (en mayor o menor medida y desde la heterogeneidad que caracteriza a la Administración Local) documentos y expedientes electrónicos. Era cuestión de tiempo que, por volumen, se planteara la cuestión del archivo electrónico. Y ya se está planteando, obviamente desde el punto de vista práctico, ya que en la legislación se encuentra regulado desde hace tiempo en la Ley 11/2007 (LA LEY 6870/2007), de servicios electrónicos de los ciudadanos a los servicios públicos[1]:
1) Deberá ser capaz de conservar en formato electrónico todo documento electrónico que forme parte de un expediente y/o que afecte a derechos o intereses de los ciudadanos.
- Art. 31.1: “Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.”
- Art. 31.2: “ “Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.”
2) Deberá tener en cuenta que el interesado o las AAPP podrán emitir copias auténticas siempre que el documento original esté en manos de la Administración y que la información sobre firma electrónica (y, si procede, sellado de tiempo) permitan comprobar la coincidencia con el original.
- Art. 30.1 “Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.”
3) El almacenamiento debe ser seguro (archivo securizado). En particular se deberá asegurar la identificación y el control de accesos.
- Art. 31.3: “Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.”
4) El almacenamiento de los documentos deberá ser en un soporte que se pueda convertir a otros formatos accesible desde distintas aplicaciones.
- Art. 31.2: “Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.[2]”
5) Deberá entender como expediente al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento. Debe ser posible que un documento pueda formar parte de distintos expedientes electrónicos
o Art. 32.1: “El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.”
o Art. 32.2: “…siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.”
6) Por último, deberá tener en cuenta que los expedientes deberán llevar un índice electrónico firmado por la Administración.
- Art.32.2: “El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso…”
Decíamos hace poco (LA LEY 16841/2012): “Otros aspectos importantes que afectan a las «nueva» Administración electrónica son los derivados de una ya notable producción electrónica de documentos: la longevidad de la firma electrónica y el archivo electrónico, cuestiones capitales en los próximos años”. De forma concreta por los siguientes motivos:
- Archivo electrónico: importantísima es la cuestión del almacenamiento, con todas las garantías, de la ya extensa producción documental electrónica.
- Longevidad de la firma: cuestión relacionada con la anterior, y que muestra la problemática de la actual caducidad de los certificados de firma, y por tanto de la verificación de documentos rubricados con firma hoy caducada, cuestión trascendental que sacó a la luz mi colega César Herrero.
Por último, la Ley 11/2007 reconoce el derecho de los ciudadanos a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado y a la conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza. No se trata pues, simplemente, de una cuestión que resulte más o menos conveniente abordar, sino de un derecho de los ciudadanos y de la consecuente obligación que deriva para las Administraciones. No obstante, la implantación correcta de un sistema jurídica y técnicamente adecuado de Archivo electrónico presenta una serie de problemas o complejidades prácticos que se abordan en el artículo “La problemática de la organización archivística en los procesos de modernización administrativa. Sinfonía del Caos e-Administrativo en Cinco Movimientos”, de Fernando GALLEGO GARCÍA (se publicará en unos días en mi sección «Su Ayuntamiento al día«, en El Consultor on line), al cual nos remitimos.
NOTAS AL PIE
[2] Como señala EC (LA LEY 389/2012), “los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel, como sería el caso que nos ocupa, de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en el artículo que comentamos, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan. Se plantea en la consulta si existe algún documento que no sea susceptible de ser destruido. Partiendo de que algunos de ellos tienen o tendrán un carácter histórico, estamos de acuerdo en que las actas y resoluciones de los órganos de gobierno no deben destruirse. Respecto al resto, no existe norma alguna que regule, con carácter general y directo, el denominado expurgo de la documentación obrante en los archivos municipales, y, por lo tanto, el tiempo de conservación de dicha documentación. Dicho lo anterior, si partimos de que los documentos emitidos por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación, y que el legislador posibilita la destrucción del papel, creemos que debemos ser ambiciosos en la eliminación de esos documentos. Al digitalizarse los archivos que se encontraban en soporte de papel, tal y como establece la Ley de acceso electrónico, el legislador ha asegurado la validez y eficacia de esos documentos. Por lo tanto, ante la duda, destruyamos los documentos de papel de forma poco restrictiva”.
Nosoloaytos 
Deia al 1998 l’actual arxiver de la Catedral de València, Vicent Pons Alòs, parlant de la importància del patrimoni documental, que: “els productors dels documents de hui, conscients de la necessitat d’una bona gestió documental per al funcionament de l’administració moderna, però fascinats per les noves tecnologies i els anomenats arxius sense papers, sovint condemnen a alguna cosa més que a l’oblit els arxius, una volta acabada la vigència administrativa de la documentació.” (Pròleg de la Guia de l’Arxiu Municipal d’Alzira).
Sembla que la voluntat de l’administració pública territorial de l’Estat ha canviat, però molts són els dubtes que encara estan en l’aire.
El document més antic de l’Arxiu Municipal d’Alzira és un pergamí de 1246; té, per tant, 766 anys. Aquest document és un document autèntic de la Cancelleria Reial de Jaume I i mostra íntegramente la voluntad administrativa de l‘Estat Valencià en una determinada circumstància. Si no es malbarata (Déu no ho vulga), continuarà manifestant eixa mateixa intenció administrativa durant molt de temps.
No debades Josep Lluís Andrés (Regidor de Cultura de l‘Ajuntament d‘Alzira al 1998) afirmava que “L’Arxiu Municipal d’Alzira, un dels més importants de la Comunitat Valenciana, conserva als seus armaris un valuós llegat documental arreplegat al llarg dels anys i que ha estat guardant-se des del segle XIII fins als nostres dies, aconseguint fer d’Alzira un punt de referència necessari per a l’estudi de la història valenciana.” (Presentació de la Guia de l’Arxiu Municipal d’Alzira).
La qüestió és ben senzilla: podrà conservar, a partir d’ara, l’Arxiu Municipal d’Alzira qualsevol document administratiu durant 766 anys amb les noves tecnologies, tal i com ho ha aconseguit amb les velles?
El Archivo municipal de Alzira es sin duda uno de los más importantes. Por eso, y para seguir siéndolo, no puede bajar el nivel descolgándose del presente. No se trata exactamente de sustituir un Archivo por un Archivo electrónico, sino de dar respuesta a la necesidad de archivar los numerosos documentos electrónicos que ya tenemos, integrando toda la producción documental. También se trata de cumplir la Ley (léase la entrada), algo a lo que mucha gente da un valor relativo, y así nos va. Así que, nos guste o no nos guste, habrá que archivar electrónicamente. Eso, o «imprimir» un documento que se solicita, genera, tramita y notifica electrónicamente, con coste cero, pero que necesitaría un «papel» para archivarse… Desde otra óptica, el Archivo es un Departamento de una Administración electrónica. Cuando una organización da el salto a la modernidad, lo hace totalmente o no lo hace. No tiene sentido un Ayuntamiento parcialmente modernizado, o unos Departamentos sí, y otros no.
En el Archivo hay un documento de 1246. Es un gran mérito a nivel de gestión y conservación archivística haber podido conservar un pergamino de tan enorme valor histórico durante 766 años, porque de hecho lo normal, por desgracia, es que documentos de semejante antigüedad (y valor) se hayan perdido para siempre…
Espero que dentro de otros 766 años el Archivo pueda mantener en sus vitrinas el pergamino original (mantendrá, con toda seguridad, su copia electrónica). En cuanto a los documentos que en este momento estamos generando, no tengo duda alguna de que los conservaremos todos. Las futuras tecnologías integrarán las actuales, igual que conservamos arvhivos electrónicos de los 80 gracias al cambio de formato (¿se acuerdan de los discos de 5,25?, http://modulo-5-blog.blogspot.com.es/2010/07/medios-de-almacenamiento.html).
En el futuro no conservaremos uno, sino absolutamente todos los documentos. Es cierto que no hay (casi) nada completamente seguro en la vida, pero la destrucción de un Archivo electrónico gestionado con todas las garantías (ENS), o de alguno de sus documentos, la asocio a una eventual destrucción del mundo, algo que desgraciadamente tampoco podemos descartar…
En resumen: hoy tenemos un documento de 1246, pero en 2778, dentro de otros 766 años, tendremos todos los documentos electrónicos a disposición de nuestros supermegaextratataratataranietos. No se van a aburrir, sobre todo leyendo este tipo de debates en los «blogs», cuyas entradas por cierto se arvhivan automáticamente.
Será increíble, porque ahora también estamos «haciendo Historia».